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porATHEM
Você acreditaria em mim se eu dissesse que houve um programa multibilionário (em libras) que foi concluído abaixo do orçamento, no prazo (e em alguns casos antes) e cumpriu as suas necessidades? Você acreditaria em mim se eu lhe disse que era o programa de construção Olímpico?
Isso me surpreendeu, especialmente considerando que a Universidade de Oxford previu que os Jogos Olímpicos de Londres 2012 seria o de maior estouro orçamentário em 16 anos e que seria o mais caro de todos os tempos. No entanto, o lado da construção do programa olímpico e gerenciamento de projetos (PPM) deve ter feito algo certo.
Learning Legacy produziu um relatório para descobrir o que aspectos da abordagem PPM sustentou este sucesso, a fim de estabelecer as melhores práticas de outros mega programas. O programa de construção enfrentou três desafios principais: um cronograma apertado, bem definido, a escala do programa (mais de 70 projetos) e um vasto conjunto de partes interessadas (incluindo você e eu, como contribuintes). Além disso, os gestores do programa também tiveram de lidar com o fracasso de terceiros, o desalinhamento entre as partes interessadas, questões de design e fatores externos. Para lidar com essas demandas e problemas, um alto nível de planejamento detalhado, visibilidade, interdependência e gerenciamento tinham de ser cumpridos, bem como uma forma robusta de lidar com problemas e mudanças que permeavam por toda a operação.
Eles montaram cinco processos de gerenciamento de chaves:
- Processo de planejamento antecipado - linha de base para definir as especificações de escopo e orçamentos, incluindo um método de controle do progresso e das mudanças;
- Processo de Monitoramento dos Programa e dos Projeto - cada projeto tinha de fornecer uma análise mensal detalhada de progresso, orçamento, etc; para ser auditado pelos gestores de programas que poderiam identificar tendências, problemas e oportunidades;
- Processo de resolução de problemas - problemas destacados pelo referido processo seria explorado e endereçado;
- Processo de gestão de mudanças - as alterações propostas eram identificados e submetidas a um rigoroso processo de aprovação o mais rápido possível;
- Processo de gestão de integração - identificar como problemas ou alterações em um projeto poderia afetar o outro garantindo uma integração mais tranquila e benéfica ao programa.
Você poderia estar lendo isso e pensando que eles não são muito impressionantes ou inovadores. Mas o que a Learning Legacy identificou é que os processos foram realizados com o máximo esforço e rigor e deu credibilidade ao sistema para manter todos os projetos nos trilhos de forma a tornar o programa bem sucedido. Naturalmente, processos rigorosos, estabelecendo metas e princípios globais e adotando uma filosofia bem pensada de gestão não garante o sucesso do programa. A Learning Legacy identificou um parceiro com bons recursos, apoios contratuais e uma cultura de acordo e suporte por todo programa como os elementos fundamentais.
O sucesso do programa também foi ajudado pela aprendizagem e transferência de conhecimento, que foi definida em três áreas principais:
Para ler o relatório completo e aprender mais sobre estes pontos, faça o download aqui. Você também pode ler a revisão do Escritório Nacional de Auditoria.
APGM International –
http://blog.apmg-international.com/index.php/2012/12/21/olympic-success-in-ppm/#.UR6ZzR3WiHU
Realmente um exemplo muito bom. Há que se destacar:
Processos bem definidos e seguidos; monitoramento e controle; capacitação e um dos princípios do PRINCE2® - Aprendizado. Mas não aquele aprendizado para se deixar para depois (somente os próximos projetos) e sim um aprendizado para ser acolhido e já aplicado dentro do próprio programa e do próprio projeto.
porATHEM
Produto de Gerenciamento: Notas de Lições
Esse artigo se relaciona aos chamados Produtos de Gerenciamento[1] dos projetos conduzidos com a Metodologia de Gerenciamento de projetos PRINCE2® (PRojects in a Controlled Environment).
As lições aprendidas auxiliam em muitos aspectos em um Projeto; só para se ter ideia, no livro oficial do PRINCE2 o termo "lições aprendidas" aparecem mais de 180 vezes, mais que o dobro que no PMBok que aparece por volta de 76 vezes.
Nesse segundo artigo, nosso foco será no Documento de Gerenciamento – Notas de Lições (A.14)[2] e forneceremos as seguintes informações:
Um dos princípios em PRINCE2® é que a equipe do projeto deve aprender com a experiência.
