PRINCE2 Processos

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PRINCE2 Processos – Introdução

PRINCE2 Processo – SU

PRINCE2 Processo – SU – Resumo das Responsabilidades

PRINCE2 Processo – DP

PRINCE2 Processo – IP

PRINCE2 Processo – IP – Resumo das Responsabilidades

PRINCE2 2017 UPDATE

PRINCE2 Processo – SB

PRINCE2 Processo – SB – Resumo das Responsabilidades

PRINCE2 Processo – CS

PRINCE2 Processo – CS – Resumo das Responsabilidades

PRINCE2 2017 UPDATE

PRINCE2 Processo – MP

PRINCE2 Processo – MP – Resumo das Responsabilidades

PRINCE2 2017 UPDATE

PRINCE2 Processo – CP

PRINCE2 Processo – CP – Resumo das Responsabilidades

PRINCE2 2017 UPDATE

REFERÊNCIAS

 

PRINCE2 Processos – Introdução

A Metodologia de Gerenciamento de Projetos PRINCE2® é estruturada com a existência de Princípios, Temas e Processos. Cada processo contém um conjunto de atividades. Tais atividades contém propósito, entradas, saídas e papéis e responsabilidades.

Para efeito de comparação, o Guia PMBOK® por exemplo contém processos também, porém não chegam ao nível de atividades. Por outro lado, no Guia PMBOK há ferramentas e técnicas, o que não acontece no PRINCE2; até porque o PRINCE2 não tem por propósito ser forte em técnicas de gerenciamento de projetos.

Os nomes dos processos são mantidos em inglês para melhor aderência ao livro PRINCE2 e aos exames de certificação. Da mesma forma existem siglas específicas.

Veja o gráfico para identificar os processos e acompanhe pela sequência numérica. Imagine um projeto pequeno e simples, pois em um projeto grande alguns processos serão executados mais de uma vez, em outras palavras, considere que após o Initiation Stage vamos para o Final Stage.

PRINCE2 Processos para conhecer o Fluxo de Processos em Projetos

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PRINCE2 Processo – SU

1) Esse é primeiro processo a ser executado quando da idealização de uma iniciativa para a organização – o Starting Up a Project (SU). E o propósito do processo Starting up a Project é garantir que os pré-requisitos para processo IP estejam implementados, respondendo à pergunta: nós temos um projeto viável e que vale a pena?

Porém esse processo não é iniciado de qualquer forma, deve-se existir uma ideia, uma necessidade, etc para que esse processo seja iniciado. É   por isso que dizemos que a proposição de projeto é o gatilho para o projeto. Uma proposição de projeto pode ser uma nota de uma página simples, um e-mail ou um documento estruturado com base em um modelo de proposição de projeto da empresa. Não há um documento proposto pelo PRINCE2 para tal proposição. No inglês, essa proposição é chamada de Project Mandate.

Esse processo é executado uma única vez em um projeto.

 

PRINCE2 Processo – SU – Resumo das Responsabilidades

  • Gerência Corporativa, do programa ou cliente: fornece a proposição e define o Executivo;
  • Executivo: define o GP e cria o Business Case Preliminar;
  • Usuário principal: informa características do produto;
  • Fornecedor principal: analisar a Abordagem do Projeto
  • GP: prepara o sumário do projeto e o plano do estágio de iniciação;
  • Garantia do Projeto: avalia a abordagem e o sumário.

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PRINCE2 Processo – DP

2) O segundo processo a ser executado em um projeto PRINCE2 (considerando que não tenha havido nenhum tailoring de processo) é o processo Directing a Project (DP).

O PRINCE2 Processo DP tem como propósito (objetivo principal) é capacitar e habilitar o Comitê Diretor do Projeto a se responsabilizar (prestar contas) pelo Projeto por meio de decisões chaves e ter controle em âmbito geral.

