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Produto de Gerenciamento: Notas de Lições
Esse artigo se relaciona aos chamados Produtos de Gerenciamento[1] dos projetos conduzidos com a Metodologia de Gerenciamento de projetos PRINCE2® (PRojects in a Controlled Environment).
As lições aprendidas auxiliam em muitos aspectos em um Projeto; só para se ter ideia, no livro oficial do PRINCE2 o termo "lições aprendidas" aparecem mais de 180 vezes, mais que o dobro que no PMBok que aparece por volta de 76 vezes.
Nesse segundo artigo, nosso foco será no Documento de Gerenciamento – Notas de Lições (A.14)[2] e forneceremos as seguintes informações:
Um dos princípios em PRINCE2® é que a equipe do projeto deve aprender com a experiência.
As equipes de projeto PRINCE2 devem aprender a partir de projetos anteriores, e também com o projeto atual. Portanto, devem tomar a iniciativa de descobrir e utilizar as lições aprendidas e levá-las em conta durante a vida do projeto. Projetos são exclusivos, o que significa que sempre há algo novo, o que cria um elemento de risco em cada projeto. Pode-se também dizer que cada projeto tem algumas incógnitas que devem ser investigadas. E então agora você pode ver por que o PRINCE2® incita a equipe do projeto a tomar a iniciativa necessária para aprender com projetos similares que podem ter sido feitos na mesma empresa. Em caso negativo, obter aconselhamento de pessoas de fora, como consultores externos.
O princípio de aprender com a experiência abrange todo o ciclo de vida do projeto, desde o processo Starting Up a Project, passando pelo projeto inteiro e indo até o processo Closing a Project. Assim, Qualquer lição aprendida durante o projeto deve ser documentada. E então, as lições documentadas devem ser repassadas e também ser disponibilizadas para projetos futuros.
O PRINCE2® também realça que constitui responsabilidade de todos os envolvidos no projeto procurar e capturar lições aprendidas, em vez de esperar que alguém as forneça.
Em um projeto PRINCE2, há 2 documentos de gerenciamento relacionados às lições: Relatório de Lições e as Notas de Lições. As Notas de Lições já começam a ser trabalhadas no processo Starting up a Project (SU), e que tem como objetivo fornecer ao Comitê Diretor do Projeto determinadas informações para auxiliar a tomada de decisão e preparar o plano de estágio de iniciação. Os processos PRINCE2 são compostos de atividades e “Capturar as Lições” de outros projetos é a segunda atividade do processo SU. As lições poderão auxiliar no desenvolvimento do:
O propósito do processo Initianing a Project (IP) é estabelecer sólidos fundamentos para o projeto, de forma que o Comitê Diretor do Projeto possa sustentar o go/no go decisivo e preparar o plano do projeto, plano do próximo estágio e os documentos de estratégia. Alguns documentos que serão auxiliados pelas lições
Algumas lições podem ter sido aprendidas com outros projetos, com a gerência corporativa ou do programa, e com organizações externas sobre os pontos fracos ou fortes de processos, procedimentos, técnicas e ferramentas usados, como foram usados e por quem.
Essa atividade, assim como outras atividades relacionadas às lições, apoiam o Princípio 2 do PRINCE2: Aprender com a Experiência. Todos os temas, na verdade, podem ser influenciados pelas lições que são incorporadas.
Além disso, a definição da equipe de gerenciamento do projeto, o Business Case preliminar (A.2), o conteúdo do Sumário do Projeto (A.19) e o Plano de Estágio (A.16) para o estágio de iniciação podem ser influenciados por lições aprendidas com projetos anteriores. As Notas de Lições serão base para o Relatório de Lições (A.15), que muitas vezes podem estar contidos no Relatório de Fim de Estágio (A.9) e no Relatório de Fim de Projeto (A.8).
Figura 1 – A abordagem do PRINCE2 para as lições aprendidas
A Figura 1 exemplifica como as lições são utilizadas durante o projeto PRINCE2. Sendo que o compartilhamento das mesmas ocorre de maneira constante, porém havendo destaque quando da criação dos relatórios.
As Notas de Lições, também conhecidas como Anotações de Lições, são criadas durante o processo SU pelo Gerente do Projeto. Pode ser útil a organização de um workshop para que sejam identificadas as lições relevantes ao projeto em referência. Antes de seguir para o estágio de iniciação, o Executivo avalia as lições selecionadas.