As equipes de projeto PRINCE2 devem aprender a partir de projetos anteriores, e também com o projeto atual. Portanto, devem tomar a iniciativa de descobrir e utilizar as lições aprendidas e levá-las em conta durante a vida do projeto. Projetos são exclusivos, o que significa que sempre há algo novo, o que cria um elemento de risco em cada projeto. Pode-se também dizer que cada projeto tem algumas incógnitas que devem ser investigadas. E então agora você pode ver por que o PRINCE2® incita a equipe do projeto a tomar a iniciativa necessária para aprender com projetos similares que podem ter sido feitos na mesma empresa. Em caso negativo, obter aconselhamento de pessoas de fora, como consultores externos.
O princípio de aprender com a experiência abrange todo o ciclo de vida do projeto, desde o processo Starting Up a Project, passando pelo projeto inteiro e indo até o processo Closing a Project. Assim, Qualquer lição aprendida durante o projeto deve ser documentada. E então, as lições documentadas devem ser repassadas e também ser disponibilizadas para projetos futuros.
O PRINCE2® também realça que constitui responsabilidade de todos os envolvidos no projeto procurar e capturar lições aprendidas, em vez de esperar que alguém as forneça.
Em um projeto PRINCE2, há 2 documentos de gerenciamento relacionados às lições: Relatório de Lições e as Notas de Lições. As Notas de Lições já começam a ser trabalhadas no processo Starting up a Project (SU), e que tem como objetivo fornecer ao Comitê Diretor do Projeto determinadas informações para auxiliar a tomada de decisão e preparar o plano de estágio de iniciação. Os processos PRINCE2 são compostos de atividades e “Capturar as Lições” de outros projetos é a segunda atividade do processo SU. As lições poderão auxiliar no desenvolvimento do:
O propósito do processo Initianing a Project (IP) é estabelecer sólidos fundamentos para o projeto, de forma que o Comitê Diretor do Projeto possa sustentar o go/no go decisivo e preparar o plano do projeto, plano do próximo estágio e os documentos de estratégia. Alguns documentos que serão auxiliados pelas lições
Algumas lições podem ter sido aprendidas com outros projetos, com a gerência corporativa ou do programa, e com organizações externas sobre os pontos fracos ou fortes de processos, procedimentos, técnicas e ferramentas usados, como foram usados e por quem.
Essa atividade, assim como outras atividades relacionadas às lições, apoiam o Princípio 2 do PRINCE2: Aprender com a Experiência. Todos os temas, na verdade, podem ser influenciados pelas lições que são incorporadas.
Além disso, a definição da equipe de gerenciamento do projeto, o Business Case preliminar (A.2), o conteúdo do Sumário do Projeto (A.19) e o Plano de Estágio (A.16) para o estágio de iniciação podem ser influenciados por lições aprendidas com projetos anteriores. As Notas de Lições serão base para o Relatório de Lições (A.15), que muitas vezes podem estar contidos no Relatório de Fim de Estágio (A.9) e no Relatório de Fim de Projeto (A.8).
Figura 1 – A abordagem do PRINCE2 para as lições aprendidas
A Figura 1 exemplifica como as lições são utilizadas durante o projeto PRINCE2. Sendo que o compartilhamento das mesmas ocorre de maneira constante, porém havendo destaque quando da criação dos relatórios.
As Notas de Lições, também conhecidas como Anotações de Lições, são criadas durante o processo SU pelo Gerente do Projeto. Pode ser útil a organização de um workshop para que sejam identificadas as lições relevantes ao projeto em referência. Antes de seguir para o estágio de iniciação, o Executivo avalia as lições selecionadas.
Ao se criar o Business Case preliminar (Business Case) sempre é útil identificar alguma lição, antes de se começar a compor o mesmo, como por exemplo:
As lições ajudaram nas demais atividades desse processo, assim como nas atividades do processo Initiating a Project (IP) para que sejam criados os documentos de estratégia do projeto assim como os planos. Durante o processo IP, as lições serão fundamentais.
Durante o controle do estágio, através do processo Controlling a Stage (CS) é recomendado que as Notas de Lições sejam atualizadas conforme se aprende mais com o projeto e com o estágio específico. Itens como:
Ao final do estágio, cria-se o Relatório de Lições que conterá as principais lições do estágio que está se encerrando, esse relatório será avaliado pelo Comitê Diretor do Projeto e outras partes interessadas. Também, as lições devem ser consideradas para que seja efetuado o planejamento do estágio subsequente (o Princípio 4 do PRINCE2 é o Gerenciamento por estágios).
