PRINCE2 Business Case

Produto de Gerenciamento: PRINCE2 Business Case Preliminar

Introdução

PRINCE2 Business Case é um dos chamados Produtos de Gerenciamento[1] dos projetos conduzidos com a Metodologia de Gerenciamento de projetos PRINCE2 (PRojects in a Controlled Environment).

Antes de tudo, nosso foco será no Business Case Preliminar (A.2)[2] e nosso objetivo é fornecer as seguintes informações para cada produto de gerenciamento:

Relacionamento com outros produtos do tema;
Como o produto de gerenciamento é usado;
Quem é responsável pela criação;
O conteúdo típico;
Quem fornece as informações;
Então, o Papel do Gerente de Projetos;
Outros papéis importantes;
Assim como, o tempo e esforço para a criação;
Um exemplo do documento;
Por fim, o que acontece no mundo real.

Outros documentos relacionados ao Business Case

Em primeiro lugar, o Business Case preliminar é o primeiro documento relacionado ao tema Business Case; ele é criado no pré-projeto, portanto, durante o processo Starting up a Project (SU).

Sumário do Projeto

Porém, essa versão do Business Case faz parte do documento chamado Sumário do Projeto (A.19).

Então, ele fornece uma visão superficial do projeto; assim, o Comitê Diretor do Projeto poderá julgar o valor do mesmo.

Os passos para a criação do Business Case são:

Desenvolvimento do Business Case (criação do documento);
Então, manter o Business Case (manter o documento atualizado).

Como detalhar o mesmo?

O documento Business Case Preliminar evolui para o Business Case detalhado durante o estágio iniciação (que é de planejamento). Isso é feito no processo chamado IP (Initiating a Project).

Após a criação do Business Case detalhado, o mesmo é mantido atualizado (a atualização ocorre ao final de cada estágio de gerenciamento) com as informações do projeto, como por exemplo: custos reais, nova análise do ROI, sumário dos riscos, prazos etc. Trata-se de um documento vivo para mostrar a Viabilidade Contínua do Projeto (conforme Princípio 1 do PRINCE2).

Figura 1 – A abordagem do PRINCE2 para o tema Business Case

O Business Case é o único documento de gerenciamento que está na linha do Comitê Diretor, uma vez que o Executivo é o responsável pela criação do documento. Porém, todos os outros documentos relacionados ao Business Case, ou versões do mesmo, são de responsabilidade do Gerente do projeto.

O Busines Case Preliminar

No entanto, o Business Case preliminar é basicamente uma versão light do Business Case detalhado, de forma que iniciamos com o esboço que é expandido para o Business Case detalhado. Este documento declara por quais motivos o projeto vale a pena ser conduzido e, portanto, é usado para justificar o mesmo.

Assim, nesse ponto bastante inicial da vida do projeto, o Business Case conterá apenas informações de alto-nível; porém, são informações suficientes para auxiliar o Comitê Diretor do Projeto para tomar sua primeira decisão, que é autorizar o Estágio de Iniciação.

E, então, o Business Case detalhado fará parte do Documento de Iniciação do Projeto (DIP) no estágio de iniciação e fornecerá uma base para a criação do Plano de Revisão de Benefícios (A.1).

Como o Business Case Preliminar é utilizado?

Por exemplo, você imagina uma organização tem 20 idéias para novos projetos de 8 departamentos diferentes e com um orçamento limitado. Faz-se então necessário haver uma avaliação se os projetos são realmente viáveis, com base no melhor investimento e se o projeto está alinhado às direções estratégicas.

Assim, a organização escolhe quais projetos são viáveis e quais não são.

Saiba que, o Business Case Preliminar faz parte do Sumário do Projeto, que é enviado ao Comitê Diretor do Projeto para aprovação.

Figura 2 – A criação do Business Case Preliminar

Quem é responsável pela criação do Business Case Preliminar?

Então, o executivo é o responsável pela criação do Business Case Preliminar (também chamado de esboço de Business Case). Outras pessoas auxiliam o executivo, como o Usuário Principal, o Fornecedor Principal e o Gerente do Projeto.

O Conteúdo do PRINCE2 Business Case Preliminar

No entanto, a Metodologia de Gerenciamento de Projetos PRINCE2 apresenta um template [modelo] para o Business Case.

