Categoria PRINCE2

porATHEM

PRINCE2 com SCRUM

PRINCE2® com SCRUM®

A versatilidade do método de Gerenciamento de Projetos PRINCE2 é tão fantástica, que possibilitou que o mesmo seja o mais popular no mundo. São mais de 1.000.000 de profissionais certificados. Atualmente, pode-se dizer que a cada 4 minutos 1 certificado é emitido.

Além do Manual Oficial do PRINCE2 em Português, os exames PRINCE2 Foundation e PRINCE2 Practitioner estão disponíveis em Português também. Veja como fazer seu exame PRINCE2 Foundation (Exame PRINCE2 Foundation em Português).

Você poderá usar o PRINCE junto com outras abordagens de Gestão de Projetos, principalmente as abordagens de execução técnica. E, para mostrar a flexibilidade do PRINCE2, exemplificamos aqui como facilmente você poderá adotá-lo com abordagens Ágeis. Nesse exemplo, especificamente, o SCRUM (adquira o exame AGILE SCRUM Foundation ou AGILE SCRUM MASTER).

O SCRUM é um framework para conduzir projetos de maneira mais ágil, muito mais popular no ambiente de projetos de Tecnologia de Informação, porém factível de ser utilizado em outros ramos.

No gráfico abaixo, mostramos os benefícios das abordagens ágeis.

A Importância dos Projetos Ágeis

Melhoria_Projetos_Ageis_PRINCE2

Os projetos conduzidos com PRINCE possuem Temas, Princípios e Processos. Também vale salientar que os projetos são conduzidos por estágios. Durante os estágios de entrega, a combinação com outras metodologias e abordagens é um verdadeiro plug-and-play.

Vale salientar que a boa condução nas entregas é de fundamental importância. Porém, também o é a gestão do projeto. Enquanto as equipes técnicas conduzem suas atividades, a equipe de gestão precisa efetuar o acompanhamento e dar visibilidade para a "camada" de direção e alta gerência organizacional. Essa combinação (condução das atividades com visibilidade aos executivos) é extremamente necessária.

Os projetos conduzidos com o Método PRINCE possuem 2 processos que funcionam, digamos, em paralelo: o Managing a Product Delivery (MP) e o Controlling a Stage (CS). O Processo Controlling a Stage é para a camada de gestão do projeto (para o gerenciamento do estágio), enquanto que o Managing a Product Delivery é para o gestor especialista e sua equipe (para a construção dos produtos).  

O processo Controlling a Stage é o processo que auxiliará na administração de estágio por estágio. Durante o estágio, através do CS, os "pacotes de trabalho" serão definidos e acordados. Os pacotes de trabalho são, para os ambientes conduzidos com o SCRUM, o chamado SPRINT Backlog. O SCRUM funcionará como se fosse o processo Managing a Product Delivery.

Cada SPRINT conterá um conjuto de requisitos a serem desenvolvidos e entregues quando prontos. E então voltam para o CS (Controlling a Stage). Durante o desenvolvimento de cada SPRINT podem ser criados os Relatórios de Ponto de Controle, permitindo o controle de cada estágio e a devida comunicação com a hierarquia organizacional.

Veja, diagrama no abaixo, o exemplo.

PRINCE2 com SCRUM

PRINCE2_com_SCRUM

Um projeto PRINCE pode conter diversos estágios de entrega. Cada estágio de entrega pode ser um SPRINT. Diversos estágios de entrega podem ser executados de maneira paralela, permitindo uma flexibilização de cronograma ao passo que permitem o monitoramento e controle.

Também, cada estágio pode ser conduzido (durante as execuções técnicas) através de abordagens específicas conforme necessidades do produto, indústria, ambiente, etc.

 

Benefícios para as Organizações.

Através dessa perfeita combinação, sua organização poderá se beneficiar:

  • Conforme os benefícios apontados na pesquisa acima;
  • Manter a visibilidade da condução do projeto através dos processos e estratégias do PRINCE2;
  • Permitir que a equipe de desenvolvimento amplie a produtividade num ambiente Ágil;
  • Condução de projetos, com gerenciamento e visibilidade;
  • Foco no produto (resultado);
  • Utilização do que há de mais moderno, com pragmatismo.

 

Benefícios aos Profissionais. 

Os profissionais também podem se beneficiar com a estratégia de PRINCE2 + SCRUM da seguinte forma:

  • Ambiente de trabalho dinâmico;
  • Melhoria no moral da equipe;
  • Alinhamento com as melhores metodologias de condução de projetos;
  • Simplificação dos Processos.

Somente efetue seu treinamento PRINCE2 em uma Organização Credenciada (ATO - Accredited Training Organization) como a ATHEM. Somente uma ATO poderá lhe auxiliar para uma melhor qualidade de treinamento e também para efetuar os exames oficiais.

