PRINCE2 Processos – Introdução
PRINCE2 Processo – SU – Resumo das Responsabilidades
PRINCE2 Processo – IP – Resumo das Responsabilidades
PRINCE2 Processo – SB – Resumo das Responsabilidades
PRINCE2 Processo – CS – Resumo das Responsabilidades
PRINCE2 Processo – MP – Resumo das Responsabilidades
PRINCE2 Processo – CP – Resumo das Responsabilidades
PRINCE2 Processos – Introdução
A Metodologia de Gerenciamento de Projetos PRINCE2® é estruturada com a existência de Princípios, Temas e Processos. Cada processo contém um conjunto de atividades. Tais atividades contém propósito, entradas, saídas e papéis e responsabilidades.
Para efeito de comparação, o Guia PMBOK® por exemplo contém processos também, porém não chegam ao nível de atividades. Por outro lado, no Guia PMBOK há ferramentas e técnicas, o que não acontece no PRINCE2; até porque o PRINCE2 não tem por propósito ser forte em técnicas de gerenciamento de projetos.
Os nomes dos processos são mantidos em inglês para melhor aderência ao livro PRINCE2 e, portanto, aos exames de certificação. Da mesma forma existem siglas específicas.
Então, veja o gráfico para identificar os processos e acompanhe pela sequência numérica. Imagine um projeto pequeno e simples, pois em um projeto grande alguns processos serão executados mais de uma vez, em outras palavras, considere que após o Initiation Stage vamos para o Final Stage.
PRINCE2 Processo – SU
1) Esse é primeiro processo a ser executado quando da idealização de uma iniciativa para a organização – o Starting Up a Project (SU). E o propósito do processo Starting up a Project é garantir que os pré-requisitos para processo IP estejam implementados, respondendo à pergunta: nós temos um projeto viável e que vale a pena?
Porém esse processo não é iniciado de qualquer forma, deve-se existir uma ideia, uma necessidade, etc para que esse processo seja iniciado. É por isso que dizemos que a proposição de projeto é o gatilho para o projeto. Uma proposição de projeto pode ser uma nota de uma página simples, um e-mail ou um documento estruturado com base em um modelo de proposição de projeto da empresa. Não há um documento proposto pelo PRINCE2 para tal proposição. No inglês, essa proposição é chamada de Project Mandate.
Esse processo é executado uma única vez em um projeto.
PRINCE2 Processo – SU – Resumo das Responsabilidades
- Gerência Corporativa, do programa ou cliente: fornece a proposição e define o Executivo;
- Executivo: define o GP e cria o Business Case Preliminar;
- Usuário principal: informa características do produto;
- Fornecedor principal: analisar a Abordagem do Projeto
- GP: prepara o sumário do projeto e o plano do estágio de iniciação;
- Por fim, Garantia do Projeto: avalia a abordagem e o sumário.
PRINCE2 Processo – DP
2) O segundo processo a ser executado em um projeto PRINCE2 (considerando que não tenha havido nenhum tailoring de processo) é o processo Directing a Project (DP).
O PRINCE2 Processo DP tem como propósito (objetivo principal) é capacitar e habilitar o Comitê Diretor do Projeto a se responsabilizar (prestar contas) pelo Projeto por meio de decisões chaves e ter controle em âmbito geral.
Os objetivos específicos do PRINCE2 Processo DP é fornecer condições para a tomada decisões:
- Para iniciar o projeto (permitir o começo do Estágio de Iniciação). Até então o projeto era apenas um iniciativa;
- Para entregar os produtos do projeto (iniciar os estágios de entrega);
- Para encerrar o projeto.
- Fornecer direção e controle durante o projeto;
- Ser a interface com a Gerência Corporativa, do Programa ou cliente;
- E então, garantir que os benefícios pós-projeto serão revisados.
O PRINCE2 Processo DP fornece direcionamento
Qual é o gatilho que inicia o processo Directing a Project? – É a solicitação para dar início a um projeto que é feito pelo Gerente do Projeto no final do processo Starting up a Project. Como você sabe, o gerenciamento do dia a dia do projeto é feito pelo Gerente do Projeto, enquanto o Comitê diretor do Projeto olha de cima para baixo.
Frequência que o Gerente do Projeto se comunica com o Comitê Diretor do Projeto? – A Abordagem de Gerenciamento da Comunicação (PRINCE2 2017 update) contém a frequência da comunicação (e forma) que deve ser feita entre o Comitê Diretor do Projeto e o Gerente do Projeto.
E o que dizer sobre o aconselhamento? – O Comitê Diretor do Projeto fornece orientação ao Gerente do Projeto ao longo do projeto e o Gerente do Projeto pode procurar aconselhamento a qualquer momento.