Os objetivos específicos do PRINCE2 Processo DP é fornecer condições para a tomada decisões:

  1. Para iniciar o projeto (permitir o começo do Estágio de Iniciação). Até então o projeto era apenas um iniciativa;
  2. Para entregar os produtos do projeto (iniciar os estágios de entrega);
  3. Para encerrar o projeto.
  4. Fornecer direção e controle durante o projeto;
  5. Ser a interface com a Gerência Corporativa, do Programa ou cliente;
  6. Garantir que os benefícios pós-projeto serão revisados.
O PRINCE2 Processo DP fornece direcionamento

Qual é o gatilho que inicia o processo Directing a Project? – É a solicitação para dar início a um projeto que é feito pelo Gerente do Projeto no final do processo Starting up a Project. Como você sabe, o gerenciamento do dia a dia do projeto é feito pelo Gerente do Projeto, enquanto o Comitê diretor do Projeto olha de cima para baixo.

Frequência que o Gerente do Projeto se comunica com o Comitê Diretor do Projeto? – A Abordagem de Gerenciamento da Comunicação (PRINCE2 2017 update) contém a frequência da comunicação (e forma) que deve ser feita entre o Comitê Diretor do Projeto e o Gerente do Projeto.  

E o que dizer sobre o aconselhamento?  – O Comitê Diretor do Projeto fornece orientação ao Gerente do Projeto ao longo do projeto e o Gerente do Projeto pode procurar aconselhamento a qualquer momento.  

Justificativa para o negócio – O Comitê Diretor do Projeto é responsável por garantir que exista justificativa para o Negócio de maneira continua e pode decidir encerrar o projeto, se o Business Case não for mais viável (ou desejável), uma vez que isso pode mudar ao longo projeto. O ambiente interno e externo da Companhia está em mutação constante; isso poderá desencadear que o Projeto não seja mais desejável para a Organização.

Vale Lembrar
  • Lembre-se o Comitê Diretor Projeto aprova, dá direcionamento e fornece aconselhamentos. Também é responsabilidade do CDP cobrar que lições aprendidas sejam coletadas e trabalhadas a cada estágio, fazendo sempre perguntas tipo: o que o time aprendeu nesse estágio?

Esse processo é executado mais de uma única vez em um projeto.

 

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PRINCE2 Processos – IP

3) O terceiro processo a ser executado em um projeto PRINCE2 (considerando que tenha havido a aprovação no DP) é o processo Initiating a Project (IP). Até então, não havia um projeto e sim uma iniciativa (veja na figura 13.1 o Project Lifecycle).

Esse é o processo onde acontecerá o planejamento, visto que há uma série de perguntas a serem respondidas, ou melhor compreendidas, a respeito do projeto, como por exemplo:

  1. Quais são as Razões para fazer o projeto, os Benefícios e Riscos?
  2. Escopo: O que deve ser feito e o que não deve?
  3. Quando os produtos podem, ou devem ser entregues?
  4. Como pode ser garantido que a qualidade será possível e alcançável?
  5. Como serão identificados e acompanhados os riscos, issues e mudanças?
  6. Como será monitorado o progresso do projeto, o que precisa ser informado e com que frequência?
  7. E por último como será adaptado o PRINCE2 de acordo com as necessidades do projeto?

 

Em relação aos processos do PRINCE2 2009 e a atualização PRINCE2 2017, os processos não sofreram alterações e sim apenas pequenos ajustes para melhor alinhamento às atualizações o MSP, M_o_R, MoP, P3O e PRINCE2 Agile.

Todavia, o PRINCE2 Processo IP ganhou uma nova atividade “Agree the tailoring requeiriments” (acordar em relação aos requisitos de adaptação) e é a primeira atividade que acontece no processo IP.

Esse processo é executado uma única vez em um projeto.

