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O Estado Maior do Exército Brasileiro investe em capacitação MSP (Managing of Successful Programmes), nível Foundation com internacionais. Tal investimento foi promovido através do EPEx (Escritório de Projetos do Exército).
O treinamento aconteceu no Centro de Capacitação Gerencial Marechal Bittencourt; e que é localizado no aquartelamento do 11º Depósito de Suprimento em Brasília/DF.
Tal investimento seguiu a uma recomendação do TCU (Tribunal de Contas da União). A ATHEM foi a empresa escolhida para fornecimento dos treinamentos e dos exames internacionais.
Tal investimento acontece após os treinamentos: Gerenciamento de Projetos com PRINCE2® e Gerenciamento de Riscos baseado no M_o_R®.
Assim, foram 14 oficiais selecionados para o treinamento, perfazendo um total de mais de 24 horas, e um nível de aprovação dos exames internacionais excelente, que somente a ATHEM tem conseguido no Brasil (100% de aprovação no exame).
O livro para o Gerenciamento de Programas (MSP), contém princípios de Gerenciamento de Programas, Temas de Governança, além do Fluxo Transformacional.
Além disso, há o detalhamento dos documentos de Gerenciamento, Papéis e Responsabilidades, health-check e atribuições claras para o PO (Programme Office).
Uma abordagem bem construída, e utilizada nas Olimpíadas de Londres, não é uma metodologia para o Gerenciamento de Programas, mas o nível de detalhamento e orientações chega até a parecer uma metodologia.
Leia o artigo na página do EPEx (Artigo na página EPEx), então veja algumas imagens de como foi o treinamento com ATHEM e Exército Brasileiro!
ATO – Accredited Training Organization – Organização de Treinamentos Credenciada.
Somente efetue seu treinamento em organização que seja ATO. Assim poderá contar com qualidade e garantia.
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Esse artigo tem como objetivo apresentar como a gestão de benefícios[1] funciona na abordagem britânica de gestão de projetos (PRINCE2®[2]) e programas (MSP®[3] - Managing Successful Programmes), e assim mostrar como projetos mal concebidos podem ser cancelados antes de se investir muito tempo e dinheiro em projetos que não valerão a pena. Mesmo na existência de gestão de portfólios (MoP®[4]) implementada na organização, essa abordagem ajudará sua organização na prevenção de uso de recursos escassos em projetos não interessantes.
Os tópicos que são abordados
Na abordagem britânica para portifolios, programas e projetos as definições são extremamente claras e objetivas para eliminar confusões corriqueiras que surgem e, então, podem prejudicar em algum momento dos trabalhos. Um exemplo é a definição e distinção entre de saída, capacidade, resultado e benefícios. Portanto, a clareza dessas definições permite o foco correto em cada momento e ajuda a identificar atividades e grupos de específicos stakeholders para cada ponto em especial.
Saída (deliverables ou entregas) - representa o que o projeto criou, em outras palavras são produtos especialistas que são passados para o(s) usuário(s).
Resultado - Resultado da mudança, normalmente afetando o comportamento e/ou circunstâncias do mundo real. Resultados são desejáveis quando a mudança for concebida. Em outras palavras, é o que ocorre uma vez que se usam as saídas do projeto (se for usado de fato).
Capacidades - Um conjunto completo de saídas de projetos necessário para a entrega de um resultado.
Benefícios - melhorias mensuráveis resultantes de um resultado percebido como vantagem.
A figura abaixo exemplifica.
Existem um conjunto de documentos que podem ser uteis para o propósito de gerenciamento eficaz dos benefícios que o s projetos poderão ajudar a trazer para sua organização, além de prevenir, conforme já informado, que projetos mal idealizados sejam conduzidos pela sua organização. Aqui estão eles descritos de maneira bem breve. *Note que os documentos abaixo sugeridos não significam exatamente burocracia. O nível de formalidade requerido está associado ao nível requerido pela sua organização.
Melhor em estilo visual
Está parecendo burocrático ou com muita informação? Antes de pensar nisso, vamos pensar: primeiro A) se sua organização está investindo em um projeto benefícios são esperados e precisam ser materializados. B) quanto se espera de benefícios? C) quando serão materializados. D) esses documentos e informações são sugeridas. É altamente recomendado, pela abordagem britânica, que haja adaptação conforme as necessidades de sua organização, projeto e/ou programa. E) essa abordagem irá fazer com que sua organização concretize os benefícios esperados pelo projeto ou programa.
Para ver como essa abordagem pode eliminar projetos mal concebidos, vamos para uma situação na qual muitos já passaram (qualquer semelhança é mera coincidência).
Então, a área de negócios lança uma iniciativa que afirma que 90% dos clientes usarão o produto e, pelos cálculos, trata um ROI (retorno sobre o investimento) de x% após Y meses.
Fato: projeto entregue e utilização pós-projeto foi igual a 0 (zero). Não existe? Claro que existe, e muito.
