Arquivo anual 23 de outubro de 2015

porATHEM

O que é Project Model CANVAS

Essa metodologia Canvas pode ser usada para qualquer tipo ou tamanho de projeto?

 

A resposta à essa pergunta é sem dúvida positiva desde que a considerássemos apenas como uma primeira abordagem ao planejamento do projeto. Temos registros de uso com bastante efetividade em projetos tão diversos como Fusões e Aquisições, Sistemas de TI, lançamento de novos produtos e projetos P&D e de variados tamanhos e valores.

Para lidar com projetos maiores, mais complexos ou mais especializados, o gerente do projeto e sua equipe podem requerer levantamento, detalhamento ou tratamento de dados adicionais para finalizar o plano resumido do projeto que não caberia numa folha, tamanho A1 (canvas ou telha). 

Para responder a segunda pergunta sobre 13 blocos e sua aplicação em todos os processos de gerenciamento (planejamento, coordenação, controle, reporte, etc.); cabe esclarecer que esses blocos resumidamente respondem a quatro grupos de perguntas chave (vide Figura 1):

PRINCE2 com PMCANVAS

 

Figura 1 - Os blocos de PM Canvas e perguntas chave

1-  Por quê?

Os blocos - Justificativa, Objetivos SMART e Benefícios - descrevem as razões que justificam o projeto, ou seja, por que devemos realizar o projeto.

Normalmente a justificativa de um projeto pode ser uma oportunidade de negócios, um problema a resolver ou uma exigência externa (contratual, legal, ambiental, social, etc.) ou interna (diretrizes da matriz, objetivos estratégicos intangíveis, etc.). 

Os objetivos são frases que definem critérios de sucesso e metas do projeto que devem ser específicos, mensuráveis, acordados, realistas e com tempo e/ou custo determinado.

Os benefícios são a variação favorável de um indicador de desempenho mensurável percebido como benéfico para alguma parte interessada. Afinal, como afirma José Finocchio, “não fazemos projetos para piorar, mas sim melhorar algo ou alguma situação”.

2-  O quê?

Os Blocos – Produto e Requisito – definem o escopo do produto do projeto, ou seja, o que deverá ser entregue e com quais características, especificações e qualidade, isto é, quais requisitos devem ser observados para que a entrega crie a capacidade de realização dos benefícios identificados de forma aceitável.

3-  Quem?

Os blocos - Stakeholders e Equipe – definem quem são as partes interessadas (patrocinadores, clientes, usuários, etc.) e quem fará o trabalho do projeto que pode ser empregado da organização ou contratado para criar os produtos.

4-  Como?

Os blocos – Premissas, Grupo de Entregas e Restrições – definem como será feita a entrega da solução bem como quais são os pressupostos e restrições conhecidas que limitarão as opções do gerente do projeto e sua equipe para realizar o projeto. 

5-  Quando e quanto? 

Finalmente, os blocos – Risco, Linha de Tempo e Custo – descrevem quais serão as incertezas tratadas; o prazo e custo necessário para produzir os produtos do projeto. 

 

O método segue 4 passos para finalizar o planejamento do projeto (Figura 2):

(1) Conceber, ou seja, definir o conteúdo de todos os 13 blocos;

(2) Integrar, ou seja, amarrando conjunto de blocos que são interfaces uns com outros;

(3) Resolver, ou seja, que significa encaminhar os issues para os que podem resolvê-los;

(4) Compartilhar, então, o resultado final com as partes interessadas.

 

PRINCE2 e PMCANVAS

Figura 2 - Fluxo de processos da metodologia

Veja a 2a parte (PMBOK® com PMCanvas)

Artigo de autoria do Prof. Farhad Abdollayan e publicado na Revista Mundo PM - Edição Setembro/2013. Reprodução autorizada.

 

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porATHEM

PMBOK® com Project Model CANVAS

PM Canvas é aderente ao Guia PMBOK®?

 

Segundo Prof. José Finocchio Jr, um plano de gerenciamento de projeto tal como preconizado no Guia PMBOK® (PMI, 2013, p.76 a 78) é simplesmente “burocrático demais para ser assimilado por algumas organizações”.  Ele afirma que raros são os gerentes de projeto que elaboram planos como manda figurino do guia PMBOK® (Figura 1).  Ademais, os executivos patrocinadores do projeto, as demais partes interessadas e até membros de equipe raramente tem interesse ou tempo disponível para ler documentos extensos e organizados linearmente, ou seja, cada disciplina em capítulos diferentes uma atrás da outra, o que dificulta a visão integrada geral. (O que é PM Canvas).

