Managing Successful Programmes (MSP®)
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Gerenciamento de Programas (Managing Successful Programmes)- Fase Pre-transição
Esse artigo trata de uma das atividades que ocorrem durante a fase “Realizar os Benefícios” de acordo com a abordagem do Managing Successful Programmes (MSP[1]). O MSP representa boas práticas comprovadas na gestão de programa para entregar com sucesso a mudança transformacional e é elaborado a partir das experiências de organizações do setor público e do setor privado; e se relaciona muito bem à Metodologia de Gerenciamento de projetos PRINCE2® (PRojects in a Controlled Environment), assim como com os demais componentes de Melhores Práticas da Axelos (figura 1).
O framework MSP tem 3 conceitos fundamentais, que não serão detalhados no artigo, que são: princípios, temas de governança e o fluxo transformacional. A fase de realização de benefícios é encontra-se no fluxo transformacional.
Figura 1 – Melhores práticas da AXELOS
A figura 2 representa a ligação dos princípios, temas e do fluxo transformacional. Os princípios refletem as características de programas bem sucedidos. Se os princípios forem observados quando da aplicação dos demais componentes do guia MSP, o programa terá maior propensão a atingir os seus objetivos. Os princípios são (anel externo da fig.2):
Figura 2 – O framework do MSP e conceitos fundamentais
A governança é um modelo de controle através do qual programas entregam os seus objetivos de mudança e permanecem dentro da visibilidade e controle da corporação. Um programa precisa de uma governação transparente e aberta, para ser bem sucedido. Através dele haverá a negociação dos recursos necessários, gerir os recursos, e ajustar às mudanças nos contextos organizacionais enquanto entregam seus resultados e benefícios esperados. Os temas de governança MSP são (anel intermediário da figura 2):
A parte interna (fig.2) apresenta o fluxo das transformações que a organização necessita para que os benefícios sejam realizados e o valor agregado a organização seja alcançado. Uma outra visão (mais sequencial) pode ser obtida através da figura 3. A figura 3 é proposta para que se possa perceber, para quem conhece o método de gerenciamento de projetos PRINCE2[2], como há uma semelhança entre os dois, e facilitar a compreensão.
Figura 3 – O fluxo das transformações do MSP [2]
*Veja a atuação do BCM (Business Change Manager) em responsabilidades, abaixo.
Onde os processos são usados:
O processo Realizing the Benefits, que está contido no fluxo das transformações do MSP (veja figura 3 acima), incorpora o planejamento, a gestão da transição para novas formas de trabalho e à realização dos resultados, assegurando ao mesmo tempo que a estabilidade operacional e desempenho das operações são mantidas. As atividades deste processo são repetidos conforme necessário para cada tranche do programa.
A figura 4 apresenta uma visão geral do processo Realizing the Benefits, com as entradas mínimas, os principais controles, os principais papeis, as 3 atividades fundamentais e as saídas mínimas resultantes.
Figura 4 – Visão do processo Realizing the Benefits
Gerenciamento antes da transição é de fundamental importância para garantir que a organização está realmente preparada para a mudança que está por acontecer. Basicamente é o planejamento da transição. Há diversas consequências que podem ocorrer caso a pré-transição não seja bem efetuada, como: interrupção de serviços, não compreensão das necessidades da transição, falha nas mudanças culturais e comportamentais e atraso na materialização dos benefícios. Alguns benefícios desse bom planejamento podem ser a antecipação de riscos, antecipação de outras necessidades não levantadas e saber como acompanhar a transição.
Na elaboração do plano, deve se considerar itens como a equipe e suas práticas de trabalho, tecnologia, informação, instalações definitivas e instalações temporárias, nível de suporte, questões relacionadas à cultura e a manutenção operacional.
Esses tópicos fundamentais podem ser considerados como pré-requisitos para uma boa transição. Todavia, não há receita de bolo. Cada programa possui suas próprias características com necessidades específicas. O fato é que o bom planejamento da transição irá minimizar problemas e/ou prepara a organização para uma transição mais suave possível.
