Autor ATHEM

porATHEM

Sucesso Olímpico

Olimpíadas de Londres

Você acreditaria em mim se eu dissesse que houve um programa multibilionário (em libras) que foi concluído abaixo do orçamento, no prazo (e em alguns casos antes) e cumpriu as suas necessidades? Você acreditaria em mim se eu lhe disse que era o programa de construção Olímpico?

Isso me surpreendeu, especialmente considerando que a Universidade de Oxford previu que os Jogos Olímpicos de Londres 2012 seria o de maior estouro orçamentário em 16 anos e que seria o mais caro de todos os tempos. No entanto, o lado da construção do programa olímpico e gerenciamento de projetos (PPM) deve ter feito algo certo.

Legado 

Learning Legacy produziu um relatório para descobrir o que aspectos da abordagem PPM sustentou este sucesso, a fim de estabelecer as melhores práticas de outros mega programas. O programa de construção enfrentou três desafios principais: um cronograma apertado, bem definido, a escala do programa (mais de 70 projetos) e um vasto conjunto de partes interessadas (incluindo você e eu, como contribuintes). Além disso, os gestores do programa também tiveram de lidar com o fracasso de terceiros, o desalinhamento entre as partes interessadas, questões de design e fatores externos. Para lidar com essas demandas e problemas, um alto nível de planejamento detalhado, visibilidade, interdependência e gerenciamento tinham de ser cumpridos, bem como uma forma robusta de lidar com problemas e mudanças que permeavam por toda a operação.

 

Os Processos

Eles montaram cinco processos de gerenciamento de chaves:

- Processo de planejamento antecipado - linha de base para definir as especificações de escopo e orçamentos, incluindo um método de controle do progresso e das mudanças;

- Processo de Monitoramento dos Programa e dos Projeto - cada projeto tinha de fornecer uma análise mensal detalhada de progresso, orçamento, etc; para ser auditado pelos gestores de programas que poderiam identificar tendências, problemas e oportunidades;

- Processo de resolução de problemas - problemas destacados pelo referido processo seria explorado e endereçado;

- Processo de gestão de mudanças - as alterações propostas eram identificados e submetidas a um rigoroso processo de aprovação o mais rápido possível;
- Processo de gestão de integração - identificar como problemas ou alterações em um projeto poderia afetar o outro garantindo uma integração mais tranquila e benéfica ao programa.

Você poderia estar lendo isso e pensando que eles não são muito impressionantes ou inovadores. Mas o que a Learning Legacy identificou é que os processos foram realizados com o máximo esforço e rigor e deu credibilidade ao sistema para manter todos os projetos nos trilhos de forma a tornar o programa bem sucedido. Naturalmente, processos rigorosos, estabelecendo metas e princípios globais e adotando uma filosofia bem pensada de gestão não garante o sucesso do programa. A Learning Legacy identificou um parceiro com bons recursos, apoios contratuais e uma cultura de acordo e suporte por todo programa como os elementos fundamentais.

O Sucesso

O sucesso do programa também foi ajudado pela aprendizagem e transferência de conhecimento, que foi definida em três áreas principais:

  • Aprendizado de fora do programa - eventos e experiências, como outros projetos, consultores e indústrias;
  • Aprendizado de dentro do programa - experiências e inovação gerada dentro do mega programa;
  • Capturar e transferir aprendizagem - aprender, registrar e transferir o conhecimento adquirido para mega programas posteriores.
  • Sabemos que nenhum projeto é igual, e isso também se aplica aos mega programas. No entanto, o Learning Legacy estabeleceu quatro lições fundamentais para mega programas:
  • Investir em processo de gestão de programas e projetos;
  • Encontrar uma maneira de criar inteligência e capacidade ampla;
  • Financiamento seguro e integral, baseado em um programa realista;
  • Investir em recursos humanos e desenvolvimento organizacional, a fim de desenvolver habilidades, relacionamentos e uma cultura de apoio.

Para ler o relatório completo e aprender mais sobre estes pontos, faça o download aqui. Você também pode ler a revisão do Escritório Nacional de Auditoria.

