PRINCE2 Temas

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PRINCE2 Temas - uma Breve Introducao PRINCE2 Temas- uma introdução sobre PRINCE2 PRINCE2 Temas - A evolução da metodologia PRINCE2 Temas - Os princípios para Sucesso do Projeto PRINCE2 Temas - Os temas de Gerenciamento de Projetos PRINCE2 - Os processos de Gerenciamento do PRINCE2 PRINCE2 Temas - Quais são os produtos de Gerenciamento? PRINCE2 Temas - Quais são os templates? PRINCE2 - O esquema de certificação PRINCE2 - Como adequar o PRINCE2 para Sucesso do Projeto
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INTRODUÇÃO

O QUE SÃO OS TEMAS DO PRINCE2

1 – BUSINESS CASE

2 – ORGANIZAÇÃO

3 – QUALIDADE

4 – PLANOS

5 – RISCO

6 – MUDANÇAS

7 – PROGRESSO

APLICAÇÃO DOS 7 TEMAS

COMO APLICAR OS PRINCÍPIOS do PRINCE2?

REFERÊNCIAS

 

 

INTRODUÇÃO

Se você vem seguindo os artigos anteriores já viu, o PRINCE2 é um método de gerenciamento de projetos é baseado em processos, temas e princípios. Nesse artigo, descreveremos algumas características dos Temas de Gerenciamento de Projetos.

 

O QUE SÃO OS TEMAS DO PRINCE2

 

Os temas do PRINCE2 representam áreas de conhecimento do gerenciamento de projetos e que devem ser trabalhados de maneira integrada e contínua. Para cada tema contém uma abordagem específica, com papéis e responsabilidades bem definidos (apoiando o Princípio Papéis e Responsabilidades bem definidos), documentos e/ou registros a serem elaborados e mantidos atualizados.PRINCE2 Temas - Áreas de Conhecimento para o Sucesso do Projeto

Não existe uma ordem cronológica específica para a aplicação desses temas, muito pelo contrário. Há alguns pontos específicos onde serão mais proeminentes ou menos. Mas seguirão uma sequência lógica. Exemplo: Você não vai falar do tema progresso do projeto, caso o projeto não seja viável. Logo, o primeiro é o Business Case (BC). Mas não se preocupe com isso. Afinal, é uma metodologia que ….digamos…”pega na mão do Gerente de Projetos (GP)” e conduz o GP através do projeto (na grande parte das vezes).

Vejamos algumas características de cada um deles!

 

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1 – BUSINESS CASE

O propósito do tema é estabelecer mecanismos para julgar se o projeto é (e contínua sendo) desejável, viável e realizável como meio para apoiar o processo de tomada de decisão sobre o investimento no projeto e a manutenção desse investimento[1]. Esse é o principal tema PRINCE2 que apoia o princípio justificativa de negócio contínua.

  • Desejável: Determinar se este produto é realmente necessário. (Vantagens versus desvantagens).
  • Viável: É possível entregar o benefício?
  • Realizável: É possível realizar? Somos capazes de entregar?

Assim, o tema visa responder a perguntas como: 

  • Por que estamos fazendo este projeto?
  • Quais são as razões de negócio?
  • Quais são os benefícios para a organização?

Para isso, o PRINCE2 contém uma abordagem completa para toda a vida do projeto para responder e analisar se tais respostas são tais que justifiquem conduzir a iniciativa. Mas o que é um Business Case (BC)? Resposta: Trata-se de um documento vivo (atualizado e usado constantemente) que deve apresentar a combinação ideal de informações utilizadas para decidir se o projeto é (e continua sendo) desejável, viável e realizável, e se, portanto, vale a pena investir nele[2].

 

Saiba mais sobre o PRINCE2 Business Case

 

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2 – PRINCE2 Temas – ORGANIZAÇÃO

O propósito do conhecimento deste Tema é ajudar a definir e estabelecer uma estrutura de prestação de contas e responsabilidades para o projeto; em outras palavras, identificar o “Quem” detalhando os papéis e responsabilidades na equipe de gerenciamento.

O PRINCE2 afirma que uma equipe de projeto, para um projeto ser bem-sucedido, deve ter: 

  • Representantes do Negócio, do Usuário e do Fornecedor;
  • Responsabilidades definidas para: Direção, Gerência e Entrega do Projeto;
  • Revisões periódicas do projeto para verificar se tudo está nos trilhos;
  • Estratégia eficaz para gerir os fluxos de comunicação entre as partes interessadas.

Esse tema apoia o PRINCE2 princípio Papéis e Responsabilidades e define que um projeto sempre terá no mínimo 3 interesses a serem atendidos:

  • Negócios: o projeto deve apoiar a estratégia de negócios, assim o ponto de vista de negócios deve ser representado no projeto para garantir que os benefícios sejam alcançados e alinhados à estratégia organizacional. O Executivo é presta-contas em relação a isso;
  • Usuário: o PRINCE2 deixa claro os interesses. Quem for usar o produto final prestará contas sobre a materialização dos benefícios. Assim o usuário especifica os benefícios e também as características do produto. Logo, o ponto de vista do usuário deve ser representado no projeto, de forma que os usuários principais representarão tais interesses no Comitê Diretor do Projeto.
  • Fornecedor: representa aqueles que irão criar as entregas e fornecerão as habilidades e competências necessárias para criação do(s) produto(s) do projeto. O Fornecedor principal representará tais interesses no Comitê Diretor do Projeto.

