PRINCE2 Princípios – PRINCE2, PRINCE2 Agile, MSP, MoP, M_o

PRINCE2 Princípios VOLTAR

INTRODUÇÃO

O QUE SÃO OS PRINCÍPIOS DO PRINCE2

IMPORTÂNCIA DOS PRINCÍPIOS DO PRINCE2

1 – JUSTIFICATIVA DE NEGÓCIO CONTÍNUA

2 – APRENDER COM A EXPERIÊNCIA

3 – PAPÉIS E RESPONSABILIDADE DEFINIDOS

4 – GERENCIAR POR ESTÁGIOS

5 – GERENCIAR POR EXCEÇÃO

6 – FOCO EM PRODUTOS

7 – ADEQUAR AO AMBIENTE DO PROJETO

COMO APLICAR OS PRINCÍPIOS do PRINCE2?

RESUMO

REFERÊNCIAS

INTRODUÇÃO

Como já vimos, o PRINCE2 é um método de gerenciamento de projetos é baseado em processos, temas e princípios. Os Princípios do PRINCE2 são muito importantes e precisam sempre existir. Portanto, o objetivo desse breve artigo é dar esclarecimentos sobre os mesmos.

O QUE SÃO OS PRINCÍPIOS DO PRINCE2

Pense em PRINCE2 Princípios como direcionadores, orientadores ou guias que devem existir durante toda a vida do projeto. Afinal, são orientações poderosas para ampliar o sucesso durante a condução do projeto. Ou seja, tais princípios são baseados na experiência real e foram identificados através de lições aprendidas em diversos projetos de sucesso e de fracasso conduzidos; não teórica e sim prática!

IMPORTÂNCIA DOS PRINCÍPIOS DO PRINCE2

E por que motivo esses princípios são importantes? Para responder, pense em você conduzir sua vida sem princípios básicos de ética, moral e valores herdados de seus pais! Isso mesmo, você desviaria desses valores tão importantes.

Logo, assim como os princípios herdados dos seus pais, os Princípios do PRINCE2 ajudam na probabilidade de sucesso do seu projeto por manter o foco em princípios “familiares” tão essenciais.

Portanto, a metodologia de gerenciamento de projetos mais usada no mundo, o PRINCE2, foi construída para ampliar a probabilidade de sucesso dos projetos do próprio Governo Britânico e não um punhado de coisas simplesmente aglutinadas.

Assim sendo, o Governo Britânico identificou, através de diversos projetos analisados (de sucesso e de fracasso), informações relevantes para ampliar o sucesso. Baseado nisso, o principal foco foram as lições aprendidas em projetos anteriores (positivas e negativas), e estes princípios proporcionam um modelo de melhores práticas universais (aplicáveis a qualquer projeto e em qualquer situação e qualquer organização).

Vamos entender quais são os 7 princípios que caracterizam se um projeto é um projeto PRINCE2 e entender melhor porque são importantes.

Então, VOLTAR

1 – JUSTIFICATIVA DE NEGÓCIO CONTÍNUA

Um projeto PRINCE2 precisa ter uma justificativa de negócio sempre! Isso significa dizer que precisa haver uma razão justificável para iniciar o projeto; e que tal justificativa precisa se manter válida durante toda a vida do projeto e deve estar documentada e aprovada.

Por que é importante? Para responder a essa pergunta, imagine: iniciar um projeto sem alinhamento estratégico! Iniciar um projeto aparentemente interessante, mas que no “meio do caminho” acontece algum evento que faça o projeto se tornar inviável para a organização! OU seja, iniciar um projeto que ninguém acompanha se os benefícios foram “contabilizados”! Iniciar um projeto que, no pós-projeto, não haverá ninguém responsável pelos benefícios!

Já diz tudo, não é? E diz tudo também que vale para qualquer espécie de projeto.

Portanto, tal justificativa do projeto deve ser documentada na forma de Business Case. Sabia que o PRINCE2 tem um documento chamado Plano de Revisão de Benefícios? Esse documento, atuando junto com o princípio Justificativa De Negócio Contínua, ajuda que projetos mal concebidos sejam eliminados. Saiba mais sobre o Business Case

Quer saber mais sobre esse Princípio do PRINCE2 através desse vídeo? Justificativa contínua do Negócio

Então, VOLTAR

2 – APRENDER COM A EXPERIÊNCIA

Em um ambiente de projetos com PRINCE2, uma cultura de Gestão do Conhecimento é estabelecida, e as pessoas são incentivadas a aprender com a experiência; registrando o aprendizado, compartilhando e perguntado: o que aprendemos nesse estágio? O que aprendemos nessa entrega?