Então, agora vamos pensar nesse projeto (que foi real) utilizando a abordagem britânica:
A abordagem britânica para gerenciamento de projetos e programas fornece uma estrutura através da qual o foco nos benefícios que o projeto ou programa podem ser acompanhados e realizados de fato. Na atual conjuntura, não se pode dar o luxo de lançar projetos mal concebidos que não tragam os benefícios estratégicos esperados pela organização.
Mesmo que sua organização tenha o gerenciamento de portifólios, que ajuda a prevenir tais situações, infelizmente erros acontecem e o portifólio poderá permitir que tais projetos sejam aprovados. Uma vez aprovado, o projeto mal concebido passará por algumas etapas nas quais, as áreas envolvidas com a materialização dos benefícios terão que se comprometer com os mesmos. Assim, se essas áreas não se comprometerem, há uma evidência muito forte que o projeto não é interessante e o mesmo será encerrado antes de investirmos muitos recursos para o mesmo.
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AXELOS Limited. (2011). Managing a Successful Programmes. London: The Stationery Office.
AXELOS Limited. (2009). Gerenciando projetos de sucesso com PRINCE2. The Stationery Office.
AXELOS Limited. (2011). Managment of Portifolios. London. The Stationery Office.
FONTE: https://www.axelos.com/best-practice-solutions/msp
Autor
Ernani Marques, PgMP, PMP, PRINCE2, CBAP, MSP Advanced Practitioner, MoP, P3O, MoV, MoR, ITIL & COBIT 5
Treinador official MoP, MSP, PRINCE2, PRINCE2 Agile, COBIT 5
[1] Benefícios - melhorias mensuráveis, advindas de um resultado percebido como vantagem, por uma ou mais partes interessadas
[2] PRINCE2® is a registered trademark of AXELOS Limited. The Swirl logo™ is a Trademark of AXELOS Limited
[3] MSP® is a registered trademark of AXELOS Limited. The Swirl logo™ is a Trademark of AXELOS Limited
[4] MoP® is a registered trademark of AXELOS Limited. The Swirl logo™ is a Trademark of AXELOS Limited
Managing Successful Programmes (MSP®)
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Gerenciamento de Programas: Quality and assurance management
Esse artigo trata brevemente de um tema de governança do MSP – Gerenciamento e Garantia da Qualidade. A governança é um modelo de controle através do qual programas entregam os seus objetivos de mudança e permanecem dentro da visibilidade e controle da corporação. Um programa precisa de uma governação transparente e aberta, para ser bem sucedido. Através dele haverá a negociação dos recursos necessários, gerir os recursos, e ajustar às mudanças nos contextos organizacionais enquanto entregam seus resultados e benefícios esperados.
O objetivo do Gerenciamento de Garantia da Qualidade é assegurar que todos os aspectos do programa estão funcionando adequadamente e que ele permanece no alvo para atingir os seus objetivos.
Figura 1 – Os temas da Governança do Programa
A figura 1 representa os temas de governança do programa e o tema da qualidade deve, de maneira contínua, ser tratado durante todo o ciclo de vida do programa, em todo o fluxo transformacional (parte central da figura 1).
De acordo com o MSP, temos as seguintes definições
A qualidade é definida como a totalidade de recursos e características inerentes ou atribuídos a um produto, uma pessoa, processo, serviço e / ou sistema.
A garantia da qualidade é o conjunto sistemático das ações necessárias para assegurar confiança para o Senior Responsible Owner (SRO) e as partes interessadas que o programa continua sob controle e no bom caminho para atingir suas metas e que está alinhado aos objetivos estratégicos da organização.
Qualidade ao nível de programa deve levar em consideração o que necessita para assegurar que a qualidade ao nível de projeto está fornecendo recursos adequados à sua finalidade, e que possibilita o programa entregar os resultados e benefícios.
A qualidade no programa será especificada no Documento Estratégia de Gestão e Garantia da Qualidade (o anexo A.4.21 do livro MSP contém o template desse documento de estratégia) e está focada em identificar as coisas corretas a serem efetuadas e executá-las de maneira correta.
Os 7 princípios do MSP refletem as características de programas bem sucedidos (veja os princípios abaixo). Assim ao se definir a estratégia da qualidade o foco será em como garantir que os 7 princípios está sendo bem aplicados ao longo do ciclo de vida do programa, pois são áreas críticas para o sucesso do programa
Além da correta aplicação dos princípios, a qualidade deverá trabalhar corretamente no chamado Escopo da Qualidade, que é tem uma área de cobertura mais ampla. A figura 2 representa o escopo da Qualidade em gestão de programas.
