porATHEM
No artigo anterior, tivemos uma breve definição sobre o que é um projeto através de alguns pontos de vista e também abordamos os conceitos da metodologia de gerenciamento de projetos PRINCE2 - PRojects IN Controlled Environments.
Estabelecidas estas bases e conhecendo os princípios que regem o PRINCE2, neste artigo abordaremos os benefícios, características e aspectos de desempenho de um projeto gerenciado através desta metodologia.
Benefício 1
O PRINCE2 vem sendo utilizado há mais de 30 anos em milhares de projetos e o próprio método continua aprendendo a partir deles; todo o feedback obtido por meio das sugestões e aprendizado da combinação com outras técnicas e debates ajudou o PRINCE2 a se tornar uma melhor prática.
Benefício 2
O PRINCE2 pode ser aplicado a qualquer tipo de projeto, o que significa que ele pode ser aplicado a projetos pequenos como preparar uma reunião, ou em projetos enormes como a execução de uma eleição, a organização de uma conferência, a construção de uma ponte ou de um projeto de tecnologia da informação.
Benefício 3
O PRINCE2 oferece uma estrutura de papeis e prestação de contas (também referida como “Papeis e Responsabilidades”). Todas as pessoas da Equipe do Projeto devem saber o que se espera delas. Isto é ainda mais importante para o Gerente de Projeto, pois ele tem o dever de verificar que as tarefas sejam concluídas conforme acordadas.
Benefício 4
O PRINCE2 é focado em produtos, o que significa que o produto é bem definido no início do projeto e dado a conhecer a todos os interessados. Como resultado, todos tem a mesma ideia em cima de que estão trabalhando e do produto final esperado.
Benefício 5
O PRINCE2 usa o Gerenciamento por Exceção, o que permite que o Gerente do Projeto possa lidar com certos issues do projeto. Todavia, quando um issue vai além da tolerância estabelecida, torna-se uma exceção, devendo ser escalado para o nível de gerenciamento superior ao da ocorrência com o issue. Pode-se dizer que o Gerenciamento por Exceção permite que o nível de gerenciamento superior gerencie o nível inferior.
Benefício 6
O PRINCE2 continua a avaliar a viabilidade do projeto a partir do ponto de vista do Business Case e isso acontece em todo o ciclo de vida do projeto. Se, por exemplo, o retorno sobre o investimento esperado (ROI) não é mais possível de se obter em qualquer ponto do projeto, este então deverá ser interrompido.
Cada projeto possui características próprias e que não se repetem e nisso diferem do “business as usual” ou de um processo repetitivo da organização. Nos projetos PRINCE2 são observadas 5 características:
1 - Mudança: Os projetos são formas de se introduzirem mudanças, visando benefícios ou retorno para os envolvidos ou “Patrocinadores.”
2 - Temporariedade: Sempre deve haver início e término definidos para um projeto, e este deve terminar tão logo os produtos requeridos sejam criados. Já a manutenção contínua de um produto ocorre depois do projeto e não é considerada parte do mesmo.
3 - Interfuncionalidade: Um projeto envolve pessoas de diferentes departamentos ou áreas da empresa e profissionais experientes que trabalham em conjunto durante o seu desenvolvimento.
4 - Exclusividade: Cada projeto é único ou exclusivo, pois há sempre algo que o diferencia dos demais.
5 - Incerteza: Como as partes interessadas de um projeto são únicas (Patrocinadores), isso é um fator que pode trazer incertezas ao projeto, tendo em vista que as opiniões podem divergir e refletir em vários aspectos como o prazo, o custo, o risco etc.
Um projeto PRINCE2 possui seis aspectos de desempenho, podendo se dizer que estas são as metas de desempenho do projeto a serem monitoradas e gerenciadas durante a sua execução (BCE PQR):
1 - Benefícios
2 - Custo
3 - Escopo
4 - Prazo
5 - Qualidade
6 - Risco
Para cada aspecto ou meta de desempenho, devemos aplicar os seguintes questionamentos:
1 - Benefícios = "Por que estamos fazendo este projeto e quais são seus benefícios?" Os benefícios sevem ser conhecidos, claros, mensuráveis e precisam ser entregues.
2 - Custo = Projetos devem gerar retorno sobre o investimento. As perguntas a fazer são: "Os custos estão sendo controlados?" "Estamos dentro do orçamento?"
