Categoria PRINCE2

porATHEM

Gestão de Benefícios pela abordagem britânica de Gestão de Projetos e Programas:

Managing Successful Programmes - MSP

Livro MSP managing successful programmes

Introdução

Esse artigo tem como objetivo apresentar como a gestão de benefícios[1] funciona na abordagem britânica de gestão de projetos (PRINCE2®[2]) e programas (MSP®[3] - Managing Successful Programmes), e assim mostrar como projetos mal concebidos podem ser cancelados antes de se investir muito tempo e dinheiro em projetos que não valerão a pena. Mesmo na existência de gestão de portfólios (MoP®[4]) implementada na organização, essa abordagem ajudará sua organização na prevenção de uso de recursos escassos em projetos não interessantes.

Os tópicos que são abordados

  • Conceitos
  • Os documentos que podem ser úteis
  • Inferência
  • Caso real
  • Conclusão
  • Bibliografia
Conceitos

Na abordagem britânica para portifolios, programas e projetos as definições são extremamente claras e objetivas para eliminar confusões corriqueiras que surgem e, então, podem prejudicar em algum momento dos trabalhos. Um exemplo é a definição e distinção entre de saída, capacidade, resultado e benefícios. Portanto, a clareza dessas definições permite o foco correto em cada momento e ajuda a identificar atividades e grupos de específicos stakeholders para cada ponto em especial.

Saída (deliverables ou entregas) - representa o que o projeto criou, em outras palavras são produtos especialistas que são passados para o(s) usuário(s).  

Resultado -  Resultado da mudança, normalmente afetando o comportamento e/ou circunstâncias do mundo real. Resultados são desejáveis quando a mudança for concebida. Em outras palavras, é o que ocorre uma vez que se usam as saídas do projeto (se for usado de fato).

Capacidades -  Um conjunto completo de saídas de projetos necessário para a entrega de um resultado.  

Benefícios - melhorias mensuráveis resultantes de um resultado percebido como vantagem.


A figura abaixo exemplifica.

Saídas - Capacidades - Resultados - Benefícios do MSP

Os documentos que podem ser úteis

Existem um conjunto de documentos que podem ser uteis para o propósito de gerenciamento eficaz dos benefícios que o s projetos poderão ajudar a trazer para sua organização, além de prevenir, conforme já informado, que projetos mal idealizados sejam conduzidos pela sua organização. Aqui estão eles descritos de maneira bem breve. *Note que os documentos abaixo sugeridos não significam exatamente burocracia. O nível de formalidade requerido está associado ao nível requerido pela sua organização.

Planos
  • Plano de Revisão de Benefícios – esse é um documento sugerido ao nível do Projeto (metodologia de gestão de projetos PRINCE2). Usa-se um Plano de Revisão de Benefícios para definir como e quando a obtenção dos benefícios esperados do projeto poderá ser medida. Assim, o plano é apresentado ao Executivo durante o processo Initiating a Project, atualizado a cada limite de estágio (se necessário) e usado durante o processo Closing a Project para definir quaisquer revisões de benefícios necessárias pós-projeto. Ajuda a manter o foco nos benefícios esperados.
    1. Conteúdo mínimo sugerido
      • o escopo do Plano de Revisão de Benefícios, então abrangendo os benefícios que serão medidos;
      • quem presta conta pelos benefícios esperados; 
      • como medir o alcance dos benefícios esperados e, então, quando podem ser medidos;
      • que recursos são necessários para realizar o trabalho de revisão;
      • medições da linha de base a partir das quais as melhorias serão calculadas;
      • e então, como o desempenho do produto do projeto será revisado.
  • Plano de Realização de Benefícios – esse é um documento sugerido ao nível do Programa (MSP), mas pode ser usado também se for o caso ao nível do projeto, ou um mix desse item ao item 1. Isso está relacionado ao que a abordagem britânica chama de adaptação. Usado para controlar realização de benefícios em todo o programa e definir controles de revisão. Enquanto o item 1 foca em revisão, o item 2 foca em realização de fato.
    1. Conteúdo mínimo sugerido
      • um cronograma detalhando quando cada benefício será realizado;
      • marcos apropriados com probabilidade de sucesso; 
      • esforço estimado e os custos associados ao plano; 
      • detalhe de cronogramas de transição; 
      • cronograma de relatórios focados em benefícios; 
      • relação entre resultados e benefícios; 
      • datas em resultados específicos estarão disponíveis; 
      • dependências externas ao programa; 
      • detalhes de qualquer atividade de transferência e incorporação para melhorar o processo de realização de benefícios; 
      • e então, referência à forma como a realização benefícios serão mantidas após o encerramento do programa
Mapa
  • Mapa de Realização de Beneficios – poderosa ferramenta que permite ilustrar a relação sequencial entre os benefícios e respectivas dependências. Ajuda também na priorização de projetos (ou atividades) e resolução de issues e riscos. Esse mapa está ao nível do programa, mas também pode ser usado ao nível do projeto se for o caso.
    1. Conteúdo mínimo sugerido
      1. benefícios e malefícios, incluindo os de curto, médio e longo prazo
      2. saídas 
      3. capacidades
      4. resultados
      5. objetivos estratégicos 
      6. dependências (entre benefícios, em saídas dos projetos, em capacidades e resultados);
      7. mudanças de negócios adicionais para permitir a realização de benefícios;
      8. e então, outras dependências externas.