O gerenciamento das transições envolve Iniciar a transição de fato, estabelecer arranjos específicos para suporte, a transição propriamente dita, revisão da transição e gerenciar o alcance dos objetivos. A transição em si, deve levar em consideração o planejamento previamente efetuado e os arranjos para acompanhamento, contingência e ajustes necessários que poderão ser incluídos em outros projetos dentro do programa. As áreas operacionais precisam estar preparadas e o plano de transição precisa ser revisto para refletir as atividades necessárias corretamente. A coordenação das atividades, conforme planejado, será de fundamental importância para o sucesso da transição. Ações para garantir o suporte e contingência também precisam ser revisadas.
Gerenciamento após transição tem como objetivo que os objetivos sejam alcançados de maneira mais eficiente e eficaz. Considerações importantes, e alinhadas ao planejamento da transição, devem ser efetuados em relação à medição dos benefícios, eliminação de acessos existentes anteriormente, remoção de formas de trabalho que existiam anteriormente, respostas a solicitações de mudança, o acompanhamento dos benefícios e fundamentalmente o relato dos benefícios.
Enfim, a figura 4 apresenta os principais atores e/ou contribuintes durante o processo, porém não se limita a eles. De modo geral, o Senior Responsible Owner (SRO) irá efetuar as aprovações, o Program Manager atuará como um contribuinte e deverá efetuar o Plano de Transição, o Program Office (ou equipe) também contribuirá no planejamento e coleta de informações, e o principal protagonista será o Business Chance Manager (BCM), que poderá se um indivíduo ou um grupo, garantindo que todas as atividades para a realização dos benefícios se materializem.
Note que o Program Manager é responsável pela entrega das novas capacidades enquanto que a Realização dos Benefícios é responsabilidade do Business Change Manager e garantir que essas capacidades sejam bem absorvidas pela operação, afinal de contas o BCM é o melhor conhecedor do ambiente de negócios e ambiente operacional. Obviamente, o trabalho em conjunto é fundamental.
Dependendo do tamanho do programa, ou abrangência, o Business Change Manager poderá liderar um grupo Business Change Team (BCT).
Os princípios do MSP auxiliam muito no sucesso do programa e devem ser aplicados junto aos temas de governança assim com como nos processos do fluxo das transformações.
Mesmo um programa bem elaborado e bem conduzido, se não levar em consideração as necessidades da transformação (mudança organizacional), poderá ser tão prejudicial quanto um programa mal elaborado e mal conduzido. Assim, todas as etapas do MSP, foram elaboradas de maneira a ampliar o sucesso do programa. E o sucesso do programa está intimamente relacionado à ótima identificação e definição do mesmo. Pois, nessas etapas, são identificados os benefícios e os valores organizacionais que serão importantes para transformar a organização de hoje em uma organização melhor no futuro.
Benefício: Um benefício é a melhoria mensurável resultante de um resultado percebido como uma vantagem por uma ou mais partes interessadas, o que contribui para um ou mais objetivo organizacional (s). – AXELOS
Programa: Segundo o MSP da AXELOS, Programa é uma organização flexível e temporária criada para coordenar e supervisionar a implementação de um conjunto de projetos e atividades relacionados para entrega de resultados e benefícios que estejam relacionados aos Objetivos Estratégicos da Organização. Segundo o Standard de Gerenciamento de Programas do PMI, programa é um grupo de Projetos, subprogramas e atividades (relacionados) que são gerenciados de forma coordenada para obter benefícios que não seriam possíveis se fossem gerenciados individualmente.
Valor: Os benefícios entregues na proporção dos recursos colocados em adquiri-los. – AXELOS
Bibliografia: AXELOS Limited. 2011. Managing a Successful Programmes (MSP). London: TSO (The Stationery Ofice) Publishing
Autor: Ernani Marques, PgMP, PMP, PRINCE2, CBAP, MSP, MoP, P3O, MoV, MoR, ITIL & COBIT 5. Treinador official MSP, PRINCE2, COBIT 5
Revisão e contribuição: Farhad Abdollahyan, MSc, PMP, RMP, OPM3P, IPMA-D, CCP, C31000, MoP, P3O, MoV, Mor, MSP & PRINCE2. APMG Portfolio, Programme and Project Registered Consultant™ . PMI Registered Consulting Provider – RCP®
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