Justificativa para o negócio – O Comitê Diretor do Projeto é responsável por garantir que exista justificativa para o Negócio de maneira continua e pode decidir encerrar o projeto, se o Business Case não for mais viável (ou desejável), uma vez que isso pode mudar ao longo projeto. O ambiente interno e externo da Companhia está em mutação constante; isso poderá desencadear que o Projeto não seja mais desejável para a Organização.
Vale Lembrar
- Lembre-se o Comitê Diretor Projeto aprova, dá direcionamento e fornece aconselhamentos. Também é responsabilidade do CDP cobrar que lições aprendidas sejam coletadas e trabalhadas a cada estágio, fazendo sempre perguntas tipo: o que o time aprendeu nesse estágio?
Esse processo é executado mais de uma única vez em um projeto.
PRINCE2 Processos – IP
3) O terceiro processo a ser executado em um projeto PRINCE2 (considerando que tenha havido a aprovação no DP) é o processo Initiating a Project (IP). Até então, não havia um projeto e sim uma iniciativa (veja na figura 13.1 o Project Lifecycle).
Esse é o processo onde acontecerá o planejamento, visto que há uma série de perguntas a serem respondidas, ou melhor compreendidas, a respeito do projeto, como por exemplo:
- Quais são as Razões para fazer o projeto, os Benefícios e Riscos?
- Escopo: O que deve ser feito e o que não deve?
- Quando os produtos podem, ou devem ser entregues?
- Como pode ser garantido que a qualidade será possível e alcançável?
- Como serão identificados e acompanhados os riscos, issues e mudanças?
- Como será monitorado o progresso do projeto, o que precisa ser informado e com que frequência?
- E por último como será adaptado o PRINCE2 de acordo com as necessidades do projeto?
Em relação aos processos do PRINCE2 2009 e a atualização PRINCE2 2017, os processos não sofreram alterações e sim apenas pequenos ajustes para melhor alinhamento às atualizações o MSP, M_o_R, MoP, P3O e PRINCE2 Agile.
Todavia, o PRINCE2 Processo IP ganhou uma nova atividade “Agree the tailoring requeiriments” (acordar em relação aos requisitos de adaptação) e é a primeira atividade que acontece no processo IP.
Esse processo é executado uma única vez em um projeto.
PRINCE2 Processos – IP – Resumo das Responsabilidades
- Comitê Diretor do Projeto: Aprovar todas as partes do DIP
- Executivo: Criar o Business Case Detalhado e aprovar todas as partes do DIP;
- Usuário Principal: Fornecer informações e recursos para as Descrições do produto. Fornecer informações para a Abordagem de Gerenciamento de Benefícios (PRINCE2 2017 Update). Compila e aplica as necessidades de adaptação (PRINCE2 2017 Update);
- Fornecedor Principal: Fornecer recursos para ajudar com o planejamento
- Garantia do Projeto: Revisar a maioria das informações do DIP
- Gerente do Projeto: Criar a maior parte dos documentos exigidos para o DIP e também a Abordagem de Gerenciamento de Benefícios;
- Gerente da Equipe Especialista: ou seja, auxiliar no planejamento.
PRINCE2 2017 UPDATE
PRINCE2 2017 Update recomenda possíveis adaptações para o IP
- Adaptações em documentos (para mais ou para menos);
- Juntar os processos SU e IP;
- Adaptações em Papéis e Responsabilidades;
- Projetos em ambientes ágeis (PRINCE2 Agile);
- Projetos em ambientes comerciais;
- E então, Projetos dentro de Programas (MSP) ou Portfólios (MoP);
PRINCE2 Processos – SB
4) O quarto processo a ser executado em um projeto PRINCE2 (novamente considerando que não tenha havido nenhuma adaptação de processo*[i]) é o processo Managing a Stege Boundary (SB).
Propósito: Há 2 propósitos para o processo Managing a Stage Boundary (SB):
- O Gerente de Projeto deve fornecer ao Comitê Diretor do Projeto uma visão geral do desempenho do estágio atual, atualizar o Plano do Projeto, atualizar o Business Case e criar um Plano de Estágio para o próximo Estágio.
- Estas informações permitirão que o Comitê Diretor do Projeto revise o estágio atual, aprove o próximo estágio, revise o Plano do Projeto e, assim, confirme a justificativa de negócio contínua.