 

FONTE:

APGM International –

http://blog.apmg-international.com/index.php/2012/12/21/olympic-success-in-ppm/#.UR6ZzR3WiHU

Realmente um exemplo muito bom. Há que se destacar:

Processos bem definidos e seguidos; monitoramento e controle; capacitação e um dos princípios do PRINCE2® - Aprendizado. Mas não aquele aprendizado para se deixar para depois (somente os próximos projetos) e sim um aprendizado para ser acolhido e já aplicado dentro do próprio programa e do próprio projeto.

 

PRINCE2® é Marca Registrada da AXELOS Limited.
MSP® é Marca Registrada da AXELOS Limited.

 

porATHEM

Notas de Lições

PRINCE2 - como usar lições aprendidas em Projetos

Produto de Gerenciamento: Notas de Lições

Introdução

Esse artigo se relaciona aos chamados Produtos de Gerenciamento[1] dos projetos conduzidos com a Metodologia de Gerenciamento de projetos PRINCE2® (PRojects in a Controlled Environment).

As lições aprendidas auxiliam em muitos aspectos em um Projeto; só para se ter ideia, no livro oficial do PRINCE2 o termo "lições aprendidas" aparecem mais de 180 vezes, mais que o dobro que no PMBok que aparece por volta de 76 vezes.

Nesse segundo artigo, nosso foco será no Documento de Gerenciamento – Notas de Lições (A.14)[2] e forneceremos as seguintes informações:

  • Princípio
  • Relacionamento com outros produtos e temas;
  • Como o produto de gerenciamento é usado;
  • Quem é responsável pela criação;
  • O conteúdo típico;
  • Quem fornece as informações;
  • Papel do Gerente de Projetos;
  • Fontes;
  • Critérios de Qualidade;
  • Tempo e esforço para a criação;
  • Um exemplo do documento;
  • E então, o que acontece no mundo real.

 

Princípio

Um dos princípios em PRINCE2® é que a equipe do projeto deve aprender com a experiência.

As equipes de projeto PRINCE2 devem aprender a partir de projetos anteriores, e também com o projeto atual. Portanto, devem tomar a iniciativa de descobrir e utilizar as lições aprendidas e levá-las em conta durante a vida do projeto.  Projetos são exclusivos, o que significa que sempre há algo novo, o que cria um elemento de risco em cada projeto. Pode-se também dizer que cada projeto tem algumas incógnitas que devem ser investigadas. E então agora você pode ver por que o PRINCE2® incita a equipe do projeto a tomar a iniciativa necessária para aprender com projetos similares que podem ter sido feitos na mesma empresa. Em caso negativo, obter aconselhamento de pessoas de fora, como consultores externos.

Princípio

O princípio de aprender com a experiência abrange todo o ciclo de vida do projeto, desde o processo Starting Up a Project, passando pelo projeto inteiro e indo até o processo Closing a Project. Assim, Qualquer lição aprendida durante o projeto deve ser documentada. E então, as lições documentadas devem ser repassadas e também ser disponibilizadas para projetos futuros.

O PRINCE2® também realça que constitui responsabilidade de todos os envolvidos no projeto procurar e capturar lições aprendidas, em vez de esperar que alguém as forneça.

 

Outros documentos relacionados às Notas de Lições

Em um projeto PRINCE2, há 2 documentos de gerenciamento relacionados às lições: Relatório de Lições e as Notas de Lições. As Notas de Lições já começam a ser trabalhadas no processo Starting up a Project (SU), e que tem como objetivo fornecer ao Comitê Diretor do Projeto determinadas informações para auxiliar a tomada de decisão e preparar o plano de estágio de iniciação. Os processos PRINCE2 são compostos de atividades e “Capturar as Lições” de outros projetos é a segunda atividade do processo SU. As lições poderão auxiliar no desenvolvimento do:

O Propósito

O propósito do processo Initianing a Project (IP) é estabelecer sólidos fundamentos para o projeto, de forma que o Comitê Diretor do Projeto possa sustentar o go/no go decisivo e preparar o plano do projeto, plano do próximo estágio e os documentos de estratégia. Alguns documentos que serão auxiliados pelas lições

  • Documentos de Estratégia (Comunicação, Riscos, Qualidade e Configuração);
  • Documentos de Planejamento (Plano do Projeto, Plano de Revisão de Benefícios, etc);
  • Descrição de Produto do Projeto (A.21);
  • Registro de Issue (A.12) e Risco (A.25);
  • E então, relatórios, como por exemplo o Relatório de Lições (A.15).