Tal cultura de aprendizado é constante e durante toda a vida do projeto, desde seu momento mais embrionário até o encerramento do mesmo. Ademais, no PRINCE2 lição aprendida só é aprendida quando é aplicada, caso contrário, é lição engavetada!

Portanto, os benefícios vão desde melhorar o planejamento (no PRINCE2 o planejamento acontece diversas vezes), melhorar o monitoramento e controle, ou simplesmente para não cometer um erro já cometido no passado. Bem resumidamente, a abordagem é assim:

– No pré-projeto deve-se analisar as lições de projetos anteriores;

– No planejamento deve identificar planos que funcionaram e não funcionaram nos projetos passados;

– Durante o andamento do projeto as lições são aprendidas em todos os momentos, discutidas e compartilhadas.

– Então, no encerramento, busca-se a análise final de todas as lições registradas e o devido compartilhamento geral.

Saiba mais em PRINCE2 Lições Aprendidas ou através desse vídeo Aprender com a experiência

Então, VOLTAR

3 – PAPÉIS E RESPONSABILIDADE DEFINIDOS

Para ampliar a probabilidade de sucesso em um projeto deve-se haver papéis e responsabilidades bem definidos, utilizando-se a estrutura organizacional, envolvendo interesses de negócio, dos usuários e dos fornecedores. Isso faz parte da Governança do Projeto.

O Livro Oficial do PRINCE2 deixa claro a responsabilidade de cada papel em TODOS os momentos, e há um apêndice exclusivo para detalhar tais papéis, tais responsabilidade e competências importantes. Além disso, um aspecto fundamental é o quesito da responsabilização (accoutability) que na maioria dos projetos é relegado ao enésimo plano, diminuindo sobremaneira a possibilidade de sucesso.

Alguns papéis são:

Executivo: garantindo os aspectos de alinhamento estratégico e respondendo pelo sucesso e fracasso
Gerente do Projeto: tomando conta do dia-a-dia do projeto
Usuário Principal: garantindo que os benefícios serão “contabilizados” no pós-projeto.

Saiba mais sobre esse princípio através desse vídeo Papéis e Responsabilidades bem definidos

Então, VOLTAR

4 – PRINCE2 Princípios – GERENCIAR POR ESTÁGIOS

Conforme a metodologia de gestão de projetos prince2, qual a principal vantagem do projeto ser gerenciado por estágios!

Imagine você iniciar um projeto de 12 meses, e ao final do período seu cliente diz: “hum….não era bem isso que eu queria”. Situação ruim, não? Esse é um dos motivos pelos quais um projeto PRINCE2 é planejado, monitorado e controlado estágio por estágio (lembrou de projetos ágeis com suas SPRINTS?

Isso mesmo, o PRINCE2 naturalmente tem conexão fácil com os projetos ágeis seja SCRUM ou qualquer outra abordagem ágil, ou seja, sem “forçar barra”.

Os estágios representam pontos de controle ao final de cada estágio (como se fossem gate reviews), permitindo uma melhor avaliação da saúde do projeto e permitindo a análise da continuidade ou não; isso apoia o princípio justificativa de negócio continua.

Além disso, aumentar a quantidade de estágios (estágios menores) fornece mais controle, porém aumenta a carga de trabalho de gerenciamento. Diminuir a quantidade de estágios diminui a carga de trabalho de gerenciamento, porém diminui-se a visibilidade e o controle.

É como diz o ditado: “Como se come um elefante? Resposta: Em bifes!”. Essa é uma das missões do GP (Gerente de Projetos) analisar a melhor quantidade de bifes (estágios) para se comer o elefante (projeto).

Dividir para conquistar!

Quando você divide seu projeto em estágios, você diminui a complexidade, os riscos e amplia o monitoramento e controle; consequentemente ampliando a possibilidade de sucesso.

Visto que um planejamento mais exequível é efetuado a um nível de detalhe gerenciável e previsível, o PRINCE2 sugere que se planeje dentro de um horizonte realistamente previsível e recomenda:

Dividir o projeto em um número determinado de estágios;
Ter um plano de projeto de alto nível e planos de estágio detalhados;
Planejar, delegar, monitorar e controlar o projeto por estágio.