 

PRINCE2 Processos – IP – Resumo das Responsabilidades

  • Comitê Diretor do Projeto: Aprovar todas as partes do DIP
  • Executivo: Criar o Business Case Detalhado e aprovar todas as partes do DIP;
  • Usuário Principal: Fornecer informações e recursos para as Descrições do produto. Fornecer informações para a Abordagem de Gerenciamento de Benefícios (PRINCE2 2017 Update). Compila e aplica as necessidades de adaptação (PRINCE2 2017 Update);
  • Fornecedor Principal: Fornecer recursos para ajudar com o planejamento
  • Garantia do Projeto: Revisar a maioria das informações do DIP
  • Gerente do Projeto: Criar a maior parte dos documentos exigidos para o DIP e a Abordagem de Gerenciamento de Benefícios;
  • Gerente da Equipe Especialista: Auxiliar no planejamento.

 

PRINCE2 2017 UPDATE

PRINCE2 2017 Update recomenda possíveis adaptações para o IP

  • Adaptações em documentos (para mais ou para menos);
  • Juntar os processos SU e IP;
  • Adaptações em Papéis e Responsabilidades;
  • Projetos em ambientes ágeis (PRINCE2 Agile);
  • Projetos em ambientes comerciais;
  • Projetos dentro de Programas (MSP) ou Portfólios (MoP);

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PRINCE2 Processos – SB

4) O quarto processo a ser executado em um projeto PRINCE2 (novamente considerando que não tenha havido nenhuma adaptação de processo*[i]) é o processo Managing a Stege Boundary (SB).

Propósito:  Há 2 propósitos para o processo Managing a Stage Boundary (SB):

  1. O Gerente de Projeto deve fornecer ao Comitê Diretor do Projeto uma visão geral do desempenho do estágio atual, atualizar o Plano do Projeto, atualizar o Business Case e criar um Plano de Estágio para o próximo Estágio.
  2. Estas informações permitirão que o Comitê Diretor do Projeto revise o estágio atual, aprove o próximo estágio, revise o Plano do Projeto e confirme a justificativa de negócio contínua.

 

Objetivos específicos:   
  • Garantir ao Comitê Diretor do Projeto que todos os produtos no estágio atual foram produzidos e aprovados;
  • Revisar e atualizar, se necessário, os documentos habituais, que são o Documento de Iniciação do Projeto, Business Case, Plano do Projeto e Registro de Riscos;
  • Registrar quaisquer lições nas Notas de Lições que possam ajudar em estágios posteriores ou em projetos no futuro;
  • Preparar o Plano de Estágio para o próximo Estágio e solicitar autorização para iniciar a próximo estágio.

 

  • Lembre-se de que o processo SB começa perto do fim do estágio atual e antes do próximo estágio. Se há previsão do estágio atual sair fora da tolerância, então o Gerente do Projeto irá criar um Plano de Exceção em vez de um Plano de Estágio para o próximo estágio e solicitará a conclusão do estágio atual em vez de solicitar para seguir para o próximo estágio;
  • Lembre-se de que o processo SB do primeiro estágio tende a ser menos trabalhoso que o SB dos demais estágios;
  • Apesar de não aparecer no gráfico 13.1 o SB poderá ser executado no último estágio de entrega;
  • Esse processo apoia o PRINCE2 Princípio – Gerenciar por estágios.

 

Esse processo pode ser executado mais de uma única vez em um projeto.

 

PRINCE2 Processos – SB – Resumo das Responsabilidades

  • Gerente do Projeto: Criar ou atualizar todos os documentos de gerenciamento;
  • Gerente da Equipe Especialista: Fornece assistência ao Gerente do Projeto em todas as atividades de planejamento e revisão;
  • Garantia do Projeto: Analisa o desempenho do projeto e efetua revisão dos documentos de gerenciamento.

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PRINCE2 Processos – CS

5) O quinto processo a ser executado em um projeto PRINCE2 (novamente considerando que não tenha havido nenhuma adaptação de processo*[ii]) é o processo Controlling a Stage (CS).