Algumas lições podem ter sido aprendidas com outros projetos, com a gerência corporativa ou do programa, e com organizações externas sobre os pontos fracos ou fortes de processos, procedimentos, técnicas e ferramentas usados, como foram usados e por quem.

Essa atividade, assim como outras atividades relacionadas às lições, apoiam o Princípio 2 do PRINCE2: Aprender com a Experiência. Todos os temas, na verdade, podem ser influenciados pelas lições que são incorporadas.

Além disso, a definição da equipe de gerenciamento do projeto, o Business Case preliminar (A.2), o conteúdo do Sumário do Projeto (A.19) e o Plano de Estágio (A.16) para o estágio de iniciação podem ser influenciados por lições aprendidas com projetos anteriores. As Notas de Lições serão base para o Relatório de Lições (A.15), que muitas vezes podem estar contidos no Relatório de Fim de Estágio (A.9) e no Relatório de Fim de Projeto (A.8).

 

Como o produto de gerenciamento é usado?

PRINCE2 como licoes sao usadas no PRINCE2?

 

Figura 1 – A abordagem do PRINCE2 para as lições aprendidas

A Figura 1 exemplifica como as lições são utilizadas durante o projeto PRINCE2. Sendo que o compartilhamento das mesmas ocorre de maneira constante, porém havendo destaque quando da criação dos relatórios.

As Notas de Lições, também conhecidas como Anotações de Lições, são criadas durante o processo SU pelo Gerente do Projeto. Pode ser útil a organização de um workshop para que sejam identificadas as lições relevantes ao projeto em referência. Antes de seguir para o estágio de iniciação, o Executivo avalia as lições selecionadas.

Algumas recomendações seriam:
  • Revisar os relatórios de lições de outros projetos, resultados de auditorias e revisões de projetos anteriores.
  • Revisar as lições junto à Gerência Corporativa ou de Programa;
  • Efetuar consulta a especialistas em projetos semelhantes;
  • Consultar organizações especializadas e também fornecedores.

Ao se criar o Business Case preliminar (Business Case) sempre é útil identificar alguma lição, antes de se começar a compor o mesmo, como por exemplo:

  • Nível de detalhamento da informação;
  • Nível de risco;
  • Nível de complexidade;
  • Informações que foram úteis;
  • Informações que não foram úteis;
  • etc

As lições ajudaram nas demais atividades desse processo, assim como nas atividades do processo Initiating a Project (IP) para que sejam criados os documentos de estratégia do projeto assim como os planos. Durante o processo IP, as lições serão fundamentais.

Momentos

Durante o controle do estágio, através do processo Controlling a Stage (CS) é recomendado que as Notas de Lições sejam atualizadas conforme se aprende mais com o projeto e com o estágio específico. Itens como:

  • Desempenho, e então as razões do desempenho;
  • Riscos, ou seja, como se lidou com eles;
  • Issues e como se lidou com eles;

Ao final do estágio, cria-se o Relatório de Lições que conterá as principais lições do estágio que está se encerrando, esse relatório será avaliado pelo Comitê Diretor do Projeto e outras partes interessadas. Também, as lições devem ser consideradas para que seja efetuado o planejamento do estágio subsequente (o Princípio 4 do PRINCE2 é o Gerenciamento por estágios).

Por fim, ao finalizar o projeto através do processo Closing a Project (CP), será criado o último Relatório de Lições, que conterá as principais lições a nível projeto. Esse Relatório Final, também será compartilhado com o Comitê Diretor do Projeto e com a Organização, e será utilizado para projetos futuros.

Ao se montar o Documento de Iniciação do Projeto DIP (A.20), pode se usar as lições principalmente para as questões relacionadas à Equipe, a Adaptação do PRINCE2 e também para os Controles do Projeto. Note, na figura 1 acima, que o Comitê Diretor do Projeto constantemente utiliza as lições, exatamente para auxiliar o Gerente do Projeto e a Equipe.

