PRINCE2 Tema Organização – PRINCE2, PRINCE2 Agile, MSP, MoP, M_o

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Introdução

PRINCE2 – Estrutura da organização

Tema Organização – Outros papéis

PRINCE2 – Princípios

Documentos de Gerenciamento

PRINCE2 Organização – Resumo das Responsabilidades

PRINCE2 2017 Update

REFERÊNCIAS

PRINCE2 Tema Organização – Introdução

Antes de tudo, o propósito do conhecimento deste Tema é ajudar a definir e estabelecer uma estrutura de prestação de contas e responsabilidades para o projeto; em outras palavras, identificar o “Quem” detalhando os papéis e responsabilidades na equipe de gerenciamento.

O PRINCE2 afirma que uma equipe de projeto, para um projeto ser bem-sucedido, deve ter por exemplo:

Representantes do Negócio, do Usuário e do Fornecedor;
Então, Responsabilidades definidas para: Direção, Gerência e Entrega do Projeto;
Revisões periódicas do projeto para verificar se tudo está nos trilhos;
Por fim, Estratégia eficaz para gerir os fluxos de comunicação entre as partes interessadas.

Assim o PRINCE2 tema organização apoia o PRINCE2 princípio Papéis e Responsabilidades e define que um projeto sempre terá no mínimo 3 interesses a serem atendidos, a saber:

Os interesses do Projeto

Negócios: o projeto deve apoiar a estratégia de negócios, assim o ponto de vista de negócios deve ser representado no projeto para garantir que os benefícios sejam alcançados e alinhados à estratégia organizacional. Portanto, o Executivo é presta-contas em relação a isso;
Então, o Usuário: o PRINCE2 deixa claro os interesses. Assim, quem for usar o produto final prestará contas sobre a materialização dos benefícios. Assim o usuário especifica os benefícios e também as características do produto. Portanto, o ponto de vista do usuário deve ser representado no projeto, de forma que os usuários principais representarão tais interesses no Comitê Diretor do Projeto.
Por fim, o Fornecedor: representa aqueles que irão criar as entregas e fornecerão as habilidades e competências necessárias para criação do(s) produto(s) do projeto. Assim, o Fornecedor principal representará tais interesses no Comitê Diretor do Projeto.

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PRINCE2 Tema Organização – Estrutura da organização

Sobretudo, para o estabelecimento da Governança do Projeto, o PRINCE2 define os quatro níveis de gerenciamento (veja a imagem). No entanto, a estrutura é conhecida como Níveis de Estrutura da Organização do Projeto.

Dessa forma, há 4 níveis de Gerenciamento, que contempla a Gerência Corporativa, do Programa ou o Cliente. No entanto, a Equipe de Gerenciamento do Projeto 3 níveis.

Além disso, o Comitê Diretor do Projeto é composto pelo(s) Usuário(s) Principal(is), pelo Executivo e pelo(s) Fornecedore(s) Principal(is); porém, esse último podendo ser interno ou externo à empresa.

No PRINCE2 o Comitê Diretor do Projeto (CDP) não é uma democracia, assim quem “bate o martelo” em relação às decisões finais é o Executivo que é também o responsável principal pelo sucesso do ou fracasso do projeto.

Os planos criados, assim como as Abordagens (Abordagem de Gerenciamento de Riscos, Abordagem de Gerenciamento da Qualidade, Abordagem de Comunicação, Abordagem de Mudanças e Abordagem de Gerenciamento de Benefícios (PRINCE2 2017 update), devem ser aprovados pelo CDP.

Além disso, o CDP também aprova o Plano de Exceção. Assim, tal plano deve ser criado quando há indicação de possibilidade de desvio de alguma tolerância de estágio ou do projeto. Além disso, o desvio da tolerância ao nível do projeto será tratado pelo CDP junto ao nível superior a Gerencia Corporativa, de Programa ou Cliente.

Por fim, dependendo da habilidade técnica do GP, do porte, da complexidade e do orçamento do projeto, o GP pode acumular as responsabilidades do Gerente de Equipe Especialista (GEE).

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PRINCE2 Tema Organização – Outros papéis

Conforme demonstrado na figura outros papéis são contemplados pelo PRINCE2 Tema Organização.

Suporte do Projeto é um papel nada novo para o PRINCE2 e sempre existirá em um projeto PRINCE. Assim, tal papel que pode ser acumulado pelo GP, tem como responsabilidades:

Serviços administrativos;
Então, atualização de registros;
Manter documentos linha de base;
E então, emissão de relatórios;

Garantia do Projeto representa os “olhos do dono” durante a execução do projeto, ou seja, uma pessoa ou grupo de pessoas que irá “monitorar” os trabalhos do GP e GEE para dar garantia ao Comitê Diretor do Projeto que as coisas progridem conforme acordado. Amplia a probabilidade de sucesso.

Autoridade de Mudanças pode aprovar ou rejeitar mudanças dentro de um nível de alçada estabelecido pelo Comitê. Portanto, Isso ajudará a aliviar carga de trabalho ao nível do Comitê.

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PRINCE2 Tema Organização – Princípios

Ademais, o principal princípio que apoia esse tema, e vice-versa, é o princípio dos Papéis e Responsabilidades bem definidos. Porém, para um projeto ampliar a possibilidade de sucesso, é fundamental ter um a estrutura clara de responsabilidades e responsabilização de contas (prestação de contas).

O todos os temas, assim como todas atividades dos processos, possuem uma matriz RACI para correta atribuição das responsabilidades e das responsabilizações.

Além disso, o apêndice C do manual oficial do PRINCE2, contém um detalhamento dessas responsabilidades com habilidades e competências importantes. Portanto, isso precisa ser customizado através do 7º PRINCE2 Princípio – Tailoring.

Por fim, isso também é verificado através do health-check, já fornecido pelo PRINCE2, e pelo modelo dematuridade.

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PRINCE2 Tema Organização – Documentos de Gerenciamento

primeiramente, o tema é trabalhado através de alguns documentos de gerenciamento que pode ser visualizado de forma breve através do gráfico abaixo.

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PRINCE2 Tema Organização – Resumo das Responsabilidades

Gerência Corporativa: Nomeia o Executivo
Executivo: Nomeia o GP;
Então, usuário Principal: Define expectativas de usuário. Realiza os benefícios;
Fornecedor Principal: Fornece os recursos para realizar o trabalho do projeto;
GP: Cria, revisa e atualiza a Abordagem de Gerenciamento de Comunicação (PRINCE2 2017 Update);
Gerente de Equipe Especialista: Gerenciar a equipe técnica;
E então, a Garantia do projeto: Assegura que a Abordagem de Gerenciamento de Comunicações é apropriada e seguida;
Por fim, o Suporte do Projeto: Efetua algumas comunicações.

No entanto, para verificar se está aplicando corretamente, então buscar melhorias, use o PRINCE2 Health Check

PRINCE2 2017 Update

PRINCE2 2017 Update recomenda que um projeto para ser PRINCE2 deve ter no mínimo em relação ao PRINCE2 Tema Organização:

Ter uma estrutura organizacional com papéis, responsabilidade e Prestação de Contas;
Documentar regras para delegação da Autoridade de Mudanças (se necessário);
E então, definir Abordagem para Gerenciamento da Comunicação
Por fim, engajar Partes Interessadas

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