O mesmo template é utilizado para o Business Case Preliminar e para o Business Case detalhado, então as informações deste último têm um nível de detalhamento, ou de qualidade de informação, ainda melhor.

Razões	São as razões para se fazer o projeto (geralmente informações extraídas da Proposição do Projeto) e como elas se alinham ao direcionamento estratégico da organização, como por exemplo: redução nas vendas, processos obsoletos, perda de market-share.
Benefícios Esperados	Esta é uma lista de cada benefício, apresentada de forma mensurável, como por exemplo: aumento nas vendas em 20% nos próximos 3 anos. Os benefícios esperados serão usados também para a Criação de um documento de gerenciamento chamado Plano de Revisão de Benefícios.
Contra-benefícios esperados	De acordo com o PRINCE2, um contra-benefício é um resultado visto como negativo por uma ou mais partes interessadas, como por exemplo uma aplicação de vendas online a ser desenvolvida, em que 50% da equipe de vendas buscará novas oportunidades no mercado.
Prazos	São as datas de início e fim do projeto e quando os benefícios passarão a ser materializados, como por exemplo 5% de aumento nas vendas 6 meses após a conclusão do projeto.
Então, os Custos	São os Custos do Projeto e também os custos de manutenção.
Análise do Investimento	Cálculo do ROI, payback, análise de custo-benefício, NPV etc.
E então, os Riscos	Este é um resumo dos principais riscos. Muitos deles já estão na Proposição do Projeto, do Diário do Projeto e do Registro de Riscos.

Tabela 1 – Conteúdo mínimo de um Business Case

PRINCE2 Business Case – Quem fornece tais informações?

Razões	A Gerência Corporativa ou o Gerente do Programa criam a proposição do projeto. Todavia, o Usuário Principal contribui com um conjunto substancial de informações.
Benefícios Esperados	Usuário Principal fornece tais informações; afinal, ele conhece o negócio e a operação e portanto tem condições de fornecer uma lista dos possíveis benefícios.
Contra-benefícios esperados	Também fornecidos pelo usuário principal.
Prazos	O fornecedor principal fornecerá uma estimativa de quando o produto final estará disponível, com base nas informações e características do produto que estão descritas no documento chamado Descrição do Produto do Projeto. O Usuário Principal proverá as informações de quando os benefícios serão materializados e como esses benefícios mudarão ao longo do tempo. Estas informações requerem a previsão de entrega do Produto Final.
Custos	O Fornecedor Principal providenciará uma estimativa dos custos, com base nas informações e características do produto, as quais estão descritas no documento Descrição do Produto do Projeto. O item Custos também poderá fornecer dados relacionados aos custos futuros de manutenção e operação.
Análise do Investimento	O Executivo é responsável por estas informações, porém o Usuário Principal ou alguém do Departamento Financeiro pode prestar tal assistência.É importante rever e verificar as informações fornecidas pelo Usuário Principal, pois ele/ela poderá ficar bastante entusiasmado com os benefícios e eventuais exageros devem ser identificados.
Então, os Riscos	Os riscos surgem através de quaisquer partes interessadas. Então, eles são encorajadas a fornecer tais dados.

Tabela 2 – Participação das partes interessadas

O papel do Gerente do Projeto

O Gerente do Projeto auxilia na criação do Business Case Preliminar e, portanto, fornece o suporte necessário ao Executivo. Ele poderá organizar workshops para, por exemplo:

Confirmar as razões para a organização assumir o projeto;
Ainda mais, rever os benefícios esperados;
Analisar a Descrição do Produto do Projeto e então obter as expectativas de prazo e custo do Fornecedor Principal;
Efetuar os cálculos e então análise do investimento e verificar se os dados podem ser validados;
Coletar os riscos principais então auxiliar na identificação de novos riscos importantes.

Tempo e esforço para criar um PRINCE2 Business Case

Conforme você observa no exemplo abaixo, não há que se juntar muitos dados, ou seja, muitas informações são relacionadas no documento Sumário do Projeto.

Depois que, a Descrição do Produto do Projeto (A.21) está completa; então, o Fornecedor Principal poderá fornecer estimativas de prazo e custo.