Embora a figura 1 apresente 2 momentos específicos para o Relatório de Lições, o mesmo pode ser criado em qualquer momento apropriado durante um projeto.

 

Quem é responsável pela criação das Notas de Lições?

O Gerente do Projeto é o responsável pela condução do(s) workshop(s) para a identificação e seleção das lições. Também é o responsável pela criação do Relatório de Lições (seja de final de estágio, seja de final de projeto).

O Comitê Diretor do projeto é responsável por revisar, considerar e aprovar o relatório de Lições, de forma que o Comitê cobra o recebimento e consideração das lições.

 

O Conteúdo das Notas de Lições

A Metodologia de Gerenciamento de Projetos PRINCE2 apresenta um template [modelo] para as Notas de Lições. Trata-se de um modelo básico, e que pode ser customizado conforme as necessidades Organizacionais e/ou do Projeto.

 

Tipo de Lição Define o tipo de lição que está sendo registrada.
Informações detalhadas sobre a lição As informações detalhadas podem incluir: Evento, Efeito, Recomendações, etc.
Data de anotação A data em que a lição foi originalmente anotada
Anotada por O nome do indivíduo ou equipe que identificou a lição
Prioridade Conforme as categorias escolhidas no projeto

Tabela 1 – Conteúdo mínimo de um registro de Notas de Lições

 

Quem fornece tais informações?

Tipo de Lição Gerente do Projeto ou quem identificou
Informações detalhadas sobre a lição Quem identificou a lição
Data de anotação Gerente do Projeto ao efetuar o registro
Anotada por Gerente do Projeto ao efetuar o registro
Prioridade Gerente do Projeto conforme categoria que pode ser definida.

Tabela 2 – Participação das partes interessadas

 

Fontes 

Há diversas fontes que podem ser utilizadas para a captura de lições, como por exemplo:

  • Relatórios de Lições de outros projetos;
  • Proposição de Projeto ou Sumário do Projeto;
  • Diário de Projeto, Registro de Issue, Registro da Qualidade e Registro de Riscos;
  • Relatório de Ponto de Controle e Relatório de Destaques;
  • Pacotes de Trabalho concluídos;
  • Planos de estágio com resultados efetivos;
  • Observação e experiência dos processos do projeto;
  • E então, Fontes externas.

 

Critérios de Qualidade 

Alguns critérios de Qualidade podem ser observados quando se trata de Aprender com a Experiência e o compartilhamento. No Livro Oficial do PRINCE2 (Gerenciando Projetos de Sucesso com PRINCE2), o apêndice E (verificação de abordagem adequada) funciona como um helth-check para o Gerenciamento do Projeto como um todo, inclusive para a questão das lições. Alguns critérios de qualidade podem ser observados, como:

  • As lições têm identificação única, incluindo informações sobre o produto a que se referem
  • Um processo de atualização das Notas de lições
  • O acesso às Notas de lições é controlado
  • E então, as Notas de lições são mantidas em lugar seguro

 

Tempo e esforço   

Conforme se pode observar até aqui, algumas pessoas podem pensar que o investimento de tempo é muito alto. Porém a realidade é que não há necessidade de empenhar muito tempo para que se possa Aprender com a Experiência. Talvez, o maior investimento, seja no início ao capturar lições anteriores. Porém, o investimento renderá frutos futuros.

Com lições anteriores, pode-se produzir com melhor qualidade uma Descrição do Produto do Projeto (A.21) para o caso de algum produto parecido.

 

Exemplo de Notas de Lições

Aqui vemos um exemplo de Notas de Lições documentado, extraído do “Projeto Caneta” (um exemplo nosso de um projeto totalmente documentado com PRINCE2). Conforme se pode observar, não há muitas informações, mas mesmo assim este documento já auxilia no aprendizado, tomada de decisão, planejamento, etc.

PRINCE2 um Exemplo de Licoes aprendidas em projetos com PRINCE2

Figura 2 – Conteúdo mínimo para Notas de Lições em formato pptx

 

O que acontece no mundo real?