 

pmbok com pmcanvas

(Figura 1) - Plano de Gerenciamento de Projetos "tradicional"

Mesmo assim, os conceitos atrás dos 13 blocos descritos pela metodologia, não deixam de ser baseados no Guia PMBOK®. De fato, podemos mapear cada bloco ao processo correspondente no guia (Fig. 2) sendo que em alguns deles a relação é um processo da área de conhecimento para o bloco e outros casos mais que um processo corresponde ao mesmo bloco.

PMBOK e PMCanvas

PRINCE2 e PMCANVAS

Figura 2 - Guia PMBOK® X PM Canvas

As premissas e as restrições constituem um caso especial. De fato, segundo o Guia PMBOK® somente as premissas e as restrições gerais e preliminares são documentadas no termo de abertura do projeto. As demais são identificadas e definidas a medida que os planos de gerenciamento auxiliares, por área de conhecimento, bem como as respectivas linhas de referência, são  estabelecidos. Podemos considerar o próprio PM Canvas como uma ferramenta de comunicação, assim, a área de conhecimento de gerenciamento da comunicação também está contemplado. Concluímos que PM Canvas é aderente ao Guia PMBOK®.

Veja a 3a parte (PRINCE2® com PM Canvas).

Artigo de autoria do Prof. Farhad Abdollayan e publicado na Revista Mundo PM - Edição Setembro/2013. Reprodução autorizada.

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porATHEM

PRINCE2® com Project Model CANVAS

PRINCE2® com Project Model CANVAS
Artigo de autoria do Prof. Farhad Abdollayan e publicado na Revista Mundo PM - Edição Setembro/2013.. Reprodução autorizada. 

PM Canvas pode se adaptar às outras metodologias com a PRINCE2™?

            Antes de responder a esta pergunta, cabe ressaltar alguns dos sete princípios da metodologia PRINCE2[i]   que apresentam compatibilidade natural com PM Canvas (O que é PM Canvas).

            O primeiro princípio de PRINCE2 (OGC, 2011, p.11)– Justificação de Negócio Contínua – requer que (a) haja uma razão justificável para iniciá-lo, (b) a justificação se mantenha válida durante toda a vida do projeto e (c) a justificação esteja documentada e aprovada. No PRINCE2, a justificação é documentada na forma de business case.  Este ponto é contemplado nos blocos Justificação e Benefícios.

            O segundo princípio – Aprender com a Experiência - está implícito na PM Canvas, dado que é uma forma colaborativa de desenvolver o projeto que incorpora tanto o conhecimento explicito quanto tácito dos participantes.

            O terceiro princípio - Papéis e Responsabilidade Definidos -  que parte da premissa que “projetos envolvem pessoas. Nenhuma quantidade de planejamento ou controle será suficiente se as pessoas erradas estiverem envolvidos, se as pessoas certas não estiverem envolvidas ou se as pessoas envolvidas não souberem o que se espera delas ou o que elas podem esperar dos outros” (OGC, 2011, p.12). Para isso o método contempla uma estrutura organizacional padrão na qual há três níveis (direção, gestão e entrega) e três áreas bem definidas: Patrocinadores de negócios que endossarão os objetivos e garantirão que o investimento de negócio proporcione uma boa relação custo/benefício. Usuários que, depois da conclusão do projeto, usarão seus produtos para obter os benefícios pretendidos  e   fornecedores que proporcionam os recursos e os conhecimentos especializados necessários para o projeto (podem ser internos ou externos). Este princípio é explicito nos blocos  Stakeholders e Equipe.

Outros Princípios

            O quarto princípio - Gerenciar por Estágios – que diz respeito a elaboração progressiva.  “Um projeto PRINCE2 é planejado, monitorado e controlado por estágios” (OGC, 2013, p. 13). Este princípio está presente nos blocos Grupo de Entregas e Linha de Tempo.

            O quinto princípio – Gerenciar por Exceção – estabelece que “um projeto PRINCE2 tem tolerâncias definidas para cada objetivo do projeto, para estabelecer os limites da autoridade delegada” (OGC, 2013, p.13).  Este princípio está associado aos blocos Risco e Restrições.

            O sexto princípio – Foco em Produtos – declara que “um projeto PRINCE2 concentra o foco na definição e entrega de produtos, particularmente no que diz respeito a requisitos de qualidade” (OGC, 2011, p.13). Este princípio está particularmente explicito nos blocos Produto, Requisitos e Grupo de Entregas.

            O sétimo princípio – Adequar ao Ambiente do Projeto – pode ser associado a toda a metodologia, dado que declara: “O PRINCE2 é adaptado para se adequar ao ambiente do projeto, seu porte, complexidade, importância, capacidade e risco” (OGC, 2011, p. 14).

PMCanvas

A metodologia PM Canvas pode ser usada na fase Starting-Up a Project que culmina com a aprovação do sumário de projeto pelo Comitê Diretor do Projeto.