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Saiba Mais sobre o PRINCE2 e PRINCE2 PROCESSOS 

A expressão PRINCE foi usada sem o algarismo 2 somente para facilitar a leitura.

PRINCE2® é Marca Registrada da AXELOS Limited.
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Managing Successful Programmes (MSP®) – Fase Pre-transição

Managing Successful Programmes (MSP®)


Os Benefícios Princípios MSP Qualidade no MSP Fase Pré-transição Os templates Download Programa
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Gerenciamento de Programas (Managing Successful Programmes)Fase Pre-transição

Introdução

Esse artigo trata de uma das atividades que ocorrem durante a fase “Realizar os Benefícios” de acordo com a abordagem do Managing Successful Programmes (MSP[1]). O MSP representa boas práticas comprovadas na gestão de programa para entregar com sucesso a mudança transformacional e é elaborado a partir das experiências de organizações do setor público e do setor privado; e se relaciona muito bem à Metodologia de Gerenciamento de projetos PRINCE2® (PRojects in a Controlled Environment), assim como com os demais componentes de Melhores Práticas da Axelos (figura 1).

O framework MSP tem 3 conceitos fundamentais, que não serão detalhados no artigo, que são: princípios, temas de governança e o fluxo transformacional. A fase de realização de benefícios é encontra-se no fluxo transformacional.

Os tópicos que são abordadosn no MSP

  • Os princípios do MSP
  • Os temas da Governança do Programa
  • O fluxo Transformacional
  • Realizing the Benefits
  • Managing pre-transition:
  • Managing transition:
  • Managing post-transition:
  • Realizing the Benefits - Responsabilidades
  • Conclusão
  • Pequeno Glossário

MANAGEMENT SUCCESSFUL PROGRAMMES MSP

Figura 1 – Melhores práticas da AXELOS

Os Princípios do MSP

A figura 2 representa a ligação dos princípios, temas e do fluxo transformacional. Os princípios refletem as características de programas bem sucedidos. Se os princípios forem observados quando da aplicação dos demais componentes do guia MSP, o programa terá maior propensão a atingir os seus objetivos. Os princípios são (anel externo da fig.2):

  1. Remaining aligned with corporate strategy – o programa deve sempre manter o alinhamento à estratégia corporativa.
  2. Leading change – as mudanças que o programa representa para a organização precisa ser liderada de maneira eficiente e eficaz.
  3. Envisioning and communicating a better future – o future da nova corporação, precise ser definido e comunicado constantemente. Isso ajudará a manter o foco.
  4. Focusing on the benefits and threats to them – manter o foco na realização dos benefícios. Os benefícios que o programa trará, irão transformar a organização para conduzi-la para a visão de futuro desejada.
  5. Adding value – agregar valor para a organização através da realização dos benefícios. O programa somente se mantém válido se trouxer valores para a organização.
  6. Designing and delivering a coherent capability – para permitir o melhor balanceamento e otimizar a entrega das capacidades. As capacidades devem possibilitar a realização dos benefícios.
  7. Enfim, Learning from experience – o programa terá um desempenho melhor a partir do momento que as lições aprendidas, ao logo do programa, sejam incorporadas ao próprio programa. Lição aprendida, só é aprendida quando é aplicada.

O framework do MSP e conceitos fundamentais - MANAGEMENT SUCCESSFUL PROGRAMMES Figura 2 – O framework do MSP e conceitos fundamentais

Os temas de governança do MSP

A governança é um modelo de controle através do qual programas entregam os seus objetivos de mudança e permanecem dentro da visibilidade e controle da corporação. Um programa precisa de uma governação transparente e aberta, para ser bem sucedido. Através dele haverá a negociação dos recursos necessários, gerir os recursos, e ajustar às mudanças nos contextos organizacionais enquanto entregam seus resultados e benefícios esperados. Os temas de governança MSP são (anel intermediário da figura 2):

  1. Programme organization – estabelecer uma ótima estrutura organizacional com papeis, responsabilidades e relacionamentos bem claros e comunicados.
  2. Vision – estabelecer uma visão de futuro para auxiliar com comprometimento e foco.
  3. Leadership and stakeholder engagement – alcançar o engajamento das interessadas através de uma estrutura de liderança.
  4. Benefits management – gerenciar os benefícios ao longo do programa uma vez que os projetos são concluídos.
  5. Blueprint design and delivery – desenhar um modelo que permitirá a entrega e realização dos benefícios.
  6. Planning and control – planejar como o blueprint será entregue e como efetuar o melhor controle.
  7. The business case – para auxiliar a justificativa para a entrega do programa e respectivos projetos.
  8. Risk and issue management – ou seja, o gerenciamento de situações e riscos do programa e respectivos projetos.
  9. Enfim, Quality and assurance management – ou seja, como garantir a qualidade do programa e respectivos projetos.  Saiba mais sobre a qualidade em programas nesse artigo Managing Successful Programmes (MSP®) – Gerenciamento de Programas: Quality and assurance management