3 - Escopo = "O escopo está bem definido e claro para todos os interessados?" O Gerente de Projeto deve tomar cuidado para evitar aumento de escopo, que é permitir que novas exigências sejam adicionadas durante o projeto.
4 - Prazo = A pergunta a fazer para o prazo é "Quando o projeto terminará?"
5 - Qualidade = "O produto será útil ao final do projeto?" (Em outras palavras, adequado ao propósito). "Os produtos passaram em seus controles de qualidade?"
6 - Risco = Todos os projetos são exclusivos e, portanto, têm risco. "Quanto risco pode ser assumido e como este pode ser gerenciado?" Por exemplo, num projeto relacionado à construção de uma casa, o que acontecerá se um dos subcontratados não aparecer?
Alexandre Abdala – PRINCE2 Practitioner | Administrador de Empresas com 17 anos de experiência na área Financeira, Controladoria e Tecnologia da Informação em empresas de pequeno, médio e grande porte nacional e multinacional nos segmentos da Construção Civil, Tecnologia da Informação, Comércio Exterior, Indústria, Serviços e Varejo.
Referências: Gerenciando Projetos de Sucesso com PRINCE2.
#PRINCE2
porATHEM
Antes de começarmos, vamos a uma breve definição sobre projeto:
1 - Segundo a Wikipédia: “Um projeto é uma série de ações únicas, destinadas a atingir um objetivo exclusivo dentro de um prazo especifico e de limitações de custo.”
2 - Segundo o PMBOK® Guide: “Um projeto é um esforço temporário empreendido para gerar um produto, serviço ou resultado exclusivo.”
3 - Segundo o PRINCE2: “Um projeto é uma organização temporária criada com o propósito de entregar um ou mais produtos de negócios, de acordo com um Business Case pré-acordado.” A palavra organização refere-se a equipe do projeto, ou seja as pessoas envolvidas no projeto e como elas se relacionam entre si.
Cada projeto tem um início e um fim definidos, sendo por isso temporário. Processos que indefinidamente se repetem, são referidos como “operações” ou “business as usual” e não constituem projetos realmente. Exemplo: a manutenção de um software é considerada uma operação, porém se for decidido implementar novas funcionalidades, ou até mesmo atualizar a linguagem utilizada, este pode ser encarado como um novo projeto.
PRINCE2 - PRojects IN Controlled Environments, é um método de gerenciamento de projetos genérico, a ponto de poder ser aplicado a qualquer projeto, independentemente de seu porte, tipo, organização, região geográfica ou cultura. Isso é possível porque o PRINCE2 isola o gerenciamento do projeto (ex.: aspectos ligados ao escopo, tempo, custo, qualidade, riscos, benefícios, tolerâncias, etc.) das contribuições especializadas (o esforço para realizar o produto, ex: design, construção etc.). Assim, os métodos de produção dos aspectos especializados são facilmente integrados com o método PRINCE2, formando um framework completo para o projeto. Como o PRINCE2 é genérico e baseia-se em princípios comprovados, as organizações que adotam o método como padrão podem melhorar substancialmente sua capacidade organizacional e maturidade em diversas áreas de atividade.
Essa metodologia foi desenvolvida pelo OGC - Office of Government Commerce do Reino Unido, que é uma organização do governo do Reino Unido responsável por iniciativas que aumentam à eficiência e efetividade de processos de negócio do governo.
Um projeto que adota a metodologia PRINCE2 deve considerar estes sete princípios:
Um projeto PRINCE2 deve ter uma Justificativa de Negócio Continua, portanto, cada projeto deve ter um Business Case. Isto significa que a razão para iniciar o projeto deve fazer sentido do ponto de vista dos negócios e possuir um ROI. O documento Business Case fornece detalhes completos, mostrando porque o projeto deve ser feito, incluindo custos, benefícios esperados e prazos, também referidos como informações de justificativa de negócio. Como o documento Business Case é um dos primeiros documentos criados em um projeto, ele evita que se iniciem alguns projetos que de fato oferecem poucos benefícios reais a empresa. A justificativa de negócio é então verificada em todo o ciclo de vida do projeto, o que pode, por exemplo acontecer ao final de cada estágio. O Princípio da Justificativa de Negócio Continua confirma a necessidade de uma justificativa documentada no início do projeto, e durante o mesmo para que possam ser tomadas decisões com o valor do negócio em mente. O Business Case é regularmente revisto durante o projeto para verificar a sua aderência a Justificativa de Negócios Contínua.