Usuário Principal

O Usuário Principal já terá uma ótima idéia dos benefícios esperados; assim, ele verifica se tais benefícios são realmente factíveis de serem alcançados. Portanto, o Usuário Principal também será responsável por materializar os benefícios, ou seja, tão logo os produtos estejam concluídos.

Gerente do Projeto

O Gerente do Projeto está principalmente preocupado em manter o andamento do projeto, organizar e facilitar os workshops necessários para a coleta das informações. No entanto, a quantidade de tempo e esforço para essas atividades variará em função da disponibilidade e da qualidade das informações.

Exemplo de um PRINCE2 Business Case preliminar

Então, veja um exemplo de um Business Case Preliminar documentado, extraído do “Projeto Caneta” (um exemplo nosso de um projeto totalmente documentado com PRINCE2). Conforme se pode observar, não há muitas informações, mas mesmo assim este documento já auxilia a organização para a tomada de decisão.

Figura 3 – Conteúdo mínimo de um Business Case em formato pptx

O que acontece no mundo real?

Todavia, algumas organizações iniciam a criação de um Business Case detalhado bem no início do projeto, o que poderá representar um investimento mais alto e uma perda de tempo, caso o projeto não siga em frente. Assim, uma boa prática é você iniciar com um esboço do Business Case.

No entanto, algumas organizações consideram o Business Case como um documento estático usado apenas para a criação do Termo de Abertura do Projeto e nunca mais efetuam uma revisão, de modo a saberem se o projeto continua sendo bom para a organização.

Todavia, esse documento é “vivo” (atualizado constantemente). Assim, ele é confrontado em relação às mudanças pelas quais toda organização passa.

Felling

Outras organizações não criam o documento, o que pode parecer bastante ineficaz e ineficiente, mas constitua a realidade vigente, conduzindo projetos por feeling. Em outras palavras, conduzir “pelo bater dos ventos”.

Porém, muitos executivos ficam extremamente ansiosos com a concepção do projeto e querem iniciá-lo o mais rápido possível, como mutirão.

O projeto Pet

Outras vezes o fazem apenas com uma parcela do orçamento necessário e sem ter investido algum tempo na análise de viabilidade (econômica, financeira, técnica etc), investindo somente tal parcela de orçamento na iniciativa, até um ponto em que acreditam não poderem mais voltar atrás, precisando assim concluir o projeto a qualquer custo.

Assim, Tais projetos são os chamados projetos pet (“projetos de estimação”, que os executivos não querem largar).

No entanto, há ciência de ótimos Gerentes de Projetos que sequer jamais viram um Business Case.

Então, em muitos casos, o Gerente do Projeto viu tal documento nos preâmbulos do projeto e lá ficou arquivado e “empoeirado”.

Contudo, mais e mais organizações vêm percebendo a importância de se ter um Business Case, portanto iniciar com um Business Case Preliminar que lhes ajude na priorização e portanto na tomada de decisões.

Então, além de manter o documento atualizado para constatar a justificativa contínua para o Projeto, ou seja, conforme preconizam o PRINCE2 e o COBIT® (“Um Modelo de Negócio para a Governança e para a Gestão de TI da Organização” – Framework de Governança do ISACA).

PRINCE2 Business Case – Template

O PRINCE2 já fornece a você e à sua empresa os templates de todos os documentos de Gerenciamento, portanto, você não precisa reinventar a roda, além do questionário “Verificação da Abordagem Adequada” (health check), que permite que você e/ou o escritório de projetos saibam se a condução do projeto está sendo bem aplicada.

No entanto, mesmo pertencendo à AXELOS Limited, sua empresa não precisa pagar para implementar a metodologia PRINCE2.

Porém, no caso do Business Case Preliminar Detalhado, o modelo dos documentos é exatamente o mesmo.

Então, baixe Business Case o template em formato Word do documento Business Case, conforme proposto pelo PRINCE2.

Ou, então, baixe todos os prince2 templates .

[1] (Produtos de Gerenciamento são os documentos criados para auxiliar no Gerenciamento do Projeto)

[2] (As indicações entre parênteses mostram a referência do Template no Manual Oficial do PRINCE2)