Objetivos específicos:
- Garantir ao Comitê Diretor do Projeto que todos os produtos no estágio atual foram produzidos e aprovados;
- Revisar e atualizar, se necessário, os documentos habituais, que são o Documento de Iniciação do Projeto, Business Case, Plano do Projeto e Registro de Riscos;
- Registrar quaisquer lições nas Notas de Lições, portanto as que possam ajudar em estágios posteriores ou em projetos no futuro;
- E, então, preparar o Plano de Estágio para o próximo Estágio e solicitar autorização para iniciar a próximo estágio.
- Lembre-se de que o processo SB começa perto do fim do estágio atual e antes do próximo estágio. Assim, se há previsão do estágio atual sair fora da tolerância, então o Gerente do Projeto irá criar um Plano de Exceção em vez de um Plano de Estágio para o próximo estágio e solicitará a conclusão do estágio atual em vez de solicitar para seguir para o próximo estágio;
- Lembre-se de que o processo SB do primeiro estágio tende a ser menos trabalhoso que o SB dos demais estágios;
- Apesar de não aparecer no gráfico 13.1 o SB poderá ser executado no último estágio de entrega;
- Por fim, esse processo apoia o PRINCE2 Princípio – Gerenciar por estágios.
Assim, esse processo pode ser executado mais de uma única vez em um projeto.
PRINCE2 Processos – SB – Resumo das Responsabilidades
- Gerente do Projeto: Criar ou atualizar todos os documentos de gerenciamento;
- Gerente da Equipe Especialista: Fornece assistência ao Gerente do Projeto em todas as atividades de planejamento e revisão;
- Por fim, Garantia do Projeto: Analisa o desempenho do projeto e efetua revisão dos documentos de gerenciamento.
PRINCE2 Processos – CS
5) O quinto processo a ser executado em um projeto PRINCE2 (novamente considerando que não tenha havido nenhuma adaptação de processo*[ii]) é o processo Controlling a Stage (CS).
Propósito: É um Processo do Gerente do Projeto para que ele atribua o trabalho a ser feito, monitore este trabalho, lide com issues, reposte o progresso ao Comitê Diretor do Projeto e tome ação corretiva para garantir que estágio se mantenha dentro da tolerância acordada com o Comitê Diretor.
Objetivos específicos:
- Atenção focada na entrega dos produtos;
- Manter Riscos e Issues sob controle;
- Manter o Business Case em análise e revisão;
- Por fim, entregar os produtos do estágio de acordo com a qualidade, prazo e custo acordados e obter os benefícios definidos (caso o projeto tenha benefícios intermediários a serem auferidos).
Esse processo é iniciado sempre após uma aprovação vinda do Processo e mantém um relacionamento também com os processos MP (Managing a Product Delivery), SB (Managing a Stage Boundary) e CP (Closing a Project) – veja a figura 13.1.
Esse processo pode ser executado mais de uma única vez em um projeto.
PRINCE2 Processos – CS – Resumo das Responsabilidades
- Comitê Diretor: Fornece direcionamento e aconselhamento;
- Gerente do Projeto: Todas as atividades do dia a dia são realizadas pelo Gerente de Projeto como por exemplo criar ou atualizar todos os documentos de gerenciamento do CS.Acompanhar as entregas;
- Gerente da Equipe Especialista: Auxilia o GP na análise de issues e riscos;
- Garantia do Projeto: Acompanha o desempenho do projeto.
PRINCE2 2017 UPDATE
PRINCE2 2017 Update fornece algumas orientações para o CS
- Acompanhamento de Projetos em ambientes ágeis (PRINCE2 Agile);
- Acompanhamento de Projetos em ambientes comerciais;
- E então, acompanhamento de Projetos dentro de Programas (MSP) ou Portfólios (MoP);
PRINCE2 Processos – MP
6) O sexto processo a ser executado em um projeto PRINCE2 é o processo Managing a Product Delivery (MP), que é um processo direcionado às equipes técnicas para a criação dos componentes e partes do produto. Esse processo é disparado pelo processo CS quando o Gerente do Projeto autoriza o início de um pacote de trabalho.
Trata-se de um dos processos mais simples, contendo apenas 3 atividades (Aceitar um Pacote de Trabalho, Executar um Pacote de Trabalho e Entregar um Pacote de Trabalho; e é nesse último que acontece a técnica Revisão da Qualidade do PRINCE2).
Propósito: O processo Managing Product Delivery permite o gerenciamento e controle do trabalho entre o Gerente do Projeto e o Gerente da Equipe Especialista através da definição de certos requisitos formais sobre aceitação, execução e, portanto, entrega de produtos.
Objetivos específicos:
O objetivo do processo Managing Product Delivery é assegurar que:
- Produtos atribuídos à equipe estão autorizados e acordados;
- Deixar claro para a equipe o que tem que ser produzido. Também, quais serão o esforço, o prazo e o custo requeridos;
- Os produtos planejados são entregues dentro das expectativas e dentro da tolerância;
- E então, informações precisas de progresso são fornecidas ao Gerente do Projeto pelo Gerente da Equipe Especialista.
