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PRINCE2 Tema Business Case – Introdução
PRINCE2 Tema Business Case – Desenvolvimento do Business Case
PRINCE2 Tema Business Case – Abordagem de Gerenciamento de Benefícios
PRINCE2 Tema Business Case – Princípio de Gerenciamento
PRINCE2 Tema Business Case – Exames de Certificação
PRINCE2 Tema Business Case – Conteúdo do documento BC
PRINCE2 Tema Business Case – Resumo das Responsabilidades
PRINCE2 Tema Business Case – Introdução
O propósito do tema é estabelecer mecanismos para julgar se o projeto é (e contínua sendo) desejável, viável e realizável como meio para apoiar o processo de tomada de decisão sobre o investimento no projeto e a manutenção desse investimento[1]. Por isso mesmo, esse é o principal tema PRINCE2 que apoia o princípio justificativa de negócio contínua.
- Desejável: Ou seja, determinar se este produto é realmente necessário. (Vantagens versus desvantagens).
- Viável: Similarmente, é possível entregar o benefício?
- Realizável: Então, é possível realizar? Somos capazes de entregar?
Assim, o tema visa responder a perguntas como:
- Por que estamos fazendo este projeto? Ou seja, o que está pegando?
- Quais são as razões de negócio?
- Quais são os benefícios para a organização? Como resultado, o que ganharemos?
Além disso, o PRINCE2 contém uma abordagem completa durante toda a vida do projeto para responder e analisar se tais respostas são tais que justifiquem conduzir a iniciativa. Mas o que é um Business Case (BC)? Resposta: Trata-se de um documento vivo (atualizado e usado constantemente) que deve apresentar a combinação ideal de informações utilizadas para decidir se o projeto é (e continua sendo) desejável, viável e realizável, e se, portanto, vale a pena investir nele[2].
Como resultado, é continuamente usado pelo Comitê Diretor do Projeto para verificar se o projeto ainda vale a pena (apoiando o princípio de Papéis e Responsabilidade).
PRINCE2 Tema Business Case – Desenvolvimento do Business Case
O BC é desenvolvido no pré-projeto, detalhado no estágio de iniciação, mantido ao longo do projeto, atualizado e, acima de tudo, verificado em cada final de estágio. O BC sempre será usado pelo Comitê Diretor no processo Directing a Project (DC) para analisar e decidir pela continuidade ou não do projeto. Em outros processos o BC será atualizado pelo GP. De maneira resumida, temos (veja a figura e siga os passos):
- No Starting up a Project (SU) o Business Case Preliminar é criado;
- O Comité Diretor autoriza, ou não, a iniciação do projeto (onde haverá o planejamento);
- O BC será detalhado, refinado ou melhorado pelo GP;
- Abordagem de Gerenciamento de Benefícios[3] será criada pelo GP;
- Utilizado para analisar a viabilidade e aprovar, ou não, a continuidade;
- Ao final de um estágio o BC é atualizado e possivelmente a Abordagem de Gerenciamento de Benefícios (AGB);
- Utilizado para analisar a viabilidade e aprovar, ou não, a continuidade;
- Avaliar o desempenho e rever os benefícios incorridos ou futuros.
PRINCE2 Tema Business Case – Abordagem de Gerenciamento de Benefícios
A Abordagem de Gerenciamento de Benefícios, que é um documento criado já no processo IP (Initiating a Project) e ajuda a eliminar projetos mal concebidos a serem iniciados, resumidamente deve:
- Identificar os benefícios do projeto, ou seja, o que ganharemos?;
- Selecionar como medir os benefícios maneira confiável, visto que precisamos mostrar as realizações;
- Identificar responsáveis e prestadores de conta (accountability);
- Coletar as medidas da linha de base de benefícios, visto que precisamos comparar;
- Decidir como, quando e por quem os benefícios serão criados e acompanhados.
PRINCE2 Tema Business Case – Princípio de Gerenciamento
O PRINCE2 Princípio suportado pelo PRINCE2 Tema Business Case é a Justificativa Contínua de Negócios, visto que o Projeto tem que ser sempre interessante para organização. Outros princípios também estão associados como
- Aprender com a experiência: Quais lições podem ser aproveitadas de projetos anteriores, quando se fala de viabilidade contínua? Visto que, com o aprendizado, podemos alavancar o desenvolvimento!
- Papéis e Responsabilidades: Quem cria, quem aprovação, quem materializa os benefícios?
- Gerenciar por estágios: Haverá benefícios intermediários? Quais serão, quando e como se materializarão?
- Gerenciar por Exceção: E se as tolerâncias dos benefícios estiverem comprometidas?
- Foco nos Produtos: até que ponto o produto pode suportar a realização de Benefícios?
PRINCE2 Tema Business Case – Exames de Certificação
Para o exame de certificação PRINCE2 Foundation você precisa conhecer os momentos que o BC é criado, atualizado e as responsabilidades.
Certamente, para o exame de certificação PRINCE2 Practitioner você também precisa conhecer o conteúdo do documento BC, seja para criar um documento seja para corrigir um documento pronto.
PRINCE2 Tema Business Case – Conteúdo do documento BC
O conteúdo sugerido para um bom Business Case, contém no mínimo:
- Um sumário executivo
- Razões (Justificativas), em primeiro lugar, pode-se considerar como a fonte para fazer algo;
- Opções de negócio (descrever o que poderá ocorrer se “não fazer nada”, “fazer somente o mínimo” ou “fazer algo” de fato);
- Benefícios esperados, como resultado, o que ganharemos?
- Contra benefícios esperados, ou seja, alguns resultados percebidos como negativos;
- Prazo, ou seja, do projeto e dos benefícios;
- Custos, ou seja, do projeto e para realizar benefícios;
- Análise de investimento (ROI, TIR, Payback, etc);
- Principais riscos, ou seja, os que impactam o BC.
PRINCE2 Tema Business Case – Resumo das Responsabilidades
- Gerência Corporativa de Programa ou Cliente: Fornece a proposição do projeto e um padrão de BC
- Executivo: Responsável pelo BC do início ao fim do projeto
- Usuário: Específica os benefícios que motivaram a aprovação do BC
- GP: Prepara o BC para o Executivo, e avaliar o BC ao longo do projeto
- Garantia do Projeto: Acompanha as atualizações e ajuda a verificar a viabilidade contínua em nome do Comitê Diretor do Projeto.
PRINCE2 2017 Update
PRINCE2 2017 Update recomenda que um projeto para ser PRINCE2 deve ter no mínimo em relação ao PRINCE2 Tema Business Case:
- Criar e manter a Justificativa de Negócios – documento Business Case
- Rever e atualizar a justificativa
- Definir ações de gerenciamento
- Definir e documentar Papéis e Responsabilidades para Business Case e Abordagem de Gerenciamento de Benefícios
https://www.axelos.com/best-practice-solutions/prince2
Gerenciando Projetos de Sucesso com PRINCE2
Gerenciando Projetos de Sucesso com PRINCE2 – 2017 UPDATE
[1] Fonte: Livro oficial “Gerenciando Projetos de Sucesso com PRINCE2”
[2] Fonte: Livro oficial “Gerenciando Projetos de Sucesso com PRINCE2”
[3] Abordagem de Gerenciamento de Benefícios é PRINCE2 2017. PRINCE2 2009 é Plano de Revisão de Benefícios
Fonte: http://www.prince-officialsite.com
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AUTOR: Ernani Marques – www.linkedin.com/in/ernanimarques/
Publicado em: 16 de julho de 2018
Atualizado em: 07 de setembro de 2018
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