COMO APLICAR OS PRINCÍPIOS do PRINCE2?
INTRODUÇÃO
Se você segue os artigos anteriores, então você já viu: o PRINCE2 é um método de gerenciamento de projetos e ele é baseado em processos, temas e princípios. Portanto, nesse artigo, descreveremos algumas características dos Temas de Gerenciamento de Projetos.
O QUE SÃO OS TEMAS DO PRINCE2
Antes de tudo, os temas do PRINCE2 são áreas de conhecimento do gerenciamento de projetos e eles funcionam de maneira integrada e contínua. Assim, cada tema contém uma abordagem específica, com papéis e responsabilidades bem definidos (apoiando o Princípio Papéis e Responsabilidades bem definidos), documentos e/ou registros a serem elaborados e mantidos atualizados.
Não existe uma ordem cronológica específica para a aplicação desses temas, muito pelo contrário. Todavia, há alguns pontos específicos onde serão mais proeminentes ou menos. Mas seguirão uma sequência lógica. Exemplo: Você não vai falar do tema progresso do projeto, caso o projeto não seja viável. Logo, o primeiro é o Business Case (BC). Mas não se preocupe com isso. Afinal, é uma metodologia que ….digamos…”pega na mão do Gerente de Projetos (GP)” e conduz o GP através do projeto (na grande parte das vezes).
Então, vejamos algumas características de cada um deles!
1 – BUSINESS CASE
Antes de tudo, o propósito do tema é estabelecer mecanismos para julgar se o projeto é (e contínua sendo) desejável, viável e realizável como meio para apoiar o processo de tomada de decisão sobre o investimento no projeto e a manutenção desse investimento[1]. Então, esse é o principal tema PRINCE2 que apoia o princípio justificativa de negócio contínua.
- Desejável: Determinar se este produto é realmente necessário. (Vantagens versus desvantagens).
- Então, Viável: É possível entregar o benefício?
- Por fim, Realizável: É possível realizar? Somos capazes de entregar?
Assim, o tema visa responder a perguntas como:
- Por que estamos fazendo este projeto?
- e então, Quais são as razões de negócio?
- Por fim, Quais são os benefícios para a organização?
Assim, o PRINCE2 contém uma abordagem completa para toda a vida do projeto para responder e analisar se tais respostas são tais que justifiquem conduzir a iniciativa.
Mas o que é um Business Case (BC)? Resposta: Trata-se de um documento vivo (atualizado e usado constantemente) que deve apresentar a combinação ideal de informações utilizadas para decidir se o projeto é (e continua sendo) desejável, viável e realizável, e se, portanto, vale a pena investir nele[2].
Saiba mais sobre o PRINCE2 Business Case
2 – ORGANIZAÇÃO
Em seguida, o propósito do conhecimento deste Tema é ajudar a definir e estabelecer uma estrutura de prestação de contas e responsabilidades para o projeto; em outras palavras, identificar o “Quem” detalhando os papéis e responsabilidades na equipe de gerenciamento.
O PRINCE2 afirma que uma equipe de projeto, para um projeto ser bem-sucedido, deve ter:
- Representantes do Negócio, do Usuário e do Fornecedor;
- Responsabilidades definidas para: Direção, Gerência e Entrega do Projeto;
- Revisões periódicas do projeto para verificar se tudo está nos trilhos;
- Por fim, Estratégia eficaz para gerir os fluxos de comunicação entre as partes interessadas.
Esse tema apoia o PRINCE2 princípio Papéis e Responsabilidades e define que um projeto sempre terá no mínimo 3 interesses a serem atendidos:
- Negócios: o projeto apoia a estratégia de negócios. Assim, o ponto de vista de negócios é representado no projeto para garantir que os benefícios sejam alcançados e alinhados à estratégia organizacional. O Executivo é presta-contas em relação a isso;
- Usuário: Assim, quem for usar o produto final prestará contas sobre a materialização dos benefícios. Assim o usuário especifica os benefícios e também as características do produto. Logo, o ponto de vista do usuário é representado no projeto, de forma que os usuários principais representarão tais interesses no Comitê Diretor do Projeto.
- Por fim, o Fornecedor: representa aqueles que irão criar as entregas e fornecerão as habilidades e competências necessárias para criação do(s) produto(s) do projeto. Então, o Fornecedor principal representará tais interesses no Comitê Diretor do Projeto.