 

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3 – PRINCE2 Temas – QUALIDADE

O propósito do tema Qualidade é definir e implantar o meio pelo qual o projeto criará e confirmará os produtos adequados ao propósito; respondendo às seguintes perguntas:

  1. Qual o nível de qualidade deve ter o produto no final do projeto para que ele possa ser usado corretamente como pretendido, ou em outras palavras, estar apto para o uso?
  2. O que podemos fazer para verificar a qualidade durante o projeto e certificar-se de que o projeto proporciona o nível necessário de qualidade?
  3. O nível de qualidade do produto que auxilie na geração dos benefícios desejados.

Importante lembrar que para o PRINCE2 um produto pode ser um processo, um serviço, um sistema, um resultado ou um produto em si.

 

Algumas etapas propostas para Planejar e efetuar o Controle da qualidade.

 

  1. Entender as Expectativas de Qualidade e Critérios de Aceitação;
  2. Preparar a Abordagem de Gerenciamento da Qualidade;
  3. Descrições do produto com Critérios de Qualidade e Métodos de qualidade;
  4. Definir o Registro da Qualidade (Plano de atividades da qualidade);
  5. Ao planejar o próximo estágio rever os quesitos de qualidade dos relacionados aos produtos a serem criados no próximo estágio;
  6. Atualizar o Registro da Qualidade com base na Técnica de Revisão da Qualidade;
  7. Agrupar todos os aceites intermediários para o aceite final.

 

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4 – PRINCE2 Temas – PLANOS

O tema Planos tem como propósito facilitar a comunicação e o controle, definindo os meios pelos quais acontecerá a entrega dos produtos (onde e como, por quem, e estimando quando e quanto).

Esse tema Este tema responde a perguntas como:

  1. Como proceder para criar o produto de projeto?
  2. Quais serão as etapas envolvidas?
  3. Como fazer o planejamento baseado em produtos?
  4. Que qualidade tem de ser atingida?
  5. Quanto vai custar?
  6. Qual será o nível de detalhe necessário para cada plano?
  7. Quem da Organização estará envolvido e qual é a sua responsabilidade?
  8. Quando certas coisas serão feitas?
  9. Quem precisa de receber uma cópia dos planos?
  10. Quais são as metas e tolerâncias?

 

Um plano para o PRINCE2 é um documento que facilitará a comunicação entre as partes interessadas em relação a como as coisas serão conduzidas, monitoradas e controladas.

 

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5 – PRINCE2 Temas – RISCO

Cada projeto é exclusivo, pois seu objetivo é fazer algo novo. Há sempre certo risco associado a cada projeto.

Este Tema ajuda a descobrir as seguintes informações:

  • Quais são os riscos?
  • E se os riscos de fato se materializarem?
  • Como os riscos podem ser identificados, analisados e documentados?
  • Como pode ser reduzida a possibilidade de risco?
  • Como pode ser gerenciado e monitorado o risco ao longo do projeto?

Assim, o propósito do Tema Risco é identificar, avaliar e controlar as incertezas e, como resultado, aumentar a capacidade de êxito do projeto.

No tocante ao Tema Riscos, o PRINCE2 segue as orientações do Livro M_o_R® (Management of Risks: Guidance for Practitioners); Esse livro cobre os riscos Estratégicos, riscos em Portfólio, riscos em Programas, riscos em Projetos e riscos operacionais. Por isso esse livro M_o_R é seguido em todas as Melhores Práticas de Gestão da AXELOS.

Resumidamente, o M_o_R recomenda as seguintes 5 etapas:

  • Identificar
  • Avaliar
  • Planejar
  • Implementar
  • Comunicar

Todos os guias de Melhores Práticas de Gestão da AXELOS criam um verdadeiro linguajar comum. E para o Gerenciamento de Riscos não é diferente. Assim, quando se falar de Riscos no MSP®, no MoP®, no P3O® e no PRINCE2, todos seguirão a mesma linha.

 

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6 – PRINCE2 Temas – MUDANÇAS

O propósito do PRINCE2 Tema Mudanças é identificar, avaliar e controlar qualquer mudança em potencial, ou aprovada, em relação à linha de base, de forma a compreender qual é o impacto que tal mudança terá ao projeto; bem como identificar a melhor forma de implementação da mudança aprovada.

O PRINCE2 compreende que projetos são sempre suscetíveis a mudanças e por isso é preciso ter uma abordagem definida para identificação e tratamento de tais mudanças, ou situações (issues), que podem levar a mudanças.

Para o PRINCE2, assim como no MSP, MoP, M_o_R e P3O, issues são classificados em:

  • Requisições de mudança: quando alguém solicita a alteração de algo que já foi aprovado;
  • Não conformidade: quando um produto, ou parte dele, é construído de forma diferente daquilo que foi solicidado;
  • Problema/Preocupação: qualquer outra issue que o Gerente de Projeto precisa solucionar ou escalar.  