O fluxo das transformações do MSP

A parte interna (fig.2) apresenta o fluxo das transformações que a organização necessita para que os benefícios sejam realizados e o valor agregado a organização seja alcançado. Uma outra visão (mais sequencial) pode ser obtida através da figura 3. A figura 3 é proposta para que se possa perceber, para quem conhece o método de gerenciamento de projetos PRINCE2[2], como há uma semelhança entre os dois, e facilitar a compreensão.

O fluxo das transformações do MSP

Figura 3 – O fluxo das transformações do MSP [2]

*Veja a atuação do BCM (Business Change Manager) em responsabilidades, abaixo.

Etapas do fluxo do MSP

Onde os processos são usados:

  1. Identifying a Programme – O mandato do programa é o gatilho para iniciar os processos de gerenciamento do programa. O processo iniciado após a assinatura-off do mandato programa. É tipicamente um processo curto, talvez levando apenas algumas semanas ou menos, e transforma a ideia em um conceito de negócio tangível. Parecido com o Starting up a Project do PRINCE2[2].
  2. Defining a Programme – A definição detalhada e planejamento para o programa é realizado. O Programme Brief é utilizado como o ponto de partida para definição mais detalhada do programa. Lembra o Initiating a Project do PRINCE2[2].
  3. Managing the Tranches – implementar as estratégias de governança e gestão do programa definido para o programa, assegurar que a entrega capacidade está alinhada com a direção estratégica da organização, e permitir a realização de benefícios. Lembra o Controlling a Stage do PRINCE2[2].
  4. Delivering the Capability – atividades de coordenação e gerencia da entrega dos projetos de acordo com o plano do programa. As entregas dos projetos permitem que as capacidades descritas no plano sejam disponibilizadas. Lembra o Managing a Product Delivery do PRINCE2[2].
  5. Realizing the Benefits – gerenciar os benefícios desde sua identificação inicial para sua realização bem sucedida. As atividades abrangem o monitoramento do progresso dos projetos para assegurar que as saídas estão adequados à finalidade e pode ser integrado em operações de modo a que os benefícios possam ser realizados. Lembra, junto ao Delivering the Capability, o Managing a Product Delivery do PRINCE2[2].
  6. e então, o Closing a Programme – quando o blueprint é entregue, quando os recursos necessários para atingir a declaração de visão têm sido implementadas, e benefícios suficientes realizados. O encerramento compreende a avaliação final do programa e da desativação dos seus recursos e infra-estrutura. Lembra o Closing a Project do PRINCE2[2].

Realizing the Benefits no MSP

O processo Realizing the Benefits, que está contido no fluxo das transformações do MSP (veja figura 3 acima), incorpora o planejamento, a gestão da transição para novas formas de trabalho e à realização dos resultados, assegurando ao mesmo tempo que a estabilidade operacional e desempenho das operações são mantidas. As atividades deste processo são repetidos conforme necessário para cada tranche do programa.

  • Managing pre-transition: ou seja, compreender, analisar, preparar e planejar para a transformação do negócio;
  • Managing transition: ou seja, gerenciar a transição, entregar e dar sustentabilidade às mudanças;
  • Managing post-transition: ou seja, gerenciar pós-transição, rever o progresso, avaliar o desempenho e adaptar à mudança.

A figura 4 apresenta uma visão geral do processo Realizing the Benefits, com as entradas mínimas, os principais controles, os principais papeis, as 3 atividades fundamentais e as saídas mínimas resultantes. 

MSP - Realização de BenefíciosFigura 4 – Visão do processo Realizing the Benefits 

Managing pre-transition:

Gerenciamento antes da transição é de fundamental importância para garantir que a organização está realmente preparada para a mudança que está por acontecer. Basicamente é o planejamento da transição. Há diversas consequências que podem ocorrer caso a pré-transição não seja bem efetuada, como: interrupção de serviços, não compreensão das necessidades da transição, falha nas mudanças culturais e comportamentais e atraso na materialização dos benefícios. Alguns benefícios desse bom planejamento podem ser a antecipação de riscos, antecipação de outras necessidades não levantadas e saber como acompanhar a transição.