3 – PRINCE2 Temas – QUALIDADE
Em seguida, o propósito do tema Qualidade é definir e implantar o meio pelo qual o projeto criará e confirmará os produtos adequados ao propósito; respondendo às seguintes perguntas:
- Qual o nível de qualidade deve ter o produto no final do projeto para que ele possa ser usado corretamente como pretendido, ou em outras palavras, estar apto para o uso?
- Então, o que podemos fazer para verificar a qualidade durante o projeto e certificar-se de que o projeto proporciona o nível necessário de qualidade?
- Então, o nível de qualidade do produto que auxilie na geração dos benefícios desejados.
Assim, é importante lembrar que para o PRINCE2 um produto pode ser um processo, um serviço, um sistema, um resultado ou um produto em si.
Assim, algumas etapas propostas para Planejar e efetuar o Controle da qualidade.
- Entender as Expectativas de Qualidade e Critérios de Aceitação;
- Preparar a Abordagem de Gerenciamento da Qualidade;
- Descrições do produto com Critérios de Qualidade e Métodos de qualidade;
- Definir o Registro da Qualidade (Plano de atividades da qualidade);
- Ao planejar o próximo estágio rever os quesitos de qualidade dos relacionados aos produtos a serem criados no próximo estágio;
- Atualizar o Registro da Qualidade com base na Técnica de Revisão da Qualidade;
- Então, agrupar todos os aceites intermediários para o aceite final.
4 – PLANOS
Em seguida, o tema Planos tem como propósito facilitar a comunicação e o controle, definindo os meios pelos quais acontecerá a entrega dos produtos (onde e como, por quem, e estimando quando e quanto).
Esse tema Este tema responde a perguntas como:
- Como proceder para criar o produto de projeto?
- Quais serão as etapas envolvidas?
- Como fazer o planejamento baseado em produtos?
- Que qualidade tem de ser atingida?
- Então, quanto vai custar?
- Qual será o nível de detalhe necessário para cada plano?
- Quem da Organização estará envolvido e qual é a sua responsabilidade?
- Quando certas coisas serão feitas?
- Quem precisa de receber uma cópia dos planos?
- Então, quais são as metas e tolerâncias?
Assim, um plano para o PRINCE2 é um documento que facilitará a comunicação entre as partes interessadas em relação a como as coisas serão conduzidas, monitoradas e controladas.
5 – PRINCE2 Temas – RISCO
Cada projeto é exclusivo, pois seu objetivo é fazer algo novo. Por isso, há sempre certo risco associado a cada projeto.
Este Tema ajuda a descobrir as seguintes informações:
- Quais são os riscos?
- E se os riscos de fato se materializarem?
- Como os riscos podem ser identificados, analisados e documentados?
- Como pode ser reduzida a possibilidade de risco?
- Então, como pode ser gerenciado e monitorado o risco ao longo do projeto?
Assim, o propósito do Tema Risco é identificar, avaliar e controlar as incertezas e, como resultado, aumentar a capacidade de êxito do projeto.
Porém, o PRINCE2 segue as orientações do Livro M_o_R® (Management of Risks: Guidance for Practitioners); Por isso, o livro cobre os riscos Estratégicos, riscos em Portfólio, riscos em Programas, riscos em Projetos e riscos operacionais. Por isso esse livro M_o_R é seguido em todas as Melhores Práticas de Gestão da AXELOS.
Resumidamente, o M_o_R recomenda as seguintes 5 etapas:
- Identificar
- Avaliar
- Planejar
- Implementar
- Então, comunicar constantemente
Saiba que, todos os guias de Melhores Práticas de Gestão da AXELOS criam um verdadeiro linguajar comum. E para o Gerenciamento de Riscos não é diferente. Assim, quando se falar de Riscos no MSP®, no MoP®, no P3O® e no PRINCE2, todos seguirão a mesma linha.
6 – MUDANÇAS
Em seguida, o propósito do PRINCE2 Tema Mudanças é identificar, avaliar e controlar qualquer mudança em potencial, ou aprovada, em relação à linha de base, de forma a compreender qual é o impacto que tal mudança terá ao projeto; bem como identificar a melhor forma de implementação da mudança aprovada.
O PRINCE2 compreende que projetos são sempre suscetíveis a mudanças e por isso é preciso ter uma abordagem definida para identificação e tratamento de tais mudanças, ou situações (issues), que podem levar a mudanças.
Para o PRINCE2, assim como no MSP, MoP, M_o_R e P3O, issues são classificados em:
- Requisições de mudança: quando alguém solicita a alteração de algo que já foi aprovado;
- Não conformidade: quando um produto, ou parte dele, é construído de forma diferente daquilo que foi solicidado;
- Então, Problema/Preocupação: qualquer outra issue que o Gerente de Projeto precisa solucionar ou escalar.