Por fim, ao finalizar o projeto através do processo Closing a Project (CP), será criado o último Relatório de Lições, que conterá as principais lições a nível projeto. Esse Relatório Final, também será compartilhado com o Comitê Diretor do Projeto e com a Organização, e será utilizado para projetos futuros.
Ao se montar o Documento de Iniciação do Projeto DIP (A.20), pode se usar as lições principalmente para as questões relacionadas à Equipe, a Adaptação do PRINCE2 e também para os Controles do Projeto. Note, na figura 1 acima, que o Comitê Diretor do Projeto constantemente utiliza as lições, exatamente para auxiliar o Gerente do Projeto e a Equipe.
Embora a figura 1 apresente 2 momentos específicos para o Relatório de Lições, o mesmo pode ser criado em qualquer momento apropriado durante um projeto.
O Gerente do Projeto é o responsável pela condução do(s) workshop(s) para a identificação e seleção das lições. Também é o responsável pela criação do Relatório de Lições (seja de final de estágio, seja de final de projeto).
O Comitê Diretor do projeto é responsável por revisar, considerar e aprovar o relatório de Lições, de forma que o Comitê cobra o recebimento e consideração das lições.
A Metodologia de Gerenciamento de Projetos PRINCE2 apresenta um template [modelo] para as Notas de Lições. Trata-se de um modelo básico, e que pode ser customizado conforme as necessidades Organizacionais e/ou do Projeto.
| Tipo de Lição | Define o tipo de lição que está sendo registrada. |
| Informações detalhadas sobre a lição | As informações detalhadas podem incluir: Evento, Efeito, Recomendações, etc. |
| Data de anotação | A data em que a lição foi originalmente anotada |
| Anotada por | O nome do indivíduo ou equipe que identificou a lição |
| Prioridade | Conforme as categorias escolhidas no projeto |
Tabela 1 – Conteúdo mínimo de um registro de Notas de Lições
| Tipo de Lição | Gerente do Projeto ou quem identificou |
| Informações detalhadas sobre a lição | Quem identificou a lição |
| Data de anotação | Gerente do Projeto ao efetuar o registro |
| Anotada por | Gerente do Projeto ao efetuar o registro |
| Prioridade | Gerente do Projeto conforme categoria que pode ser definida. |
Tabela 2 – Participação das partes interessadas
Há diversas fontes que podem ser utilizadas para a captura de lições, como por exemplo:
Alguns critérios de Qualidade podem ser observados quando se trata de Aprender com a Experiência e o compartilhamento. No Livro Oficial do PRINCE2 (Gerenciando Projetos de Sucesso com PRINCE2), o apêndice E (verificação de abordagem adequada) funciona como um helth-check para o Gerenciamento do Projeto como um todo, inclusive para a questão das lições. Alguns critérios de qualidade podem ser observados, como:
Conforme se pode observar até aqui, algumas pessoas podem pensar que o investimento de tempo é muito alto. Porém a realidade é que não há necessidade de empenhar muito tempo para que se possa Aprender com a Experiência. Talvez, o maior investimento, seja no início ao capturar lições anteriores. Porém, o investimento renderá frutos futuros.
Com lições anteriores, pode-se produzir com melhor qualidade uma Descrição do Produto do Projeto (A.21) para o caso de algum produto parecido.
Aqui vemos um exemplo de Notas de Lições documentado, extraído do “Projeto Caneta” (um exemplo nosso de um projeto totalmente documentado com PRINCE2). Conforme se pode observar, não há muitas informações, mas mesmo assim este documento já auxilia no aprendizado, tomada de decisão, planejamento, etc.
Figura 2 – Conteúdo mínimo para Notas de Lições em formato pptx
Algumas organizações não se dão conta da importância que as Lições podem trazer ao Gerenciamento de Projetos. Outras, consideram importante, porém acreditam que o melhor é investir, pura e simplesmente, no desenvolvimento do produto. Há quem considere burocracia.
Algumas organizações exigem, um relatório de lições somente ao final do Projeto, relatório esse que muitas vezes é arquivado em algum repositório qualquer e que ninguém mais sabe onde encontrar. Outras, não compartilham o relatório final com as lições.