Alguns itens são fundamentais nesse momento:

  • Establish benefits measurements – Ou seja, definição de como medir cada um dos benefícios, e em geral a estratégia de gestão de benefícios. Deve-se considerar a fontes dos dados e os relatórios de acompanhamento, linhas de base de desempenho atual. As linhas de base de desempenho deveriam ser estabelecidas o mais breve possível, de maneira preferencial durante o Identifying a Programme como parte do estado atual da organização.
  • Monitor benefits realization – os benefícios devem ser acompanhados e comparados ao business case, plano do programa, plano de realização de benefícios e blueprint para que se possa identificar melhorias, oportunidades para ampliar os benefícios e para minimizar os chamados “contra-benefícios”). O acompanhamento dos benefícios levará em consideração as medições definidas, key performance indicators (KPI) e as linhas de base de benefícios.
  • Plan transition – Ou seja, as mudanças na organização precisam de ser planeadas e gerenciadas com cuidado. Planos de transição, muitas vezes contêm muito mais detalhes do que outras partes do plano do programa.
Outros itens importantes

Na elaboração do plano, deve se considerar itens como a equipe e suas práticas de trabalho, tecnologia, informação, instalações definitivas e instalações temporárias, nível de suporte, questões relacionadas à cultura e a manutenção operacional.

  • Communicate the change - A mudança deve ser cuidadosamente comunicada bem antes da transição real. Comunicação tardia é provável que resulte em uma resistência significativa.
  • Assess readiness for change – Ou seja, caso a organização não esteja preparada para o transição, a probabilidade de fracasso, ou de problemas, aumenta de maneira substancial. Deve-se considerar pontos como histórico de mudanças, disponibilidade dos recursos, treinamento, cultura, eficácia dos sistemas de apoio, planos de contingência, habilidades, acordos e contratos.

Esses tópicos fundamentais podem ser considerados como pré-requisitos para uma boa transição. Todavia, não há receita de bolo. Cada programa possui suas próprias características com necessidades específicas. O fato é que o bom planejamento da transição irá minimizar problemas e/ou prepara a organização para uma transição mais suave possível.

Managing transition:

O gerenciamento das transições envolve Iniciar a transição de fato, estabelecer arranjos específicos para suporte, a transição propriamente dita, revisão da transição e gerenciar o alcance dos objetivos. A transição em si, deve levar em consideração o planejamento previamente efetuado e os arranjos para acompanhamento, contingência e ajustes necessários que poderão ser incluídos em outros projetos dentro do programa. As áreas operacionais precisam estar preparadas e o plano de transição precisa ser revisto para refletir as atividades necessárias corretamente. A coordenação das atividades, conforme planejado, será de fundamental importância para o sucesso da transição. Ações para garantir o suporte e contingência também precisam ser revisadas.

Managing post-transition:

Gerenciamento após transição tem como objetivo que os objetivos sejam alcançados de maneira mais eficiente e eficaz. Considerações importantes, e alinhadas ao planejamento da transição, devem ser efetuados em relação à medição dos benefícios, eliminação de acessos existentes anteriormente, remoção de formas de trabalho que existiam anteriormente, respostas a solicitações de mudança, o acompanhamento dos benefícios e fundamentalmente o relato dos benefícios.

Realizing the Benefits – Responsabilidades

Enfim, a figura 4 apresenta os principais atores e/ou contribuintes durante o processo, porém não se limita a eles. De modo geral, o Senior Responsible Owner (SRO) irá efetuar as aprovações, o Program Manager atuará como um contribuinte e deverá efetuar o Plano de Transição, o Program Office (ou equipe) também contribuirá no planejamento e coleta de informações, e o principal protagonista será o Business Chance Manager (BCM), que poderá se um indivíduo ou um grupo, garantindo que todas as atividades para a realização dos benefícios se materializem.

Note que o Program Manager é responsável pela entrega das novas capacidades enquanto que a Realização dos Benefícios é responsabilidade do Business Change Manager e garantir que essas capacidades sejam bem absorvidas pela operação, afinal de contas o BCM é o melhor conhecedor do ambiente de negócios e ambiente operacional. Obviamente, o trabalho em conjunto é fundamental.

Dependendo do tamanho do programa, ou abrangência, o Business Change Manager poderá liderar um grupo Business Change Team (BCT).

Conclusão

Os princípios do MSP auxiliam muito no sucesso do programa e devem ser aplicados junto aos temas de governança assim com como nos processos do fluxo das transformações.

Mesmo um programa bem elaborado e bem conduzido, se não levar em consideração as necessidades da transformação (mudança organizacional), poderá ser tão prejudicial quanto um programa mal elaborado e mal conduzido. Assim, todas as etapas do MSP, foram elaboradas de maneira a ampliar o sucesso do programa. E o sucesso do programa está intimamente relacionado à ótima identificação e definição do mesmo. Pois, nessas etapas, são identificados os benefícios e os valores organizacionais que serão importantes para transformar a organização de hoje em uma organização melhor no futuro.