Para o PRINCE2 a primeira coisa a fazer em relação ao tema mudanças é definir como tais issues serão identificadas (capturadas), como serão examinadas (analisadas), como recomendará ações, como será o processo de tomada de decisão e, por fim, como será o acompanhamento da implementação. Todavia, esse é um roteiro básico que pode ser seguido ou adaptado (PRINCE2 Princípio ADEQUAR AO AMBIENTE DO PROJETO).
7 – PRINCE2 Temas – PROGRESSO
Por fim, o tema progresso. Durante seu ciclo de vida, o projeto precisa ser monitorado. Assim, devem ser redigidos Relatórios de Destaques e de Estágio para mostrar como o projeto está progredindo em relação ao plano acordado. Então, devem ser feitas checagens para garantir que o processo de escalação ao nível superior de gestão está funcionando corretamente. O Gerente avalia continuamente durante todo o ciclo de vida do projeto se o mesmo deve continuar ou não.
Este tema, portanto, aborda as seguintes questões:
- Como você controla o projeto?
- Quando serão feitos relatórios?
- Onde estamos agora, em comparação com o plano?
- Então, o projeto ainda é viável?
O propósito do Tema Progresso tem três partes:
- Definir como monitorar e comparar os resultados reais contra aqueles que foram planejados;
- Fornecer uma previsão para os objetivos do projeto e para contínua viabilidade do projeto;
- Então, ser capaz de controlar quaisquer desvios inaceitáveis.
Em suma, o Progresso trata de checar o desenvolvimento do projeto em relação ao plano, verificar a viabilidade do mesmo e controlar quaisquer desvios. Porém, todo controle é ligado à tomada de decisões e é essencial para o gerenciamento do projeto, a fim de garantir que este permaneça viável em relação a seu Business Case aprovado.
PRINCE2 Princípios apoiados pelo Tema
Praticamente, todos os princípios apoiam o PRINCE2 Tema Progresso. Analogamente, esse tema apoia os princípios. De forma resumida, temos:
Justificativa de Negócio Contínua: acompanhar o progresso visto que o projeto tem que ser bom para a organização sempre.
Aprender com a Experiência: Como medimos o progresso no estágio anterior e como podemos melhorar? Quais controles foram efetivos?
Papéis e Responsabilidade bem definidos: Quem medira o progresso de tal pacote de trabalho? O progresso na visão do produto? Relatar o avanço?
Então, Gerenciar por Estágios: Dividir para conquistar. É muito mais fácil medir o avanço por partes.
Foco no Produto: Gerenciamento por resultados. Será que o produto continua viável no sentido de contribuir para os benefícios?
Por fim, Gerenciar por Exceção: o Tema Progresso é importante para o PRINCE2 Tema Progresso; como por exemplo, para você comunicar, prontamente, quando da possibilidade de um desvio ao plano.
COMO APLICAR
O PRINCE2 Temas requer a aplicação dos 7 temas em seus projetos, porém você customiza a aplicação a cada projeto específico, podendo ser adequados para + ou para -, ou seja, aumentar a documentação necessária para realizar o projeto, ou diminui-la; Além disso, aplicar processos mais informais em projetos de baixo risco.
Porém, para verificar se está aplicando corretamente, então buscar melhorias, use o PRINCE2 Health Check
COMO APLICAR OS PRINCÍPIOS do PRINCE2?
Então, para saber mais sobre os PRINCE2 Princípios, veja esse vídeo PRINCE2 Princípios
Além disso, para verificar se está aplicando corretamente, então buscar melhorias, use o PRINCE2 Health Check
REFERÊNCIAS PRINCE2 TEMAS
https://www.axelos.com/best-practice-solutions/prince2
Gerenciando Projetos de Sucesso com PRINCE2
Gerenciando Projetos de Sucesso com PRINCE2 – 2017 UPDATE
[1] Fonte: Livro oficial “Gerenciando Projetos de Sucesso com PRINCE2”
[2] Fonte: Livro oficial “Gerenciando Projetos de Sucesso com PRINCE2”
[3] Abordagem de Gerenciamento de Benefícios é PRINCE2 2017. PRINCE2 2009 é Plano de Revisão de Benefícios
Fonte: http://www.prince-officialsite.com
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AUTOR: Ernani Marques
Publicado em: 16 de julho de 2018
Por fim, atualizado em: 26 de fevereiro de 2021