Propósito: É um Processo do Gerente do Projeto para que ele atribua o trabalho a ser feito, monitore este trabalho, lide com issues, reposte o progresso ao Comitê Diretor do Projeto e tome ação corretiva para garantir que estágio se mantenha dentro da tolerância acordada com o Comitê Diretor.

 

Objetivos específicos:
  • Atenção focada na entrega dos produtos;
  • Manter Riscos e Issues sob controle;
  • Manter o Business Case em análise e revisão;
  • Entregar os produtos do estágio de acordo com a qualidade, prazo e custo acordados e obter os benefícios definidos (caso o projeto tenha benefícios intermediários a serem auferidos).

 

Esse processo é iniciado sempre após uma aprovação vinda do Processo e mantém um relacionamento também com os processos MP (Managing a Product Delivery), SB (Managing a Stage Boundary) e CP (Closing a Project) – veja a figura 13.1.

 

Esse processo pode ser executado mais de uma única vez em um projeto.

 

PRINCE2 Processos – CS – Resumo das Responsabilidades

  • Comitê Diretor: Fornece direcionamento e aconselhamento;
  • Gerente do Projeto: Todas as atividades do dia a dia são realizadas pelo Gerente de Projeto como por exemplo criar ou atualizar todos os documentos de gerenciamento do CS.Acompanhar as entregas;
  • Gerente da Equipe Especialista: Auxilia o GP na análise de issues e riscos;
  • Garantia do Projeto: Acompanha o desempenho do projeto.

 

PRINCE2 2017 UPDATE

PRINCE2 2017 Update fornece algumas orientações para o CS

  • Acompanhamento de Projetos em ambientes ágeis (PRINCE2 Agile);
  • Acompanhamento de Projetos em ambientes comerciais;
  • Acompanhamento de Projetos dentro de Programas (MSP) ou Portfólios (MoP);

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PRINCE2 Processos – MP

6) O sexto processo a ser executado em um projeto PRINCE2 é o processo Managing a Product Delivery (MP), que é um processo direcionado às equipes técnicas para a criação dos componentes e partes do produto. Esse processo é disparado pelo processo CS quando o Gerente do Projeto autoriza o início de um pacote de trabalho.

Trata-se de um dos processos mais simples, contendo apenas 3 atividades (Aceitar um Pacote de Trabalho, Executar um Pacote de Trabalho e Entregar um Pacote de Trabalho; e é nesse último que acontece a técnica Revisão da Qualidade do PRINCE2).

Propósito: O processo Managing Product Delivery permite o gerenciamento e controle do trabalho entre o Gerente do Projeto e o Gerente da Equipe Especialista através da definição de certos requisitos formais sobre aceitação, execução e entrega de produtos. 

 

Objetivos específicos:

O objetivo do processo Managing Product Delivery é assegurar que:

  • Produtos atribuídos à equipe estão autorizados e acordados;
  • Deixar claro para a equipe o que tem que ser produzido. Também, quais serão o esforço, o prazo e o custo requeridos;
  • Os produtos planejados são entregues dentro das expectativas e dentro da tolerância;
  • Informações precisas de progresso são fornecidas ao Gerente do Projeto pelo Gerente da Equipe Especialista.

O PRINCE2 Processo MP é iniciado sempre pelo processo Controlling a Stage e o fim desse processo pode refletir o final de um Estágio de Gerenciamento, pois outros pacotes de trabalho podem existir para o mesmo estágio. Note que os estágios de Gerenciamento também são conhecidos como estágios de Entrega.

Esse processo pode ser executado mais de uma única vez em um projeto.