Algumas organizações não se dão conta da importância que as Lições podem trazer ao Gerenciamento de Projetos. Outras, consideram importante, porém acreditam que o melhor é investir, pura e simplesmente, no desenvolvimento do produto. Há quem considere burocracia.

Algumas organizações exigem, um relatório de lições somente ao final do Projeto, relatório esse que muitas vezes é arquivado em algum repositório qualquer e que ninguém mais sabe onde encontrar. Outras, não compartilham o relatório final com as lições.

Além disso, alguns gestores de projeto, simplesmente criam um relatório final para “cumprir tabela”. As organizações que possuem um nível de maturidade[3] possuem consciência da importância e também dos benefícios das lições. Lições aprendidas, somente são aprendidas quando são realmente incorporadas. E por esse motivo, as organizações que trabalham com PRINCE2 já tratam as lições já na concepção do projeto e o Comitê Diretor solicita do Gerente do Projeto que esses trabalhos sejam efetuados, sem “terceirizar” para o PMO. Para se trabalhar bem com as lições, há que se implementar uma cultura voltada ao aprendizado, com a participação dos executivos principais.

 

Template

Além disso, o PRINCE2 já fornece a você e à sua empresa os templates de todos os documentos de Gerenciamento, de forma que você não precise reinventar a roda, além do questionário “Verificação da Abordagem Adequada” (health check), que permite que você e/ou o escritório de projetos saibam se a condução do projeto está sendo bem aplicada. Mesmo pertencendo à AXELOS Limited, sua empresa não precisa pagar para implementar a metodologia PRINCE2.

No caso das Notas de Lições, o modelo também está disponível. Baixe aqui o template em formato Excel do documento Notas de Lições e aqui para baixar o Relatório de Lições em formato Word, conforme proposto pelo PRINCE2.

 

Autor: Ernani Marques, PMP®, PgMP®, PRINCE2® Practitioner, MSP® Advanced Practitioner

Linkedin: ErnaniMarques

Atualização: 20 de julho de 2018

Referência: Nosso material de treinamento e o livro oficial do PRINCE2

 

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[1] Produtos de Gerenciamento são os documentos criados para auxiliar no Gerenciamento do Projeto

[2] As indicações entre parênteses mostram a referência do Template no Manual Oficial do PRINCE2.

[3] O nível de maturidade não está relacionado apenas a ter uma metodologia e seguir a mesma, mas está relacionado também as atitudes e comportamento das Partes Interessadas para com o Projeto.

 

 

PRINCE2® é Marca Registrada da AXELOS Limited.

 

porATHEM

PRINCE2 Benefícios

Os Benefícios do PRINCE2

Os benefícios da Metodologia PRINCE2 são bem interessantes. Então, alguns benefícios são:

  • PRINCE2 incorpora práticas e governança estabelecidas e comprovadas;
  • A metodologia pode ser aplicada a qualquer tipo projeto; Além disso, ela serve a qualquer tipo de organização;
  • PRINCE2 é amplamente reconhecido e entendido;
  • PRINCE promove linguagem comum. Logo, possibilita um vocabulário comum a todos os participantes do projeto. Portanto, um benefício prince2 é a comunicação efetiva;
  • PRINCE promove o reconhecimento explícito de Papéis e Responsabilidades; dessa forma, os participantes compreendem os papéis e necessidades de cada um. Logo, ele facilita a existência de uma estrutura definida para responsabilização, delegação, autoridade  e comunicação.
  • PRINCE2 dá foco no Produto (entregas), que clarifica (para todas as partes) o que o projeto irá entregar, por quê, quando, por quem e como. Portanto, esse foco é que os planos são desenhados para satisfazer os diferentes níveis da equipe. Então, melhora a comunicação e o controle;

Quer mais benefícios PRINCE2?