Ao se criar o Business Case preliminar (Business Case) sempre é útil identificar alguma lição, antes de se começar a compor o mesmo, como por exemplo:
As lições ajudaram nas demais atividades desse processo, assim como nas atividades do processo Initiating a Project (IP) para que sejam criados os documentos de estratégia do projeto assim como os planos. Durante o processo IP, as lições serão fundamentais.
Durante o controle do estágio, através do processo Controlling a Stage (CS) é recomendado que as Notas de Lições sejam atualizadas conforme se aprende mais com o projeto e com o estágio específico. Itens como:
Ao final do estágio, cria-se o Relatório de Lições que conterá as principais lições do estágio que está se encerrando, esse relatório será avaliado pelo Comitê Diretor do Projeto e outras partes interessadas. Também, as lições devem ser consideradas para que seja efetuado o planejamento do estágio subsequente (o Princípio 4 do PRINCE2 é o Gerenciamento por estágios).
Por fim, ao finalizar o projeto através do processo Closing a Project (CP), será criado o último Relatório de Lições, que conterá as principais lições a nível projeto. Esse Relatório Final, também será compartilhado com o Comitê Diretor do Projeto e com a Organização, e será utilizado para projetos futuros.
Ao se montar o Documento de Iniciação do Projeto DIP (A.20), pode se usar as lições principalmente para as questões relacionadas à Equipe, a Adaptação do PRINCE2 e também para os Controles do Projeto. Note, na figura 1 acima, que o Comitê Diretor do Projeto constantemente utiliza as lições, exatamente para auxiliar o Gerente do Projeto e a Equipe.
Embora a figura 1 apresente 2 momentos específicos para o Relatório de Lições, o mesmo pode ser criado em qualquer momento apropriado durante um projeto.
O Gerente do Projeto é o responsável pela condução do(s) workshop(s) para a identificação e seleção das lições. Também é o responsável pela criação do Relatório de Lições (seja de final de estágio, seja de final de projeto).
O Comitê Diretor do projeto é responsável por revisar, considerar e aprovar o relatório de Lições, de forma que o Comitê cobra o recebimento e consideração das lições.
A Metodologia de Gerenciamento de Projetos PRINCE2 apresenta um template [modelo] para as Notas de Lições. Trata-se de um modelo básico, e que pode ser customizado conforme as necessidades Organizacionais e/ou do Projeto.
| Tipo de Lição | Define o tipo de lição que está sendo registrada. |
| Informações detalhadas sobre a lição | As informações detalhadas podem incluir: Evento, Efeito, Recomendações, etc. |
| Data de anotação | A data em que a lição foi originalmente anotada |
| Anotada por | O nome do indivíduo ou equipe que identificou a lição |
| Prioridade | Conforme as categorias escolhidas no projeto |
Tabela 1 – Conteúdo mínimo de um registro de Notas de Lições
| Tipo de Lição | Gerente do Projeto ou quem identificou |
| Informações detalhadas sobre a lição | Quem identificou a lição |
| Data de anotação | Gerente do Projeto ao efetuar o registro |
| Anotada por | Gerente do Projeto ao efetuar o registro |
| Prioridade | Gerente do Projeto conforme categoria que pode ser definida. |
Tabela 2 – Participação das partes interessadas
Há diversas fontes que podem ser utilizadas para a captura de lições, como por exemplo:
Alguns critérios de Qualidade podem ser observados quando se trata de Aprender com a Experiência e o compartilhamento. No Livro Oficial do PRINCE2 (Gerenciando Projetos de Sucesso com PRINCE2), o apêndice E (verificação de abordagem adequada) funciona como um helth-check para o Gerenciamento do Projeto como um todo, inclusive para a questão das lições. Alguns critérios de qualidade podem ser observados, como:
Conforme se pode observar até aqui, algumas pessoas podem pensar que o investimento de tempo é muito alto. Porém a realidade é que não há necessidade de empenhar muito tempo para que se possa Aprender com a Experiência. Talvez, o maior investimento, seja no início ao capturar lições anteriores. Porém, o investimento renderá frutos futuros.
Com lições anteriores, pode-se produzir com melhor qualidade uma Descrição do Produto do Projeto (A.21) para o caso de algum produto parecido.
Aqui vemos um exemplo de Notas de Lições documentado, extraído do “Projeto Caneta” (um exemplo nosso de um projeto totalmente documentado com PRINCE2). Conforme se pode observar, não há muitas informações, mas mesmo assim este documento já auxilia no aprendizado, tomada de decisão, planejamento, etc.