Do livro MSP - Gerenciamento de Programas

Melhor em estilo visual

Perfil
  • Perfil de benefícios – Usado para definir cada benefício (e malefícios) e fornecer uma compreensão detalhada do que será envolvido e como o benefício será realizado. O objetivo é não permitir que os benefícios sejam escritos em apenas uma linha (muito comum esse erro, não é?). Essa descrição está ao nível do programa, mas também pode ser usado ao nível do projeto se for o caso.
    1. Conteúdo mínimo sugerido
      • número de referência ou identificador;
      • descrição do benefício;
      • objetivos do programa ou organizacionais suportados e, então, os resultados observáveis;  
      • categoria ou categorias que são apropriados para os benefícios;
      • KPIs nas operações de negócios que serão afetados pelo benefício;
      • níveis de desempenho atuais ou da linha de base;
      • custos de realização do benefício;
      • capacidades exigidas para o benefício a ser realizado;
      • resultados que precisam prontos para permitir a realização de benefícios;
      • mudanças de negócios, ou seja, necessários para realização;
      • problemas e riscos relacionados com a plena realização do benefício; 
      • quaisquer dependências de eventos contributivo;
      • quem é responsável pela realização desse benefício;
      • atribuição, ou seja, o proprietário benefício e área de operações que irá receber esse benefício;
      • e então, medição (financeira, sempre que possível
Estratégia
  • Estratégia de Realização de Benefícios – Define a abordagem para realização de benefícios e o modelo em que a realização será alcançado. Esse documento está ao nível do programa, mas também pode ser usado ao nível do projeto se for o caso.
    1. Conteúdo mínimo sugerido
      • Escopo;
      • Métodos de medição;
      • Uma descrição das funções, papéis, prestação de contas e responsabilidades;
      • Prioridades; 
      • Processos; 
      • As relações entre capacidades e, então, resultados;
      • Categorias; 
      • qualquer informação organizacional específica importante;
      • ferramentas, sistemas e fontes de informação;
      • fatores críticos de sucesso; 
      • Esclarecimento de benefícios relacionados com a terminologia; 
      • O processo de revisão e avaliação; 
      • E então, normas e padrões
Inferência

Está parecendo burocrático ou com muita informação? Antes de pensar nisso, vamos pensar: primeiro A) se sua organização está investindo em um projeto benefícios são esperados e precisam ser materializados. B) quanto se espera de benefícios? C) quando serão materializados. D) esses documentos e informações são sugeridas. É altamente recomendado, pela abordagem britânica, que haja adaptação conforme as necessidades de sua organização, projeto e/ou programa. E) essa abordagem irá fazer com que sua organização concretize os benefícios esperados pelo projeto ou programa.