O PRINCE2 Processo MP é iniciado sempre pelo processo Controlling a Stage e o fim desse processo pode refletir o final de um Estágio de Gerenciamento, pois outros pacotes de trabalho podem existir para o mesmo estágio. Note, no entanto, que os estágios de Gerenciamento também são conhecidos como estágios de Entrega.
Portanto, esse processo pode ser executado mais de uma única vez em um projeto.
PRINCE2 Processos – MP – Resumo das Responsabilidades
Basicamente, é um processo direcionado à Equipe de Especialistas, logo, temos:
- Gerente do Projeto: Autoriza os Pacotes de Trabalho e, assim, analisa os Relatórios de Ponto de Controle e Registros de Qualidade (via processo CS);
- E então, o Gerente da Equipe Especialista: Cria Plano de Equipe Especialista, Gerencia o desenvolvimento dos Produtos, Cria Relatórios de Ponto de Controle e, então, identifica issues e Riscos técnicos
PRINCE2 2017 UPDATE
PRINCE2 2017 Update fornece algumas orientações para o MP
- Orientações para juntar ou ampliar as atividades;
- Orientações de adaptação dos Produtos de Gerenciamento do Processo;
- E então, considerações sobre projetos simples, complexos, em ambientes ágeis (Alinhamento ao PRINCE2 Agile).
PRINCE2 Processos – CP
7) O sétimo processo a ser executado em um projeto PRINCE2 é o processo Closing a Project (CP), que é um processo executado no último estágio de entrega, para as atividades de encerramento e preparação para o pós-projeto.
Note que existe no mínimo uma entrega no último estágio onde o CP é executado, veja o processo 6 sendo executado no Final Stage através da figura.
Propósito: O propósito do processo Closing a Project é fornecer um ponto fixo para verificar se o projeto atingiu seus objetivos e que os produtos tenham sido aceitos.
Objetivo específicos:
- Verificar a aceitação por parte dos usuários em relação aos produtos do projeto;
- Garantir de que os produtos podem ser suportados depois que o projeto é desmobilizado;
- Revisar o desempenho do projeto;
- Avaliar os benefícios já realizados e a Abordagem de Gerenciamento de Benefícios referente aos benefícios que serão realizados pós-projeto;
- E então, endereçar issues abertos e riscos acompanhados de ações recomendadas.
Todas as informações são passadas ao Comitê Diretor do Projeto, pois é o Comitê Diretor do Projeto que oficialmente encerra o projeto; o Gerente do Projeto, portanto, apenas prepara o projeto para o encerramento. Assim, como você pode imaginar, é o Gerente do Projeto quem faz todas as atividades no processo Closing a Project.
PRINCE2 Processos – CP – Resumo das Responsabilidades
Basicamente, é um processo direcionado à Equipe de Especialistas, logo, temos:
- Gerente do Projeto: Criar ou atualizar todos documentos de gerenciamento relacionados ao encerramento. Efetuar o Relatório Final de Projeto, Relatório de Lições, atualizar a Abordagem de Gerenciamento de Benefícios e encerrar riscos e issues em aberto
PRINCE2 2017 UPDATE
PRINCE2 2017 Update fornece algumas orientações para o CP
- Orientações para juntar ou ampliar as atividades do CP;
- Orientações de adaptação dos Produtos de Gerenciamento do Processo como Relatório de Fim de Projeto e Relatório de Lições;
- E então, considerações sobre projetos simples, complexos, em ambientes ágeis (Alinhamento ao PRINCE2 Agile);
https://www.axelos.com/best-practice-solutions/prince2
Fonte: http://www.prince-officialsite.com
Gerenciando Projetos de Sucesso com PRINCE2
Gerenciando Projetos de Sucesso com PRINCE2 – 2017 UPDATE
[i] * Por que enfatizar isso? Pois estamos vendo os processos exatamente como em um projeto padrão PRINCE2. Assim, por exemplo, caso o Estágio de Iniciação, que o Primeiro Estágio em um projeto PRINCE2, (veja figura 13.1) seja muito longo, ou complexo, ou por algum outro motivo qualquer, pode-se executar também (em paralelo nesse estágio) o processo 5 CS (Controlling a Stage) para se controlar esse estágio e respectivas atividades.
[ii] * Pode ser necessário executá-lo no primeiro estágio do projeto, o Estágio de Iniciação.
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AUTOR: Ernani Marques – www.linkedin.com/in/ernanimarques/
Atualizado em: 11 de agosto de 2018