Além disso, alguns gestores de projeto, simplesmente criam um relatório final para “cumprir tabela”. As organizações que possuem um nível de maturidade[3] possuem consciência da importância e também dos benefícios das lições. Lições aprendidas, somente são aprendidas quando são realmente incorporadas. E por esse motivo, as organizações que trabalham com PRINCE2 já tratam as lições já na concepção do projeto e o Comitê Diretor solicita do Gerente do Projeto que esses trabalhos sejam efetuados, sem “terceirizar” para o PMO. Para se trabalhar bem com as lições, há que se implementar uma cultura voltada ao aprendizado, com a participação dos executivos principais.
Além disso, o PRINCE2 já fornece a você e à sua empresa os templates de todos os documentos de Gerenciamento, de forma que você não precise reinventar a roda, além do questionário “Verificação da Abordagem Adequada” (health check), que permite que você e/ou o escritório de projetos saibam se a condução do projeto está sendo bem aplicada. Mesmo pertencendo à AXELOS Limited, sua empresa não precisa pagar para implementar a metodologia PRINCE2.
No caso das Notas de Lições, o modelo também está disponível. Baixe aqui o template em formato Excel do documento Notas de Lições e aqui para baixar o Relatório de Lições em formato Word, conforme proposto pelo PRINCE2.
Linkedin: ErnaniMarques
Atualização: 20 de julho de 2018
Referência: Nosso material de treinamento e o livro oficial do PRINCE2
(SAIBA MAIS SOBRE PRINCE2 AGILE)
(SAIBA MAIS SOBRE O LIVRO DE CERTIFICAÇÃO PRINCE2 FOUNDATION)
Livro preparatório para certificação PRINCE2 foundation: Compre agora seu livro Preparatorio para Certificação PRINCE2 foundation
Exame: Compre agora seu EXAME PRINCE2 Foundation
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Livro oficial do PRINCE2: Compre agora seu livro oficial PRINCE2
[1] Produtos de Gerenciamento são os documentos criados para auxiliar no Gerenciamento do Projeto
[2] As indicações entre parênteses mostram a referência do Template no Manual Oficial do PRINCE2.
[3] O nível de maturidade não está relacionado apenas a ter uma metodologia e seguir a mesma, mas está relacionado também as atitudes e comportamento das Partes Interessadas para com o Projeto.
porATHEM
Os benefícios da Metodologia PRINCE2 são bem interessantes. Então, alguns benefícios são:
Em síntese, alguns Benefícios do PRINCE2 estão listados. Logo, seus projetos, sua organização e você poderão se beneficiar de alguns deles. Ou até muito mais.
Portanto, Os Benefícios do PRINCE2 farão o gerenciamento de projetos melhorar! Confira!
Por fim, AXELOS.Ltd é a proprietária do PRINCE2 e o mantém. Isso acontece desde 2013!
Finalmente, A adoção do PRINCE2
porATHEM
Processos do PRINCE2 servem para facilitar e padronizar o gerenciamento.
Antes de mais nada, PRINCE2 tem como objetivo auxiliar os envolvidos em projetos de todos os portes, em qualquer ambiente, a cumprir as necessidades de custos, escalas, qualidade, escopo, riscos e benefícios. A elaboração ocorreu através de ampla consulta a partir de experiência da vida real em diversos tipos de organizações.
Atualmente, os projetos muitas vezes envolvem trabalho em conjunto de diversas organizações (parceiras ou contratadas) para alcançar os objetivos. Dessa forma, o PRINCE2 possibilita uma linguagem comum para as empresas e fornecedores. Possibilita,Saiba que, o PRINCE2 é estruturado pela existência de TEMAS, PRINCÍPIOS e PROCESSOS. Todavia, Os temas e o princípios permeiam os processos.
No entanto, cada processo contém algumas atividades com papéis e responsabilidades já definidos. Também, durante as atividades documentos devem ser gerados ou atualizados. Assim, esses documentos já são fornecidos pela metodologia PRINCE2.
Aqui são, bem resumidamente, os processos de um projeto conduzido com PRINCE2:
Desde já, saiba que os nomes dos processos PRINCE2 não são traduzidos.
Então, Conheça mais sobre o PRINCE2
Por fim, veja outras referências que são de seu interesse!
Assim, AXELOS.Ltd é a proprietária do PRINCE2 e o mantém. Isso acontece desde 2013!