As equipes de projeto PRINCE2 devem aprender a partir de projetos anteriores. Portanto, devem tomar a iniciativa de descobrirem e utilizarem as lições aprendidas e levá-las em conta durante a vida do projeto. Cada projeto é exclusivo, o que significa que sempre há algo novo, o que cria um elemento de risco em cada novo projeto. Pode-se dizer também que cada projeto tem algumas incógnitas que devem ser investigadas. O Princípio de “aprender com a experiência” abrange todo o ciclo de vida do projeto, desde o processo Starting Up a Project, passando pelo projeto inteiro e indo até o processo Closing a Project. Qualquer lição aprendida durante o projeto, deve ser documentada. As lições documentas devem ser repassadas e serem disponibilizadas para projetos futuros, onde podem ser aproveitadas. O PRINCE2 também realça que constitui responsabilidade de todos os envolvidos no projeto buscar e capturar lições aprendidas, ao invés de esperar que alguém as forneça.
Em qualquer projeto, as pessoas precisam saber o que fazer e o que podem esperar dos outros. Acreditamos que este é um dos princípios mais importantes para acertar desde o início. O PRINCE2 afirma que um projeto deve ter bem definidos os papéis e as responsabilidades dentro de uma estrutura de organização, a qual envolva os interesses do negócio, do usuário, do fornecedor e das partes interessadas. De acordo com o PRINCE2, um projeto tem 3 partes interessadas principais: o Executivo, os Usuários e os Fornecedores cujo detalhamento está abaixo:
1 - O Executivo = é aquele que se certifica de que o projeto agrega valor ao dinheiro nele investido;
2 - Os Usuários = são aqueles que utilizarão o produto após ele ser criado e dessa utilização criarão benefícios;
3 - Os Fornecedores = são aqueles que oferecem recursos e o conhecimento especialista para o projeto e produzem produtos, ou pacotes de serviços.
Este princípio estabelece que estes três participantes primários devem ser corretamente representados na Equipe de Gerenciamento de Projeto e no Comitê Diretor do Projeto. Cada integrante da equipe tem um papel definido e uma responsabilidade acordada. Em resumo, o princípio “Papéis e Responsabilidades Definidos” pressupõe uma boa estrutura de gerenciamento de projetos que possa responder as seguintes perguntas:
O que se espera de mim? O que se pode esperar dos outros? Quem toma quais decisões?
Um bom modo de executar qualquer grande tarefa ou projeto é dividi-lo em partes menores (Método Cartesiano), que são chamados nos projetos PRINCE2 de Estágios ou Estágios de Gerenciamento. Um projeto PRINCE2 é planejado, monitorado e controlado estágio a estágio. Estes Estágios de Gerenciamento, são separados por pontos de decisão (também conhecidos como “Pontos de Controle”) de responsabilidade do Comitê Diretor do Projeto.
Ao término de cada estágio, o Comitê Diretor do Projeto avalia:
1 - O desempenho do último deles;
2 - O Business Case;
3 - O plano para o próximo estágio, definindo se o projeto avança ou não para o próximo estágio.
Há vantagens em se trabalhar por estágios, pois propiciam uma boa abordagem para o planejamento do projeto sendo:
1 - Permitir que o projeto seja divido em uma série de partes gerenciáveis;
2 - Ter um plano de projeto de alto nível para todo o projeto e um Plano de Estágios bastante detalhado;
3 - Certificar-se de que os planos para os próximos estágios possam aprender a partir dos estágios anteriores.
Quando se trata de fatores como tempo, custo e escopo, o Gerente de Projeto tem alguma tolerância ou liberdade para trabalhar sem antes advertir o Comitê Diretor do Projeto de que há, ou pode haver um problema. Se o problema é pequeno e ele permanece dentro das tolerâncias, então o Gerente de Projeto poderá lidar com isso e não terá de alertar o Comitê Diretor do Projeto. Cada nível da Organização do projeto se vale do princípio de Gerenciar por Exceção para administrar o nível inferior de gerenciamento.
O nível inferior de gerenciamento, só deve notificar o nível superior, se houver uma grande issue que está fora de sua tolerância. O nome dado no PRINCE2 para uma grande issue é “Exceção”, o que significa que a issue está fora da tolerância acordada.
A definição do PRINCE2 para Gerenciar por Exceção é: Um projeto PRINCE2 tem tolerâncias definidas para cada objetivo do projeto de modo a estabelecer os limites de autoridade delegada.
O PRINCE2 lista 6 tolerâncias que podem ser definidas: Prazo, Custo, Qualidade, Escopo, Risco e Benefícios.