 

Para o PRINCE2 a primeira coisa a fazer em relação ao tema mudanças é definir como tais issues serão identificadas (capturadas), como serão examinadas (analisadas), como recomendará ações, como será o processo de tomada de decisão e, por fim, como será o acompanhamento da implementação. Esse é um roteiro básico que pode ser seguido ou adaptado (PRINCE2 Princípio ADEQUAR AO AMBIENTE DO PROJETO).

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7 – PRINCE2 Temas – PROGRESSO

Durante seu ciclo de vida, o projeto precisa ser monitorado. Devem ser redigidos Relatórios de Destaques e de Estágio para mostrar como o projeto está progredindo em relação ao plano acordado. Devem ser feitas checagens para garantir que o processo de escalação ao nível superior de gestão está funcionando corretamente. E é necessário avaliar continuamente durante todo o ciclo de vida do projeto se o mesmo deve continuar ou não.

Este tema, portanto, aborda as seguintes questões:

  • Como o projeto será controlado?
  • Quando serão feitos relatórios?
  • Onde estamos agora, em comparação com o plano?
  • O projeto ainda é viável?

O propósito do Tema Progresso pode ser explicado em três partes:

  • Definir como monitorar e comparar os resultados reais contra aqueles que foram planejados;
  • Fornecer uma previsão para os objetivos do projeto e para contínua viabilidade do projeto;
  • Ser capaz de controlar quaisquer desvios inaceitáveis.

Em suma, o Progresso trata de checar o desenvolvimento do projeto em relação ao plano, verificar a viabilidade do mesmo e controlar quaisquer desvios. Todo o controle tem a ver com tomada de decisões e é essencial para o gerenciamento do projeto, a fim de garantir que este permaneça viável em relação a seu Business Case aprovado.

PRINCE2 Princípios apoiados pelo Tema 

Praticamente, todos os princípios apoiam, e são apoiados, pelo PRINCE2 Tema Progresso. De forma resumida, temos:

Justificativa de Negócio Contínua: acompanhar o progresso visto que o projeto tem que ser bom para a organização sempre.

Aprender com a Experiência: Como medimos o progresso no estágio anterior e como podemos melhorar? Quais controles foram efetivos?

Papéis e Responsabilidade bem definidos: Quem medira o progresso de tal pacote de trabalho? O progresso na visão do produto? Relatar o avanço?

Gerenciar por Estágios: Dividir para conquistar. É muito mais fácil medir o avanço por partes.

Foco no Produto: Gerenciamento por resultados. Será que o produto continua viável no sentido de contribuir para os benefícios?

Gerenciar por Exceção: É particularmente importante para o PRINCE2 Tema Progresso para que se possa ser comunicado, prontamente, quando da possibilidade de um desvio ao plano.

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COMO APLICAR PRINCE2 TEMAS NO PROJETO

O PRINCE2 Temas requer a aplicação dos 7 temas em seus projetos, porém esta aplicação deve ser adequada a cada projeto específico, podendo ser adequados para cima ou para baixo, ou seja, aumentar a documentação necessária para realizar o projeto, ou diminui-la, aplicando processos mais informais em projetos de baixo risco.

 

 

COMO APLICAR OS PRINCÍPIOS do PRINCE2?

Para saber mais sobre os PRINCE2 Princípios, veja esse vídeo PRINCE2 Princípios

 

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REFERÊNCIAS PRINCE2 TEMAS

 

http://athem.net.br/prince2

http://athem.net.br/blog

https://www.axelos.com/best-practice-solutions/prince2

Gerenciando Projetos de Sucesso com PRINCE2

Gerenciando Projetos de Sucesso com PRINCE2 – 2017 UPDATE

Vídeos na área

[1] Fonte: Livro oficial “Gerenciando Projetos de Sucesso com PRINCE2”

[2] Fonte: Livro oficial “Gerenciando Projetos de Sucesso com PRINCE2”

[3] Abordagem de Gerenciamento de Benefícios é PRINCE2 2017. PRINCE2 2009 é Plano de Revisão de Benefícios

 

PRINCE2 TEMA BUSINESS CASE - O FUNCIONAMENTO DO TEMA BUSINESS CASE PRINCE2 TEMA ORGANIZAÇÃO - O FUNCIONAMENTO ATHEM PRINCE2 TEMA QUALIDADE - O FUNCIONAMENTO DO TEMA NA ATHEM E O PRINCE2 PRINCE2 TEMA PLANOS O FUNCIONAMENTO PRINCE2 TEMA RISCOS - COMO É O FUNCIONAMENTO DO PRINCE2 PRINCE2 TEMA MUDANÇAS - O FUNCIONAMENTO DO TEMA PRINCE2 TEMA Progresso - Como FUNCIONA o tema Progresso do PRINCE2?
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AUTOR: Ernani Marques – www.linkedin.com/in/ernanimarques/

Publicado em: 16 de julho de 2018
Atualizado em: 11 de agosto de 2018


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