Mapeamos o conteúdo dos 13 blocos de PM Canvas com conteúdo de produtos gerenciais (templates de planos, registros e relatórios) do PRINCE (Fig. 5). Além disso, identificamos um casamento perfeito entre PM Canvas e a técnica “Planejamento baseado em Produtos” do PRINCE (OGC, 2013, Anexo D, p. 293 a 298).

 

PMCANVAS_com_PRINCE2

 

Figura 5 - PM Canvas X PRINCE2

 


[i] Office of Goverment Commerce (2011). Gerenciando Projetos de Sucesso com PRINCE2™. TSO:Londres. 

Veja (PMBOK® com PMCanvas)  

Através dessa breve comparação você pode verificar como utilizar o PMCANVAS com PRINCE2. Uma organização não precisa criar uma metodologia de gerenciamento de projetos, basta adotar uma pronta (e de sucesso, como o PRINCE2).

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Processos do PRINCE2

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Processos do PRINCE2

O livro " Gerenciando Projetos de Sucesso com PRINCE2 " tem como objetivo auxiliar os envolvidos em projetos de todos Livro PRINCE2 os portes, em qualquer ambiente, a cumprir as necessidades de custos, escalas, qualidade, escopo, riscos e benefícios. Portanto, a elaboração ocorreu através de ampla consulta a partir de experiência da vida real em diversos tipos de organizações.

Atualmente, os projetos muitas vezes envolvem trabalho em conjunto de diversas organizações (parceiras ou contratadas) para alcançar os objetivos. Assim, o PRINCE2 possibilita uma linguagem comum para as empresas e fornecedores.

A Metodologia PRINCE2 é estruturada pela existência de TEMAS, PRINCÍPIOS e PROCESSOS.

Os temas e o princípios permeiam nos processos. E, então, cada processo contém algumas atividades com papéis e responsabilidades já definidos.

Também, durante as atividades documentos devem ser gerados ou atualizados. Então, esses documentos já são fornecidos pela metodologia PRINCE2.

Quais são os Processos do PRINCE2?

Os Processos do PRINCE2

Resumidamente, os processos de um projeto conduzido com a metodologia:

  • Directing a Project: para atender ao comitê de projetos, através de relatórios e controles, informações necessárias às tomadas de decisões;
  • Starting up a Project: primeiro processo e que ocorre durante o pré-projeto. Então, visa garantir que os pré-requisitos para o início de um projeto estejam disponíveis;
  • Initiating a Project: processo de iniciação de um projeto. Aqui ocorre o planejamento e, portanto, surge o ambiente controlado do método; 
  • Controlling a Stage: processo que fornece informações a respeito do andamento do projeto, e então, alimentando as decisões de realinhamento do projeto;
  • Managing a Stage Boundary: processo que garante o monitoramento e controle do projeto. Então, verificar o cumprimento do curso pré-estabelecido do projeto, e gera reação aos eventos inesperados;
  • Closing a Project: processo que garante o encerramento controlado de um projeto;
  • Managing Product Delivery: processo que garante a criação e, então, a entrega de produtos conforme critérios pré-estabelecidos;

Atenção

Nomes de processos PRINCE2 como os descritos abaixo, não existem. Portanto, são traduções erradas. Os processo PRINCE2 não possuem tradução.

  • Começando um projeto.
  • Direcionando um projeto.
  • Iniciando um projeto.
  • Controlando um estágio.
  • Gerenciando a entrega de produtos.
  • Gerenciando os limites do palco.
  • Então, Fechando um projeto.

Portanto, tais processos facilitam a aplicação dos Princípios e também dos Temas de Gerenciamento de Projetos de forma pragmática.

Desta maneira, a estrutura organizacional criada para o Projeto terá possibilidade do uso da Metodologia PRINCE2 sem grandes dificuldades.

PRINCE2 tema QualidadePortanto, caso surjam dificuldades para utilização dos Processos PRINCE2 o Gerente do Projeto, alguém do PMO, um analista de qualidade, ou um auditor; pode verificar se os processos estão sendo aplicados corretamente através do Helth-Check já fornecido no PRINCE2.

O Health-Check do PRINCE2

O Health-check do PRINCE2 é uma ferramenta poderosa de diagnóstico, que irá ajudar a organização encontrar possíveis problemas ao usar a Metodologia PRINCE2 e, portanto, conduzir as correções necessárias.

Os processos e suas atividades são bem simples, mas mesmo assim, vale a pena conduzir uma análise diagnóstica em momentos importantes do Projeto como, por exemplo, uma troca de estágio.

Então, neste link você pode saber mais sobre PRINCE2 Health Check, e, então, efetuar o download. 

Assim, caso queira saber mais sobre TEMAS do PRINCE2 onde detalhamos mais cada processo.

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Por fim, PRINCE2 pertence à AXELOS Ltd e os Processos de Certificação mantidos pela Peoplecert.org.

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