Gerenciar por Exceção possibilita ao nível superior de gerenciamento uma forma de administração e controle do nível imediatamente inferior, não precisando assim ser “incomodado” por pequenos problemas.
Uma Descrição do Produto detalhada irá orientar o projeto, estabelecer as expectativas corretas e ajudar a entregar os produtos requeridos. O manual do PRINCE2 afirma que “Um projeto PRINCE2 se concentra na definição e na entrega dos produtos e principalmente nos seus requisitos de qualidade”. Uma boa Descrição do Produto proporciona clareza, pois define o propósito, a composição, a derivação, o formato os critérios de qualidade e o método de qualidade do produto. Uma boa Descrição do Produto também torna mais fácil determinar os requisitos de recursos, dependências e atividades.
O princípio Foco em Produtos afirma que a Descrição do Produto deve ser redigida tão breve e do modo mais claro possível no projeto, para que todas as partes interessadas tenham uma ideia clara do que esperar. O Tema Planos dá suporte ao princípio Foco em Produtos, pois conforme as Descrições do Produto são criadas como parte do planejamento com base no produto.
Um projeto PRINCE2 deve ser adequado de acordo com o tamanho, o ambiente, a complexidade, a importância, a capacidade e o risco do projeto. O propósito de Adequar ao Ambiente de Projeto significa:
1 - Assegurar que o Método do Projeto diz respeito ao ambiente de projeto (ou seja, ao se trabalhar num ambiente financeiro, deve-se alinhar o método com a estrutura de gerenciamento existente);
2 - Assegurar que os controles do projeto se baseiem na escala, na complexidade, na importância, na capacidade e no risco do projeto.
Documento de Iniciação do Projeto (DIP) deve descrever como o método PRINCE2 será adequado para aquele projeto em particular.
As boas práticas recomendadas pela metodologia PRINCE2, abordam todos os aspectos do gerenciamento de projeto que alinhadas aos princípios, nos trazem um modelo de gestão eficaz e dinâmico.
No próximo artigo, serão abordados as benefícios, características e aspectos de desempenho de um projeto PRINCE2.
Clique nesse link para ler a parte 2
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Alexandre Abdala – PRINCE2 Practitioner
Referências: Gerenciando Projetos de Sucesso com PRINCE2 – OGC / Manual de Treinamento da Management Plaza Brasil.
#PRINCE2
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porATHEM
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Guia da APMG-International para candidatos desejosos de comprar cursos de treinamento acreditados
APMG-International, Peoplecert, EXIN acreditam todas as Organizações de Treinamento Acreditadas (ATO) e instrutores aprovados pelos mesmos critérios rigorosos de avaliação, guiados pelas normas internacionais de melhores práticas em matéria de ministração de treinamento e cursos. Entretanto, organizações de treinamento diferentes usam mecanismos diferentes para ministrar o treinamento. Para garantir que você tira o máximo partido do seu treinamento, recomendamos fazer algumas perguntas abaixo antes de reservar seu curso para escolher o pacote mais adequado às suas necessidades.
4. Qual é o número mínimo e máximo de participantes que podem ser aceitos no curso?
6. Quais são os termos de cancelamento ou transferência?
6.1. Se você começou a mudança?
6.2. Se a ATO começou a mudança?
6.3. Quando a ATO poderá confirmar se o curso terá lugar?
6.4. Qual é a frequência dos cursos?
7. Todos os instrutores são acreditados pela APMG de acordo com as mesmas normas,
entretanto as seguintes questões devem ser consideradas se você tem uma necessidade
específica de treinamento.
7.1. Qual é a experiência que eles têm usando este método?
7.2. Em quais setores eles têm experiência?
7.3. Com que frequência eles ministram os cursos?
7.4. Em qual idioma o curso será ministrado?
8. Qual estão o nível e o tipo de suporte após o curso que estão disponíveis?
8.1. Como serei informado dos meus resultados?
8.2. Como receberei meu certificado?
8.3. Quais são os prováveis prazos para as perguntas acima?
8.4. Quais são as reacções que terei se for reprovado?
8.5. Quais seriam os custos para repetir o exame se eu não for aprovado? Qual suporte estaria
disponível?
Todas as organizações de treinamento acreditadas pela Peoplecert, por exemplo, estão listadas abaixo:
Empresas credenciadas Peoplecert
Todos os Institutos de Exames de ITIL podem ser vistos em:
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