Caso real

Para ver como essa abordagem pode eliminar projetos mal concebidos, vamos para uma situação na qual muitos já passaram (qualquer semelhança é mera coincidência).

Então, a área de negócios lança uma iniciativa que afirma que 90% dos clientes usarão o produto e, pelos cálculos, trata um ROI (retorno sobre o investimento) de x% após Y meses.

Fato: projeto entregue e utilização pós-projeto foi igual a 0 (zero). Não existe? Claro que existe, e muito.

Então, agora vamos pensar nesse projeto (que foi real) utilizando a abordagem britânica:

  1. Antes despender muito investimento, uma reunião com as áreas que vão materializar os benefícios e outras áreas de suporte (exemplo: área comercial, marketing, operações e atendimento ao cliente);
  2. Área comercial vai realizar a venda para 90% dos clientes? Se sim, então o diretor comercial deverá assinar os documentos de realização de benefícios e prestar conta sobre os mesmos. Então, somente assinará se perceber que o produto é bom e de venda realizável. Caso contrário, o projeto é encerrado!
  3. Outra opção é a área comercial dizer que assina se o percentual for diminuído para 40%. Assim, será que o ROI é viável, se não for viável o projeto será encerrado.
  4. Se for viável a venda para 50% dos clientes, quanto será necessário de ações de marketing e da área operacional e atendimento a cliente. Ou seja, pode ser o caso do aumento de head-count e nesse caso o ROI será também será alterado e provavelmente o projeto não se paga. Conclusão, projeto encerrado prematuramente novamente.
Conclusão

A abordagem britânica para gerenciamento de projetos e programas fornece uma estrutura através da qual o foco nos benefícios que o projeto ou programa podem ser acompanhados e realizados de fato. Na atual conjuntura, não se pode dar o luxo de lançar projetos mal concebidos que não tragam os benefícios estratégicos esperados pela organização.

Mesmo que sua organização tenha o gerenciamento de portifólios, que ajuda a prevenir tais situações, infelizmente erros acontecem e o portifólio poderá permitir que tais projetos sejam aprovados. Uma vez aprovado, o projeto mal concebido passará por algumas etapas nas quais, as áreas envolvidas com a materialização dos benefícios terão que se comprometer com os mesmos. Assim, se essas áreas não se comprometerem, há uma evidência muito forte que o projeto não é interessante e o mesmo será encerrado antes de investirmos muitos recursos para o mesmo.

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Bibliografia

AXELOS Limited. (2011). Managing a Successful Programmes. London: The Stationery Office.

AXELOS Limited. (2009). Gerenciando projetos de sucesso com PRINCE2. The Stationery Office.

AXELOS Limited. (2011). Managment of Portifolios. London. The Stationery Office.

FONTE: https://www.axelos.com/best-practice-solutions/msp 

Autor

Ernani Marques, PgMP, PMP, PRINCE2, CBAP, MSP Advanced Practitioner, MoP, P3O, MoV, MoR, ITIL & COBIT 5

Treinador official MoP, MSP, PRINCE2, PRINCE2 Agile, COBIT 5

[1] Benefícios - melhorias mensuráveis, advindas de um resultado percebido como vantagem, por uma ou mais partes interessadas

[2] PRINCE2® is a registered trademark of AXELOS Limited. The Swirl logo™ is a Trademark of AXELOS Limited

[3] MSP® is a registered trademark of AXELOS Limited. The Swirl logo™ is a Trademark of AXELOS Limited

[4] MoP® is a registered trademark of AXELOS Limited. The Swirl logo™ is a Trademark of AXELOS Limited

porATHEM

PRINCE2® com Project Model CANVAS

PRINCE2® com Project Model CANVAS
Artigo de autoria do Prof. Farhad Abdollayan e publicado na Revista Mundo PM - Edição Setembro/2013.. Reprodução autorizada. 

PM Canvas pode se adaptar às outras metodologias com a PRINCE2™?