Pequeno Glossário

Benefício: Um benefício é a melhoria mensurável resultante de um resultado percebido como uma vantagem por uma ou mais partes interessadas, o que contribui para um ou mais objetivo organizacional (s). – AXELOS

Programa: Segundo o MSP da AXELOS, Programa é uma organização flexível e temporária criada para coordenar e supervisionar a implementação de um conjunto de projetos e atividades relacionados para entrega de resultados e benefícios que estejam relacionados aos Objetivos Estratégicos da Organização. Segundo o Standard de Gerenciamento de Programas do PMI, programa é um grupo de Projetos, subprogramas e atividades (relacionados) que são gerenciados de forma coordenada para obter benefícios que não seriam possíveis se fossem gerenciados individualmente.

Valor: Os benefícios entregues na proporção dos recursos colocados em adquiri-los. – AXELOS

Bibliografia: AXELOS Limited. 2011. Managing a Successful Programmes (MSP). London: TSO (The Stationery Ofice)  Publishing

Autor: Ernani Marques, PgMP, PMP, PRINCE2, CBAP, MSP, MoP, P3O, MoV, MoR, ITIL & COBIT 5. Treinador official MSP, PRINCE2, COBIT 5

Revisão e contribuição: Farhad Abdollahyan, MSc, PMP, RMP, OPM3P, IPMA-D, CCP, C31000, MoP, P3O, MoV, Mor, MSP & PRINCE2. APMG Portfolio, Programme and Project Registered Consultant™  . PMI Registered Consulting Provider – RCP®

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[1] MSP® is a registered trademark of AXELOS Limited. The Swirl logo™ is a Trademark of AXELOS Limited
[2] Analogia efetuada apenas para efeito comparativo e facilitar a compreensão. Há semelhanças, porém as devidas proporções precisam ser consideradas.

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A adoção do PRINCE2, como Metodologia de Gerenciamento de Projetos – Parte 2

Adoção do PRINCE2

No artigo anterior, tivemos uma breve definição sobre o que é um projeto através de alguns pontos de vista e também abordamos os conceitos da metodologia de gerenciamento de projetos PRINCE2 - PRojects IN Controlled Environments.

Estabelecidas estas bases e conhecendo os princípios que regem o PRINCE2, neste artigo abordaremos os benefícios, características e aspectos de desempenho de um projeto gerenciado através desta metodologia.

 

Os benefícios da aplicação do PRINCE2

Benefício 1 

O PRINCE2 vem sendo utilizado há mais de 30 anos em milhares de projetos e o próprio método continua aprendendo a partir deles; todo o feedback obtido por meio das sugestões e aprendizado da combinação com outras técnicas e debates ajudou o PRINCE2 a se tornar uma melhor prática.

Benefício 2

O PRINCE2 pode ser aplicado a qualquer tipo de projeto, o que significa que ele pode ser aplicado a projetos pequenos como preparar uma reunião, ou em projetos enormes como a execução de uma eleição, a organização de uma conferência, a construção de uma ponte ou de um projeto de tecnologia da informação.

Benefício 3

O PRINCE2 oferece uma estrutura de papeis e prestação de contas (também referida como “Papeis e Responsabilidades”). Todas as pessoas da Equipe do Projeto devem saber o que se espera delas. Isto é ainda mais importante para o Gerente de Projeto, pois ele tem o dever de verificar que as tarefas sejam concluídas conforme acordadas.

Mais benefícios

Benefício 4

O PRINCE2 é focado em produtos, o que significa que o produto é bem definido no início do projeto e dado a conhecer a todos os interessados. Como resultado, todos tem a mesma ideia em cima de que estão trabalhando e do produto final esperado.

Benefício 5

O PRINCE2 usa o Gerenciamento por Exceção, o que permite que o Gerente do Projeto possa lidar com certos issues do projeto. Todavia, quando um issue vai além da tolerância estabelecida, torna-se uma exceção, devendo ser escalado para o nível de gerenciamento superior ao da ocorrência com o issue. Pode-se dizer que o Gerenciamento por Exceção permite que o nível de gerenciamento superior gerencie o nível inferior.

Benefício 6

O PRINCE2 continua a avaliar a viabilidade do projeto a partir do ponto de vista do Business Case e isso acontece em todo o ciclo de vida do projeto. Se, por exemplo, o retorno sobre o investimento esperado (ROI) não é mais possível de se obter em qualquer ponto do projeto, este então deverá ser interrompido.