Figura 2 – Conteúdo mínimo para Notas de Lições em formato pptx
Algumas organizações não se dão conta da importância que as Lições podem trazer ao Gerenciamento de Projetos. Outras, consideram importante, porém acreditam que o melhor é investir, pura e simplesmente, no desenvolvimento do produto. Há quem considere burocracia.
Algumas organizações exigem, um relatório de lições somente ao final do Projeto, relatório esse que muitas vezes é arquivado em algum repositório qualquer e que ninguém mais sabe onde encontrar. Outras, não compartilham o relatório final com as lições.
Além disso, alguns gestores de projeto, simplesmente criam um relatório final para “cumprir tabela”. As organizações que possuem um nível de maturidade[3] possuem consciência da importância e também dos benefícios das lições. Lições aprendidas, somente são aprendidas quando são realmente incorporadas. E por esse motivo, as organizações que trabalham com PRINCE2 já tratam as lições já na concepção do projeto e o Comitê Diretor solicita do Gerente do Projeto que esses trabalhos sejam efetuados, sem “terceirizar” para o PMO. Para se trabalhar bem com as lições, há que se implementar uma cultura voltada ao aprendizado, com a participação dos executivos principais.
Além disso, o PRINCE2 já fornece a você e à sua empresa os templates de todos os documentos de Gerenciamento, de forma que você não precise reinventar a roda, além do questionário “Verificação da Abordagem Adequada” (health check), que permite que você e/ou o escritório de projetos saibam se a condução do projeto está sendo bem aplicada. Mesmo pertencendo à AXELOS Limited, sua empresa não precisa pagar para implementar a metodologia PRINCE2.
No caso das Notas de Lições, o modelo também está disponível. Baixe aqui o template em formato Excel do documento Notas de Lições e aqui para baixar o Relatório de Lições em formato Word, conforme proposto pelo PRINCE2.
Linkedin: ErnaniMarques
Atualização: 20 de julho de 2018
Referência: Nosso material de treinamento e o livro oficial do PRINCE2
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[1] Produtos de Gerenciamento são os documentos criados para auxiliar no Gerenciamento do Projeto
[2] As indicações entre parênteses mostram a referência do Template no Manual Oficial do PRINCE2.
[3] O nível de maturidade não está relacionado apenas a ter uma metodologia e seguir a mesma, mas está relacionado também as atitudes e comportamento das Partes Interessadas para com o Projeto.
porATHEM
Produto de Gerenciamento: Business Case Preliminar
Introdução
Esse artigo é parte da nova série de artigos proposta pela Management Plaza e se relaciona aos chamados Produtos de Gerenciamento[1] dos projetos conduzidos com a Metodologia de Gerenciamento de projetos PRINCE2® (PRojects in a Controlled Environment).
Nesse primeiro artigo, nosso foco será no Business Case Preliminar (A.2)[2] e nosso objetivo é fornecer as seguintes informações para cada produto de gerenciamento:
O Business Case preliminar é o primeiro documento relacionado ao tema Business Case e é criado no pré-projeto, durante o processo Starting up a Project (SU). Essa versão do Business Case, na verdade, faz parte do documento chamado Sumário do Projeto (A.19); e fornece uma visão superficial do projeto, de forma que o Comitê Diretor do Projeto possa julgar o valor que o mesmo traz para a organização.
Os passos para a criação do Business Case são:
O documento Business Case Preliminar é expandido para o documento Business Case detalhado durante o estágio de iniciação (que é um estágio de planejamento). Isso é feito no processo chamado IP (Initiating a Project). Após a criação do Business Case detalhado, o mesmo é mantido atualizado (a atualização ocorre ao final de cada estágio de gerenciamento) com as informações do projeto, como por exemplo: custos reais, nova análise do ROI, sumário dos riscos, prazos etc. Trata-se de um documento vivo para mostrar a Viabilidade Contínua do Projeto (conforme Princípio 1 do PRINCE2).
Figura 1 – A abordagem do PRINCE2 para o tema Business Case
O Business Case é o único documento de gerenciamento que está na linha do Comitê Diretor, uma vez que o Executivo é o responsável pela criação do documento. Todos os outros documentos relacionados ao Business Case, ou versões do mesmo, são de responsabilidade do Gerente do projeto.