 

PRINCE2 Processos – MP – Resumo das Responsabilidades

Basicamente, é um processo direcionado à Equipe de Especialistas, logo, temos:

  • Gerente do Projeto: Autoriza os Pacotes de Trabalho e Analista os Relatórios de Ponto de Controle e Registros de Qualidade (via processo CS);
  • Gerente da Equipe Especialista: Cria Plano de Equipe Especialista, Gerencia o desenvolvimento dos Produtos, Cria Relatórios de Ponto de Controle e identifica issues e Riscos técnicos

 

PRINCE2 2017 UPDATE

PRINCE2 2017 Update fornece algumas orientações para o MP

  • Orientações para juntar ou ampliar as atividades;
  • Orientações de adaptação dos Produtos de Gerenciamento do Processo;
  • Considerações sobre projetos simples, complexos, em ambientes ágeis (Alinhamento ao PRINCE2 Agile).

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PRINCE2 Processos – CP

7) O sétimo processo a ser executado em um projeto PRINCE2 é o processo Closing a Project (CP), que é um processo executado no último estágio de entrega, para as atividades de encerramento e preparação para o pós-projeto.

Note que existe no mínimo uma entrega no último estágio onde o CP é executado, veja o processo 6 sendo executado no Final Stage através da figura.

Propósito: O propósito do processo Closing a Project é fornecer um ponto fixo para verificar se o projeto atingiu seus objetivos e que os produtos tenham sido aceitos.

 

Objetivo específicos:
  • Verificar a aceitação por parte dos usuários em relação aos produtos do projeto;
  • Garantir de que os produtos podem ser suportados depois que o projeto é desmobilizado;
  • Revisar o desempenho do projeto;
  • Avaliar os benefícios já realizados e a Abordagem de Gerenciamento de Benefícios referente aos benefícios que serão realizados pós-projeto;
  • Endereçar issues abertos e riscos acompanhados de ações recomendadas.

Todas as informações são passadas ao Comitê Diretor do Projeto, pois é o Comitê Diretor do Projeto que oficialmente encerra o projeto; o Gerente do Projeto apenas prepara o projeto para o encerramento. Como você pode imaginar, é o Gerente do Projeto quem faz todas as atividades no processo Closing a Project.

 

PRINCE2 Processos – CP – Resumo das Responsabilidades

Basicamente, é um processo direcionado à Equipe de Especialistas, logo, temos:

  • Gerente do Projeto: Criar ou atualizar todos documentos de gerenciamento relacionados ao encerramento. Efetuar o Relatório Final de Projeto, Relatório de Lições, atualizar a Abordagem de Gerenciamento de Benefícios e encerrar riscos e issues em aberto

 

PRINCE2 2017 UPDATE

PRINCE2 2017 Update fornece algumas orientações para o CP

  • Orientações para juntar ou ampliar as atividades do CP;
  • Orientações de adaptação dos Produtos de Gerenciamento do Processo como Relatório de Fim de Projeto e Relatório de Lições;
  • Considerações sobre projetos simples, complexos, em ambientes ágeis (Alinhamento ao PRINCE2 Agile);

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REFERÊNCIAS

 

http://athem.net.br/prince2

http://athem.net.br/blog

https://www.axelos.com/best-practice-solutions/prince2

Gerenciando Projetos de Sucesso com PRINCE2

Gerenciando Projetos de Sucesso com PRINCE2 – 2017 UPDATE

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[i] * Por que enfatizar isso? Pois estamos vendo os processos exatamente como em um projeto padrão PRINCE2. Exemplo, caso o Estágio de Iniciação, que o Primeiro Estágio em um projeto PRINCE2, (veja figura 13.1) seja muito longo, ou complexo, ou por algum outro motivo qualquer, pode-se executar também (em paralelo nesse estágio) o processo 5 CS (Controlling a Stage) para se controlar esse estágio e respectivas atividades.

 

[ii] * Pode ser necessário executá-lo no primeiro estágio do projeto, o Estágio de Iniciação.

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AUTOR: Ernani Marques – www.linkedin.com/in/ernanimarques/

Atualizado em: 11 de agosto de 2018


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