O PRINCE2 determina que um mínimo de 2 estágios, sendo 1 de iniciação (onde acontece o planejamento) e um ou mais estágios de gerenciamento (chamados de estágios de entrega).

Mas para saber melhor sobre esse princípio, veja esse vídeo e Gerenciar por Estágios.

Então, VOLTAR

5 – PRINCE2 Princípios – GERENCIAR POR EXCEÇÃO

Imagine o seguinte cenário: qualquer situação que acontece e seja diferente do planejado você para e escala (leva para seu superior). Nessa situação, você está consumindo o tempo da hierarquia e ao mesmo tempo perdendo o foco no seu trabalho.

Para prevenir contra situações parecidas, um projeto PRINCE2 tem tolerâncias que são definidas no estágio de iniciação para cada um dos objetivos do projeto. Assim, estabelece limites da autoridade delegada (isso é alinhado às abordagens ágeis no quesito de equipes auto gerenciáveis) e auxilia no estabelecimento da Governança (apoiando o princípio Papéis E Responsabilidades Bem Definidos)

Desta forma define-se tolerâncias e responsabilidades distintas para direcionar, gerenciar, entregar os componentes do produto final; com prestação de contas em cada estágio. Em outras palavras, é como se estivem sendo definidas alçadas.

Então, tal prestação de contas acontecerá juntamente com a delegação de autoridade de um nível gerencial para o próximo, via as tolerâncias definidas em cada um dos 6 objetivos do projeto:

Benefício
Tempo
Custo
Escopo
Qualidade
Então, risco

As tolerâncias são monitoradas via os controles que ajudam a identificar se há previsão de exceder tais tolerâncias. Como resultado, quando isso acontece, um issue deve ser criado e levado ao próximo nível de gerenciamento.

Exemplo: O projeto tem uma tolerância de R$20.000,00, você não precisará escalar caso haja uma precisão de exceder o orçamento em R$15.000,00, visto que está dentro de sua alçada de atuação. Portanto, você escalará caso essa previsão de estouro de orçamento seja superior aos R$20.000,00.

Então, VOLTAR

6 – PRINCE2 Princípios – FOCO EM PRODUTOS

Um projeto não valerá de nada, caso os produtos criados não ajudem na realização de benefícios (apoiar o princípio Justificativa de Negócio Contínua).

Por isso, também, o projeto deve ser dividido em estágios para que haja esse acompanhamento com o foco na viabilidade de materialização dos benefícios. Você já passou pela situação de após 12 meses de trabalho, seu cliente aceitar o produto e não usar? E lhe diz que o “time-to-market” foi perdido ou que o produto não traz os benefícios esperados!

Dessa forma, há um foco na definição e entrega de produtos com requisitos de qualidade que apoiem tal realização de benefícios. É exatamente o que faz muitos gestores e administradores atualmente, ou seja, orientação a resultados e não a atividades. Novamente, vale apena saber como fazer que os projetos mal concebidos sejam eliminados.

Então, VOLTAR

7 – PRINCE2 Princípios – ADEQUAR AO AMBIENTE DO PROJETO

Imagine a situação de você ter um projeto pequeno e tentar administrar esse projeto com uma abordagem grande, pesada. Não vai rolar, né?

Logo, imagine que seu projeto é um projeto isolado, ou um projeto dentro de um programa com MSP, ou dentro de um portfólio com o MoP. Então, imagine se seu projeto é um projeto interno, ou se é um projeto para um cliente.

Assim, cada situação irá requerer customizações, adaptações. Mas, não adianta fazer “copy+cola” de livro. “Copy+cola” de livro para a vida real, não vai rolar! Por isso, o PRINCE2 recomenda fortemente que o método seja adaptado para se adequar ao ambiente do projeto, considerando tamanho, complexidade, importância, capacidade, necessidades de controle, risco e questões de Governança da empresa.

Além disso, adequação é garantir que a metodologia esteja relacionada ao ambiente do projeto, e que os controles do projeto sejam baseados nas necessidades organizacionais e do projeto em si.

Assim, o Gerente de Projeto deve tomar as decisões sobre como o método será adaptado e aplicado, consequentemente, assegurando que todos os Stakeholders entendam como o PRINCE2 será usado. O DIP descreve tal adaptação (Documento de Iniciação do Projeto).

Saiba mais sobre os Documentos do PRINCE2 ou através desse vídeo e PRINCE2 Templates

Então, verificar se está aplicando corretamente, então buscar melhorias, use o PRINCE2 Health Check

Então, VOLTAR