            Antes de responder a esta pergunta, cabe ressaltar alguns dos sete princípios da metodologia PRINCE2[i]   que apresentam compatibilidade natural com PM Canvas (O que é PM Canvas).

            O primeiro princípio de PRINCE2 (OGC, 2011, p.11)– Justificação de Negócio Contínua – requer que (a) haja uma razão justificável para iniciá-lo, (b) a justificação se mantenha válida durante toda a vida do projeto e (c) a justificação esteja documentada e aprovada. No PRINCE2, a justificação é documentada na forma de business case.  Este ponto é contemplado nos blocos Justificação e Benefícios.

            O segundo princípio – Aprender com a Experiência - está implícito na PM Canvas, dado que é uma forma colaborativa de desenvolver o projeto que incorpora tanto o conhecimento explicito quanto tácito dos participantes.

            O terceiro princípio - Papéis e Responsabilidade Definidos -  que parte da premissa que “projetos envolvem pessoas. Nenhuma quantidade de planejamento ou controle será suficiente se as pessoas erradas estiverem envolvidos, se as pessoas certas não estiverem envolvidas ou se as pessoas envolvidas não souberem o que se espera delas ou o que elas podem esperar dos outros” (OGC, 2011, p.12). Para isso o método contempla uma estrutura organizacional padrão na qual há três níveis (direção, gestão e entrega) e três áreas bem definidas: Patrocinadores de negócios que endossarão os objetivos e garantirão que o investimento de negócio proporcione uma boa relação custo/benefício. Usuários que, depois da conclusão do projeto, usarão seus produtos para obter os benefícios pretendidos  e   fornecedores que proporcionam os recursos e os conhecimentos especializados necessários para o projeto (podem ser internos ou externos). Este princípio é explicito nos blocos  Stakeholders e Equipe.

Outros Princípios

            O quarto princípio - Gerenciar por Estágios – que diz respeito a elaboração progressiva.  “Um projeto PRINCE2 é planejado, monitorado e controlado por estágios” (OGC, 2013, p. 13). Este princípio está presente nos blocos Grupo de Entregas e Linha de Tempo.

            O quinto princípio – Gerenciar por Exceção – estabelece que “um projeto PRINCE2 tem tolerâncias definidas para cada objetivo do projeto, para estabelecer os limites da autoridade delegada” (OGC, 2013, p.13).  Este princípio está associado aos blocos Risco e Restrições.

            O sexto princípio – Foco em Produtos – declara que “um projeto PRINCE2 concentra o foco na definição e entrega de produtos, particularmente no que diz respeito a requisitos de qualidade” (OGC, 2011, p.13). Este princípio está particularmente explicito nos blocos Produto, Requisitos e Grupo de Entregas.

            O sétimo princípio – Adequar ao Ambiente do Projeto – pode ser associado a toda a metodologia, dado que declara: “O PRINCE2 é adaptado para se adequar ao ambiente do projeto, seu porte, complexidade, importância, capacidade e risco” (OGC, 2011, p. 14).

PMCanvas

A metodologia PM Canvas pode ser usada na fase Starting-Up a Project que culmina com a aprovação do sumário de projeto pelo Comitê Diretor do Projeto.

Mapeamos o conteúdo dos 13 blocos de PM Canvas com conteúdo de produtos gerenciais (templates de planos, registros e relatórios) do PRINCE (Fig. 5). Além disso, identificamos um casamento perfeito entre PM Canvas e a técnica “Planejamento baseado em Produtos” do PRINCE (OGC, 2013, Anexo D, p. 293 a 298).

 

PMCANVAS_com_PRINCE2

 

Figura 5 - PM Canvas X PRINCE2

 


[i] Office of Goverment Commerce (2011). Gerenciando Projetos de Sucesso com PRINCE2™. TSO:Londres. 

Veja (PMBOK® com PMCanvas)  

Através dessa breve comparação você pode verificar como utilizar o PMCANVAS com PRINCE2. Uma organização não precisa criar uma metodologia de gerenciamento de projetos, basta adotar uma pronta (e de sucesso, como o PRINCE2).