O Business Case preliminar é basicamente uma versão light do Business Case detalhado, de forma que iniciamos com o esboço que é expandido para o Business Case detalhado. Este documento declara por quais motivos o projeto vale a pena ser conduzido e, portanto, é usado para justificar o mesmo.
Nesse ponto bastante inicial da vida do projeto, o Business Case conterá apenas informações de alto-nível, porém são informações suficientes para auxiliar o Comitê Diretor do Projeto para tomar sua primeira decisão, que é autorizar o Estágio de Iniciação. O Business Case detalhado fará parte do Documento de Iniciação do Projeto (DIP) no estágio de iniciação e fornecerá uma base para a criação do Plano de Revisão de Benefícios (A.1).
Imaginemos que sua organização tem 20 idéias para novos projetos de 8 departamentos diferentes e com um orçamento limitado. Faz-se então necessário haver uma avaliação se os projetos são realmente viáveis, com base no melhor investimento e se o projeto está alinhado às direções estratégicas. Assim, a organização escolhe quais projetos são viáveis e quais não são. O Business Case Preliminar faz parte do Sumário do Projeto, que é enviado ao Comitê Diretor do Projeto para a tomada de decisão.
Figura 2 – A criação do Business Case Preliminar
O executivo é o responsável pela criação do Business Case Preliminar (também chamado de esboço de Business Case) e será auxiliado por outras pessoas, como o Usuário Principal, o Fornecedor Principal e o Gerente do Projeto.
A Metodologia de Gerenciamento de Projetos PRINCE2 apresenta um template [modelo] para o Business Case. O mesmo template é utilizado para o Business Case Preliminar e para o Business Case detalhado, porém as informações deste último têm um nível de detalhamento, ou de qualidade de informação, ainda melhor.
| Razões | São as razões para se fazer o projeto (geralmente informações extraídas da Proposição do Projeto) e como elas se alinham ao direcionamento estratégico da organização, como por exemplo: redução nas vendas, processos obsoletos, perda de market-share. |
| Benefícios Esperados | Esta é uma lista de cada benefício, apresentada de forma mensurável, como por exemplo: aumento nas vendas em 20% nos próximos 3 anos. Os benefícios esperados serão usados também para a Criação de um documento de gerenciamento chamado Plano de Revisão de Benefícios. |
| Contra-benefícios esperados | De acordo com o PRINCE2, um contra-benefício é um resultado visto como negativo por uma ou mais partes interessadas, como por exemplo uma aplicação de vendas online a ser desenvolvida, em que 50% da equipe de vendas buscará novas oportunidades no mercado. |
| Prazos | São as datas de início e fim do projeto e quando os benefícios passarão a ser materializados, como por exemplo 5% de aumento nas vendas 6 meses após a conclusão do projeto. |
| Custos | São os Custos do Projeto e também os custos de manutenção. |
| Análise do Investimento | Cálculo do ROI, payback, análise de custo-benefício, NPV etc. |
| Riscos | Este é um resumo dos principais riscos, que poderão ser extraídos da Proposição do Projeto, do Diário do Projeto e do Registro de Riscos. |
Tabela 1 – Conteúdo mínimo de um Business Case
| Razões | A Gerência Corporativa ou o Gerente do Programa criam a proposição do projeto.O Usuário Principal contribui com um conjunto substancial de informações. |
| Benefícios Esperados | As informações serão fornecidas pelo Usuário Principal, visto que este conhece o negócio e a operação e portanto tem condições de fornecer uma lista dos possíveis benefícios. |
| Contra-benefícios esperados | Também fornecidos pelo usuário principal. |
| Prazos | O fornecedor principal fornecerá uma estimativa de quando o produto final estará disponível, com base nas informações e características do produto que estão descritas no documento chamado Descrição do Produto do Projeto. O Usuário Principal proverá as informações de quando os benefícios poderão ser materializados e como esses benefícios aumentarão ou diminuirão ao longo do tempo. Estas informações requerem a previsão de entrega do Produto Final. |
| Custos | O Fornecedor Principal providenciará uma estimativa dos custos, com base nas informações e características do produto, as quais estão descritas no documento Descrição do Produto do Projeto.O item Custos também poderá fornecer dados relacionados aos custos futuros de manutenção e operação. |
| Análise do Investimento | O Executivo é responsável por estas informações, porém o Usuário Principal ou alguém do Departamento Financeiro pode prestar tal assistência.É importante rever e verificar as informações fornecidas pelo Usuário Principal, pois ele/ela poderá ficar bastante entusiasmado com os benefícios e eventuais exageros devem ser identificados. |
| Riscos | Os riscos poderão ser fornecidos por quaisquer partes interessadas, as quais devem ser encorajadas a fornecer tais dados. |
Tabela 2 – Participação das partes interessadas
O Gerente do Projeto auxilia na criação do Business Case Preliminar e fornece o suporte necessário ao Executivo. Ele poderá organizar workshops para:
Conforme se pode observar no exemplo abaixo, não há que se juntar muitos dados, pois muitas informações são relacionadas no documento Sumário do Projeto. Uma vez que a Descrição do Produto do Projeto (A.21) esteja completa; o Fornecedor Principal poderá fornecer estimativas de prazo e custo. O Usuário Principal já terá uma ótima idéia dos benefícios esperados e deverá verificar se tais benefícios são realmente factíveis de serem alcançados e se todos estão incluídos no Business Case. O Usuário Principal também será responsável por materializar os benefícios, tão logo os produtos estejam concluídos.