 

As características de um projeto PRINCE2

Cada projeto possui características próprias e que não se repetem e nisso diferem do “business as usual” ou de um processo repetitivo da organização. Nos projetos PRINCE2 são observadas 5 características:

1 - Mudança: Os projetos são formas de se introduzirem mudanças, visando benefícios ou retorno para os envolvidos ou “Patrocinadores.”

2 - Temporariedade: Sempre deve haver início e término definidos para um projeto, e este deve terminar tão logo os produtos requeridos sejam criados. Já a manutenção contínua de um produto ocorre depois do projeto e não é considerada parte do mesmo.

3 - Interfuncionalidade: Um projeto envolve pessoas de diferentes departamentos ou áreas da empresa e profissionais experientes que trabalham em conjunto durante o seu desenvolvimento.

4 - Exclusividade: Cada projeto é único ou exclusivo, pois há sempre algo que o diferencia dos demais.

5 - Incerteza: Como as partes interessadas de um projeto são únicas (Patrocinadores), isso é um fator que pode trazer incertezas ao projeto, tendo em vista que as opiniões podem divergir e refletir em vários aspectos como o prazo, o custo, o risco etc.

 

Os aspectos de desempenho

Um projeto PRINCE2 possui seis aspectos de desempenho, podendo se dizer que estas são as metas de desempenho do projeto a serem monitoradas e gerenciadas durante a sua execução (BCE PQR):

1 - Benefícios

2 - Custo

3 - Escopo

4 - Prazo

5 - Qualidade

6 - Risco

Questionamentos

Para cada aspecto ou meta de desempenho, devemos aplicar os seguintes questionamentos:

1 - Benefícios = "Por que estamos fazendo este projeto e quais são seus benefícios?" Os benefícios sevem ser conhecidos, claros, mensuráveis e precisam ser entregues.

2 - Custo = Projetos devem gerar retorno sobre o investimento. As perguntas a fazer são: "Os custos estão sendo controlados?" "Estamos dentro do orçamento?"

3 - Escopo = "O escopo está bem definido e claro para todos os interessados?" O Gerente de Projeto deve tomar cuidado para evitar aumento de escopo, que é permitir que novas exigências sejam adicionadas durante o projeto.

4 - Prazo = A pergunta a fazer para o prazo é "Quando o projeto terminará?"

5 - Qualidade = "O produto será útil ao final do projeto?" (Em outras palavras, adequado ao propósito). "Os produtos passaram em seus controles de qualidade?"

6 - Risco = Todos os projetos são exclusivos e, portanto, têm risco. "Quanto risco pode ser assumido e como este pode ser gerenciado?" Por exemplo, num projeto relacionado à construção de uma casa, o que acontecerá se um dos subcontratados não aparecer?

 

Autor

Alexandre Abdala – PRINCE2 Practitioner | Administrador de Empresas com 17 anos de experiência na área Financeira, Controladoria e Tecnologia da Informação em empresas de pequeno, médio e grande porte nacional e multinacional nos segmentos da Construção Civil, Tecnologia da Informação, Comércio Exterior, Indústria, Serviços e Varejo.

Referências: Gerenciando Projetos de Sucesso com PRINCE2.

 

PRINCE2 é marca registrada da AXELOS Limited

Conheça mais sobre o PRINCE2
 

#PRINCE2

porATHEM

A adoção do PRINCE2, como Metodologia de Gerenciamento de Projetos – Parte 1

Adoção do PRINCE2 como Metodologia

Antes de começarmos, vamos a uma breve definição sobre projeto:

O que são projetos?

1 - Segundo a Wikipédia: “Um projeto é uma série de ações únicas, destinadas a atingir um objetivo exclusivo dentro de um prazo especifico e de limitações de custo.”

2 - Segundo o PMBOK® Guide: “Um projeto é um esforço temporário empreendido para gerar um produto, serviço ou resultado exclusivo.”

3 - Segundo o PRINCE2: “Um projeto é uma organização temporária criada com o propósito de entregar um ou mais produtos de negócios, de acordo com um Business Case pré-acordado.” A palavra organização refere-se a equipe do projeto, ou seja as pessoas envolvidas no projeto e como elas se relacionam entre si.

Cada projeto tem um início e um fim definidos, sendo por isso temporário. Processos que indefinidamente se repetem, são referidos como “operações” ou “business as usual” e não constituem projetos realmente. Exemplo: a manutenção de um software é considerada uma operação, porém se for decidido implementar novas funcionalidades, ou até mesmo atualizar a linguagem utilizada, este pode ser encarado como um novo projeto.