Somente efetue seu treinamento em uma Organização Credenciada (ATO - Accredited Training Organization) como a ATHEM. Somente uma ATO poderá lhe auxiliar para uma melhor qualidade de treinamento e também para efetuar os exames oficiais.

 

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Saiba Mais sobre PRINCE2: PRINCE2 saiba mais ou PRINCE2 processos

 

 

 

 

PRINCE2® é Marca Registrada da AXELOS Limited.

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Processos do PRINCE2

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Processos do PRINCE2

O livro " Gerenciando Projetos de Sucesso com PRINCE2 " tem como objetivo auxiliar os envolvidos em projetos de todos Livro PRINCE2 os portes, em qualquer ambiente, a cumprir as necessidades de custos, escalas, qualidade, escopo, riscos e benefícios. Portanto, a elaboração ocorreu através de ampla consulta a partir de experiência da vida real em diversos tipos de organizações.

Atualmente, os projetos muitas vezes envolvem trabalho em conjunto de diversas organizações (parceiras ou contratadas) para alcançar os objetivos. Assim, o PRINCE2 possibilita uma linguagem comum para as empresas e fornecedores.

A Metodologia PRINCE2 é estruturada pela existência de TEMAS, PRINCÍPIOS e PROCESSOS.

Os temas e o princípios permeiam nos processos. E, então, cada processo contém algumas atividades com papéis e responsabilidades já definidos.

Também, durante as atividades documentos devem ser gerados ou atualizados. Então, esses documentos já são fornecidos pela metodologia PRINCE2.

Quais são os Processos do PRINCE2?

Os Processos do PRINCE2

Resumidamente, os processos de um projeto conduzido com a metodologia:

  • Directing a Project: para atender ao comitê de projetos, através de relatórios e controles, informações necessárias às tomadas de decisões;
  • Starting up a Project: primeiro processo e que ocorre durante o pré-projeto. Então, visa garantir que os pré-requisitos para o início de um projeto estejam disponíveis;
  • Initiating a Project: processo de iniciação de um projeto. Aqui ocorre o planejamento e, portanto, surge o ambiente controlado do método; 
  • Controlling a Stage: processo que fornece informações a respeito do andamento do projeto, e então, alimentando as decisões de realinhamento do projeto;
  • Managing a Stage Boundary: processo que garante o monitoramento e controle do projeto. Então, verificar o cumprimento do curso pré-estabelecido do projeto, e gera reação aos eventos inesperados;
  • Closing a Project: processo que garante o encerramento controlado de um projeto;
  • Managing Product Delivery: processo que garante a criação e, então, a entrega de produtos conforme critérios pré-estabelecidos;

Atenção

Nomes de processos PRINCE2 como os descritos abaixo, não existem. Portanto, são traduções erradas. Os processo PRINCE2 não possuem tradução.

  • Começando um projeto.
  • Direcionando um projeto.
  • Iniciando um projeto.
  • Controlando um estágio.
  • Gerenciando a entrega de produtos.
  • Gerenciando os limites do palco.
  • Então, Fechando um projeto.

Portanto, tais processos facilitam a aplicação dos Princípios e também dos Temas de Gerenciamento de Projetos de forma pragmática.

Desta maneira, a estrutura organizacional criada para o Projeto terá possibilidade do uso da Metodologia PRINCE2 sem grandes dificuldades.

PRINCE2 tema QualidadePortanto, caso surjam dificuldades para utilização dos Processos PRINCE2 o Gerente do Projeto, alguém do PMO, um analista de qualidade, ou um auditor; pode verificar se os processos estão sendo aplicados corretamente através do Helth-Check já fornecido no PRINCE2.

O Health-Check do PRINCE2

O Health-check do PRINCE2 é uma ferramenta poderosa de diagnóstico, que irá ajudar a organização encontrar possíveis problemas ao usar a Metodologia PRINCE2 e, portanto, conduzir as correções necessárias.