O Gerente do Projeto está principalmente preocupado em manter o andamento do projeto, organizar e facilitar os workshops necessários para a coleta das informações. A quantidade de tempo e esforço para essas atividades variará em função da disponibilidade das informações e também da qualidade das mesmas.
Aqui vemos um exemplo de um Business Case Preliminar documentado, extraído do “Projeto Caneta” (um exemplo nosso de um projeto totalmente documentado com PRINCE2). Conforme se pode observar, não há muitas informações, mas mesmo assim este documento já auxilia a organização para a tomada de decisão.
Figura 3 – Conteúdo mínimo de um Business Case em formato pptx
Algumas organizações iniciam a criação de um Business Case detalhado bem no início do projeto, o que poderá representar um investimento mais alto e uma perda de tempo, caso o projeto não siga em frente. Assim, uma boa prática é iniciar com um esboço do Business Case, conforme detalhamos no presente artigo.
Algumas organizações consideram o Business Case como um documento estático usado apenas para a criação do Termo de Abertura do Projeto e nunca mais efetuam uma revisão, de modo a saberem se o projeto continua sendo bom para a organização. Todavia, esse documento deve ser “vivo” (atualizado constantemente) e confrontado em relação às mudanças pelas quais toda organização passa.
Outras organizações não criam o documento, o que pode parecer bastante ineficaz e ineficiente, mas constitua a realidade vigente, conduzindo projetos por feeling. Por exemplo, muitos executivos ficam extremamente ansiosos com a concepção do projeto e querem iniciá-lo o mais rápido possível, como se fosse um mutirão. Outras vezes o fazem apenas com uma parcela do orçamento necessário e sem ter investido algum tempo na análise de viabilidade (econômica, financeira, técnica etc), investindo somente tal parcela de orçamento na iniciativa, até um ponto em que acreditam não poderem mais voltar atrás, precisando assim concluir o projeto a qualquer custo. Tais projetos são os chamados projetos pet (“projetos de estimação”, que os executivos não querem largar).
Temos ciência de ótimos Gerentes de Projetos que sequer jamais viram um Business Case. Em muitos casos, o Gerente do Projeto viu tal documento nos preâmbulos do projeto e lá ficou arquivado e “empoeirado”. Contudo, mais e mais organizações vêm percebendo a importância de se ter um Business Case, iniciado com um Business Case Preliminar que lhes ajude na priorização e na tomada de decisões, além de manter o documento atualizado para constatar a justificativa contínua para o Projeto, conforme preconizam o PRINCE2 e o COBIT® (“Um Modelo de Negócio para a Governança e para a Gestão de TI da Organização” - Framework de Governança do ISACA).
O PRINCE2 já fornece a você e à sua empresa os templates de todos os documentos de Gerenciamento, de forma que você não precise reinventar a roda, além do questionário “Verificação da Abordagem Adequada” (health check), que permite que você e/ou o escritório de projetos saibam se a condução do projeto está sendo bem aplicada. Mesmo pertencendo à AXELOS Limited, sua empresa não precisa pagar para implementar a metodologia PRINCE2.
No caso do Business Case Preliminar Detalhado, o modelo dos documentos é exatamente o mesmo. Baixe Business Case o template em formato Word do documento Business Case, conforme proposto pelo PRINCE2.
[1] (Produtos de Gerenciamento são os documentos criados para auxiliar no Gerenciamento do Projeto)
[2] As indicações entre parênteses mostram a referência do Template no Manual Oficial do PRINCE2.