 

Um pouco sobre o PRINCE2

PRINCE2 - PRojects IN Controlled Environments, é um método de gerenciamento de projetos genérico, a ponto de poder ser aplicado a qualquer projeto, independentemente de seu porte, tipo, organização, região geográfica ou cultura. Isso é possível porque o PRINCE2 isola o gerenciamento do projeto (ex.: aspectos ligados ao escopo, tempo, custo, qualidade, riscos, benefícios, tolerâncias, etc.) das contribuições especializadas (o esforço para realizar o produto, ex: design, construção etc.). Assim, os métodos de produção dos aspectos especializados são facilmente integrados com o método PRINCE2, formando um framework completo para o projeto. Como o PRINCE2 é genérico e baseia-se em princípios comprovados, as organizações que adotam o método como padrão podem melhorar substancialmente sua capacidade organizacional e maturidade em diversas áreas de atividade.

Essa metodologia foi desenvolvida pelo OGC - Office of Government Commerce do Reino Unido, que é uma organização do governo do Reino Unido responsável por iniciativas que aumentam à eficiência e efetividade de processos de negócio do governo.

Um projeto que adota a metodologia PRINCE2 deve considerar estes sete princípios:

 

Justificativa de Negócio Contínua

Um projeto PRINCE2 deve ter uma Justificativa de Negócio Continua, portanto, cada projeto deve ter um Business Case. Isto significa que a razão para iniciar o projeto deve fazer sentido do ponto de vista dos negócios e possuir um ROI. O documento Business Case fornece detalhes completos, mostrando porque o projeto deve ser feito, incluindo custos, benefícios esperados e prazos, também referidos como informações de justificativa de negócio. Como o documento Business Case é um dos primeiros documentos criados em um projeto, ele evita que se iniciem alguns projetos que de fato oferecem poucos benefícios reais a empresa. A justificativa de negócio é então verificada em todo o ciclo de vida do projeto, o que pode, por exemplo acontecer ao final de cada estágio. O Princípio da Justificativa de Negócio Continua confirma a necessidade de uma justificativa documentada no início do projeto, e durante o mesmo para que possam ser tomadas decisões com o valor do negócio em mente. O Business Case é regularmente revisto durante o projeto para verificar a sua aderência a Justificativa de Negócios Contínua.

 

Aprender com a Experiência

As equipes de projeto PRINCE2 devem aprender a partir de projetos anteriores. Portanto, devem tomar a iniciativa de descobrirem e utilizarem as lições aprendidas e levá-las em conta durante a vida do projeto. Cada projeto é exclusivo, o que significa que sempre há algo novo, o que cria um elemento de risco em cada novo projeto. Pode-se dizer também que cada projeto tem algumas incógnitas que devem ser investigadas. O Princípio de “aprender com a experiência” abrange todo o ciclo de vida do projeto, desde o processo Starting Up a Project, passando pelo projeto inteiro e indo até o processo Closing a Project. Qualquer lição aprendida durante o projeto, deve ser documentada. As lições documentas devem ser repassadas e serem disponibilizadas para projetos futuros, onde podem ser aproveitadas. O PRINCE2 também realça que constitui responsabilidade de todos os envolvidos no projeto buscar e capturar lições aprendidas, ao invés de esperar que alguém as forneça.

 

Papéis e Responsabilidades Definidos

Em qualquer projeto, as pessoas precisam saber o que fazer e o que podem esperar dos outros. Acreditamos que este é um dos princípios mais importantes para acertar desde o início. O PRINCE2 afirma que um projeto deve ter bem definidos os papéis e as responsabilidades dentro de uma estrutura de organização, a qual envolva os interesses do negócio, do usuário, do fornecedor e das partes interessadas. De acordo com o PRINCE2, um projeto tem 3 partes interessadas principais: o Executivo, os Usuários e os Fornecedores cujo detalhamento está abaixo:

1 - O Executivo = é aquele que se certifica de que o projeto agrega valor ao dinheiro nele investido;

2 - Os Usuários = são aqueles que utilizarão o produto após ele ser criado e dessa utilização criarão benefícios;

3 - Os Fornecedores = são aqueles que oferecem recursos e o conhecimento especialista para o projeto e produzem produtos, ou pacotes de serviços.

Este princípio estabelece que estes três participantes primários devem ser corretamente representados na Equipe de Gerenciamento de Projeto e no Comitê Diretor do Projeto. Cada integrante da equipe tem um papel definido e uma responsabilidade acordada. Em resumo, o princípio “Papéis e Responsabilidades Definidos” pressupõe uma boa estrutura de gerenciamento de projetos que possa responder as seguintes perguntas:

O que se espera de mim? O que se pode esperar dos outros? Quem toma quais decisões?