Os processos e suas atividades são bem simples, mas mesmo assim, vale a pena conduzir uma análise diagnóstica em momentos importantes do Projeto como, por exemplo, uma troca de estágio.

Então, neste link você pode saber mais sobre PRINCE2 Health Check, e, então, efetuar o download. 

Assim, caso queira saber mais sobre TEMAS do PRINCE2 onde detalhamos mais cada processo.

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Então, conheça mais sobre o PRINCE2
 

Por fim, PRINCE2 pertence à AXELOS Ltd e os Processos de Certificação mantidos pela Peoplecert.org.

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PRINCE2® com PMBOK®

 

PRINCE2 e PMBOK

A flexibilidade do método de Gerenciamento de Projetos PRINCE2 é tão fantástica, que possibilitou que o mesmo seja o mais popular no mundo. São mais de 1.000.000 de profissionais certificados. Atualmente, pode-se dizer que, a cada 4 minutos, 1 certificado é emitido.

Estão disponíveis o Manual Oficial do em português, o exame PRINCE2 Foundation em Português e o exame PRINCE2 Practitioner em Português também. Veja como fazer seu exame nível Foundation (Exame PRINCE2 Foundation em Português) e aproveite para conhecer alguns  benefícios ao se adotar o método.

Você poderá usar o PRINCE2 junto com outras abordagens de Gestão de Projetos, outros frameworks ou guias de boas práticas. Veja como usar o PRINCE2 com o SCRUM. Você também poderá usar o PRINCE2 com o ITIL - Information Technology Infrastructure Library - Biblioteca da Infraestrutura da Tecnologia da Informação.

Saiba um pouco mais sobre o PRINCE2 (uma breve introdução sobre o Método) e sobre os processos do (breve introdução sobre os Processos).

Aqui daremos uma ideia em como materializar as boas práticas PRINCE2 e PMBOK qual é melhor?compiladas no Guia PMBOK® do PMI (Project Management Institute), através da metodologia de gerenciamento de projetos PRINCE2. Não se trata de um artigo exaustivo em relação às possibilidades de utilização do Método PRINCE2 com PMBOK mas, sim, uma referência. 

Já o PMBOK apresenta processos que são agrupados nos grupos Iniciação, Planejamento, Execução, Monitoramento e Controle, e Encerramento (nomes que são bem intuitivos). Os diversos processos interagem-se, e muito, como mostrado na figura abaixo. 

Grupo de Processos PMBOK

PMBOK e PRINCE2

 Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK®Guide) – Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2011, Figure 3-2, Page 51.

 

Já no método britânica os processos são 7: Starting up a Project, Directing a Project, Initiating a Project, Controlling a Stage, Managing a Stage Boundary, Managing a Product Delivery e Closing a Project. Em um projeto conduzido com a metodologia PRINCE2 teríamos:

PRINCE2 com PMBOK

PRINCE2 e PMBOK

Uma diferença importante entre o PMBOK e PRINCE2 relaciona-se às filosofias implícitas. O PMBOK implica que "gerenciamento de projetos" é o trabalho de um gerente de projeto, enquanto que em PRINCE2 "gerenciamento de projetos" é o processo que as organizações utilizam para governar e entregar projetos. 

As organizações alinhadas ao PMBoK poderiam assegurar que o gerente do projeto é responsável pelo sucesso de um projeto. Já sob o PRINCE2, o gerente do projeto nunca é responsável perante a organização pelo sucesso de um projeto. Ele é apenas responsável perante o Conselho Diretor do Projeto, que é responsabilizado pela organização como um todo. Quando usados os 2 (PRINCE2 com PMBoK), a prática é usar o PRINCE2 com linha mestra e incluir técnicas e ferramentas listadas no PMBoK.  

No PRINCE2 as lições aprendidas são trabalhadas constantemente, porém na concepção de que lição somente é aprendida quando aplicada.

Comparação 

Através dessa breve comparação você pode verificar como implementar o PMBOK através do PRINCE2. Uma organização não precisa criar uma metodologia de gerenciamento de projetos, basta adotar uma pronta (e de sucesso, como o PRINCE2).

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