  • PRINCE2 tem planos baseados nas necessidades das equipes;
  • É baseado na Gestão por Exceção. Dessa forma, ele possibilita a eficiência e eficácia na utilização do uso e suporte da gestão executiva;
  • Tem foco na viabilidade/desejo de forma baseada no Business Case. Dessa forma, mais que concluir o projeto, o mesmo tem que trazer benefícios;
  • Tem estrutura de Relato (reporting) definida com foco econômico do projeto;
  • Stakeholders representam em diversos níveis. Imediatamente do planejamento à tomada de decisão;
  • Adotar o PRINCE2 possibilita o aprendizado e a melhoria contínua. Como resultado, ele promove o aumento da Maturidade no Gerenciamento dos Projetos;
  • Promove uma abordagem consistente para o trabalho que possibilita a reutilização dos ativos; Além disso, ele promove a mobilidade dos recursos e reduz o impacto das mudanças na equipe;
  • É uma valiosa e poderosa ferramenta de diagnóstico. Por isso, ele facilita a avaliação, garantia e auditoria do trabalho do projeto;
  • Por fim, existem diversas organizações credenciadas de consultoria e treinamento (ATO e ACO). Logo, elas podem ofertar suporte especializado.

Resumindo

Em síntese, alguns Benefícios do PRINCE2 estão listados. Logo, seus projetos, sua organização e você poderão se beneficiar de alguns deles. Ou até muito mais.

Portanto, Os Benefícios do PRINCE2 farão o gerenciamento de projetos melhorar! Confira!

 

AXELOS!!!

Por fim, AXELOS.Ltd é a proprietária do PRINCE2 e o mantém. Isso acontece desde 2013!

 

Referências Adicionais

Gerenciamento de Benefícios

Introdução ao PRINCE2

Os documentos do PRINCE2 são

A metodologia PRINCE2 é

Finalmente, A adoção do PRINCE2

 

porATHEM

Processos do PRINCE2

Metodologia de Gestão de Projetos PRINCE2

Processos do PRINCE2 servem para facilitar e padronizar o gerenciamento. 

Antes de mais nada, PRINCE2 tem como objetivo auxiliar os envolvidos em projetos de todos os portes, em qualquer ambiente, a cumprir as necessidades de custos, escalas, qualidade, escopo, riscos e benefícios. A elaboração ocorreu através de ampla consulta a partir de experiência da vida real em diversos tipos de organizações. 

Atualmente, os projetos muitas vezes envolvem trabalho em conjunto de diversas organizações (parceiras ou contratadas) para alcançar os objetivos. Dessa forma, o PRINCE2 possibilita uma linguagem comum para as empresas e fornecedores. Possibilita,Saiba que, o PRINCE2 é estruturado pela existência de TEMAS, PRINCÍPIOS e PROCESSOS. Todavia, Os temas e o princípios permeiam os processos.

No entanto, cada processo contém algumas atividades com papéis e responsabilidades já definidos. Também, durante as atividades documentos devem ser gerados ou atualizados. Assim, esses documentos já são fornecidos pela metodologia PRINCE2.

Quais são?

Aqui são, bem resumidamente, os processos de um projeto conduzido com PRINCE2:

  • Directing a Project: para atender ao comitê de projetos, através de relatórios e controles, informações necessárias às tomadas de decisões;
  • Starting up a Project: primeiro processo e que ocorre durante o pré-projeto. Visa garantir que os pré-requisitos para o início de um projeto estejam disponíveis;
  • Initiating a Project: processo de iniciação de um projeto. Aqui ocorre o planejamento e surje o ambiente controlado do PRINCE2;
  • Então, o Controlling a Stage: processo que fornece informações a respeito do andamento do projeto, alimentando as decisões de realinhamento do projeto;
  • Managing a Stage Boundary: processo que garante o monitoramento e controle do projeto. Verifica o cumprimento do curso pré-estabelecido do projeto, e gera reação aos eventos inesperados;
  • Closing a Project: processo que garante o encerramento controlado de um projeto;
  • Por fim, Managing Product Delivery: processo que garante a criação e a entrega de produtos conforme critérios pré-estabelecidos;

Desde já, saiba que os nomes dos processos PRINCE2 não são traduzidos.

 

Conheça mais sobre os processos do PRINCE2

Então, Conheça mais sobre o PRINCE2
 

Outras Referências

Por fim, veja outras referências que são de seu interesse!


AXELOS!!!

Assim, AXELOS.Ltd é a proprietária do PRINCE2 e o mantém. Isso acontece desde 2013!

 

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