 

Gerenciar por Estágios

Um bom modo de executar qualquer grande tarefa ou projeto é dividi-lo em partes menores (Método Cartesiano), que são chamados nos projetos PRINCE2 de Estágios ou Estágios de Gerenciamento. Um projeto PRINCE2 é planejado, monitorado e controlado estágio a estágio. Estes Estágios de Gerenciamento, são separados por pontos de decisão (também conhecidos como “Pontos de Controle”) de responsabilidade do Comitê Diretor do Projeto.

Ao término de cada estágio, o Comitê Diretor do Projeto avalia:

1 - O desempenho do último deles;

2 - O Business Case;

3 - O plano para o próximo estágio, definindo se o projeto avança ou não para o próximo estágio.

Há vantagens em se trabalhar por estágios, pois propiciam uma boa abordagem para o planejamento do projeto sendo:

1 - Permitir que o projeto seja divido em uma série de partes gerenciáveis;

2 - Ter um plano de projeto de alto nível para todo o projeto e um Plano de Estágios bastante detalhado;

3 - Certificar-se de que os planos para os próximos estágios possam aprender a partir dos estágios anteriores.

 

Gerenciar por Exceção

Quando se trata de fatores como tempo, custo e escopo, o Gerente de Projeto tem alguma tolerância ou liberdade para trabalhar sem antes advertir o Comitê Diretor do Projeto de que há, ou pode haver um problema. Se o problema é pequeno e ele permanece dentro das tolerâncias, então o Gerente de Projeto poderá lidar com isso e não terá de alertar o Comitê Diretor do Projeto. Cada nível da Organização do projeto se vale do princípio de Gerenciar por Exceção para administrar o nível inferior de gerenciamento.

O nível inferior de gerenciamento, só deve notificar o nível superior, se houver uma grande issue que está fora de sua tolerância. O nome dado no PRINCE2 para uma grande issue é “Exceção”, o que significa que a issue está fora da tolerância acordada.

A definição do PRINCE2 para Gerenciar por Exceção é: Um projeto PRINCE2 tem tolerâncias definidas para cada objetivo do projeto de modo a estabelecer os limites de autoridade delegada.

O PRINCE2 lista 6 tolerâncias que podem ser definidas: Prazo, Custo, Qualidade, Escopo, Risco e Benefícios.

Gerenciar por Exceção possibilita ao nível superior de gerenciamento uma forma de administração e controle do nível imediatamente inferior, não precisando assim ser “incomodado” por pequenos problemas.

 

Foco em Produtos

Uma Descrição do Produto detalhada irá orientar o projeto, estabelecer as expectativas corretas e ajudar a entregar os produtos requeridos. O manual do PRINCE2 afirma que “Um projeto PRINCE2 se concentra na definição e na entrega dos produtos e principalmente nos seus requisitos de qualidade”. Uma boa Descrição do Produto proporciona clareza, pois define o propósito, a composição, a derivação, o formato os critérios de qualidade e o método de qualidade do produto. Uma boa Descrição do Produto também torna mais fácil determinar os requisitos de recursos, dependências e atividades.

O princípio Foco em Produtos afirma que a Descrição do Produto deve ser redigida tão breve e do modo mais claro possível no projeto, para que todas as partes interessadas tenham uma ideia clara do que esperar. O Tema Planos dá suporte ao princípio Foco em Produtos, pois conforme as Descrições do Produto são criadas como parte do planejamento com base no produto.

 

Adequar ao Ambiente de Trabalho

Um projeto PRINCE2 deve ser adequado de acordo com o tamanho, o ambiente, a complexidade, a importância, a capacidade e o risco do projeto. O propósito de Adequar ao Ambiente de Projeto significa:

1 - Assegurar que o Método do Projeto diz respeito ao ambiente de projeto (ou seja, ao se trabalhar num ambiente financeiro, deve-se alinhar o método com a estrutura de gerenciamento existente);

2 - Assegurar que os controles do projeto se baseiem na escala, na complexidade, na importância, na capacidade e no risco do projeto.

Documento de Iniciação do Projeto (DIP) deve descrever como o método PRINCE2 será adequado para aquele projeto em particular.

 

As boas práticas recomendadas pela metodologia PRINCE2, abordam todos os aspectos do gerenciamento de projeto que alinhadas aos princípios, nos trazem um modelo de gestão eficaz e dinâmico.

No próximo artigo, serão abordados as benefícios, características e aspectos de desempenho de um projeto PRINCE2.

 

Clique nesse link para ler a parte 2

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Autor

Alexandre Abdala – PRINCE2 Practitioner

Referências: Gerenciando Projetos de Sucesso com PRINCE2 – OGC / Manual de Treinamento da Management Plaza Brasil.

PRINCE2 é marca registrada da AXELOS Limited.

Conheça mais sobre o PRINCE2
 

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