Figura 2 – Escopo da Qualidade
Para se conseguir atingir a estratégia de gestão e garantia da qualidade, o escopo mínimo (figura 2) precisa ser considerado. Não apenas na qualidade, mas também no escopo do programa. Algumas consideração no escopo da qualidade são:
Para que programa gere confiança para as partes interessadas de o mesmo encontra-se no caminho certo, a abordagem da qualidade deve ser baseada nos seguintes princípios:
Algumas técnicas são aplicadas nos programas com MSP que auxiliam para dar conforto de que o programa está na rota correta, ou que haja tempo suficiente para a correção da rota. As técnicas são:
Figura 3 – Modelo P3M3 da AXELOS para avaliação de Maturidade
No MSP a qualidade é determinada através da Estratégia da Garantia e Qualidade (apêndice A.4.21 do Guia MSP contém um template descritivo). Que focará nas áreas principais e de forma integrada ao programa como um todo. A estratégia funcionará basicamente como “O que precisa ser feito”. Para se traduzir em “como fazer” temos o Plano de Garantia e Qualidade (apêndice A.4.21 do Guia MSP contém um template descritivo). Esse plano descreverá ações, controles, responsabilidades, recursos, etc.
Esse tema de Governança do Programa será aplicado durante todo o ciclo de vida do programa. Algumas características no fluxo de transformação.
Realização de Benefícios - saiba mais sobre a realização de benefícios nesse artigo "Managing Successful Programmes (MSP®) – Gerenciamento de Programas: Fase Pre-transição.
A descrição mais detalhada do documento de estratégia pode ser obtida no Guia MSP. Aqui temos alguns exemplos de sessões que compõe a estratégia (“o quê”).
A descrição mais detalhada do plano pode ser obtida no Guia MSP. Aqui temos alguns exemplos de sessões que compõe esse plano (“como”).
Senior responsible owner (SRO) – Interage com o grupo patrocinador, garante que um regime de garantia é adequado, assina estratégia e plano, inicia revisões e auditorias e mantém o foco nos princípios.
Gerente do Programa – Desenvolve e implementa a estratégia e planos e, em seguida, coordena a entrega de saídas dos projetos, desenvolve e implementa a estratégia de gestão da informação e plano, inicia garantia de avaliações de desempenho do projeto e fornecedores. Garante que as lições aprendidas sejam aplicadas.
Business change manager(s) (BCM) – Implementa transição, materializando e revendo benefícios a partir das saídas dos projetos, inicia avaliações de garantia de desempenho de negócios e prontidão receber a mudança, e garante que as lições aprendidas em mudança negócio são implementadas.
Programme office – Estabelece e mantém o plano de garantia e qualidade, estabelece e mantém plano de gestão da informação, e assegura o estabelecimento dos processos de auditoria, garantia e avaliação, e fornece informações para apoiar a garantia de comentários.
A abordagem para a qualidade do programa, que é adotada no Guia MSP da AXLOES, permite a aplicação, de forma consistente e sistêmica de auditorias, revisões, verificações health checks, análise de maturidade, dentre outros, que ampliam as possibilidades de sucesso do programa. A análise dos produtos resultantes dos projetos, ajudam manter o alinhamento dos projetos ao programa.
A adoção dessa abordagem, de maneira integrada aos outros Temas de Governança, durante o ciclo de transformações e, sem menosprezar os princípios da garantida da qualidade, poderão conduzir a organização à materialização dos benefícios organizacionais e agregação de valores importantes para o diferencial competitivo.
Pequeno Glossário
Benefício: Um benefício é a melhoria mensurável resultante de um resultado percebido como uma vantagem por uma ou mais partes interessadas, o que contribui para um ou mais objetivo organizacional (s). - AXELOS
Controle da Qualidade: O processo de monitoramento de resultados específicos para determinar se estão em conformidade com as normas pertinentes, e de identificar formas de eliminar as causas de um desempenho insatisfatório - AXELOS
Garantia: é o conjunto sistemático das ações necessárias para assegurar confiança para as partes interessadas que o programa continua sob controle e no bom caminho - AXELOS
Garantia da Qualidade: O processo sistemático planejado que será usado para fornecer a confiança de que irá corresponder as suas saídas de critérios de qualidade definidos - AXELOS
Programa: Segundo o MSP da AXELOS, Programa é uma organização flexível e temporária criada para coordenar e supervisionar a implementação de um conjunto de projetos e atividades relacionados para entrega de resultados e benefícios que estejam relacionados aos Objetivos Estratégicos da Organização. Segundo o Standard de Gerenciamento de Programas do PMI, programa é um grupo de Projetos, subprogramas e atividades (relacionados) que são gerenciados de forma coordenada para obter benefícios que não seriam possíveis se fossem gerenciados individualmente.
Qualidade: A totalidade de recursos e características inerentes ou atribuídos a um produto, uma pessoa, processo, serviço e / ou sistema - AXELOS
Valor: Os benefícios entregues na proporção dos recursos colocados em adquiri-los. – AXELOS
Bibliografia: AXELOS Limited. 2011. Managing a Successful Programmes (MSP). London: TSO (The Stationery Ofice) Publishing
Autor: Ernani Marques, PgMP, PMP, PRINCE2, CBAP, MSP, MoP, P3O, MoV, MoR, ITIL & COBIT 5. Treinador official MSP, PRINCE2, COBIT 5
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Gerenciamento de Programas (Managing Successful Programmes)- Fase Pre-transição
Esse artigo trata de uma das atividades que ocorrem durante a fase “Realizar os Benefícios” de acordo com a abordagem do Managing Successful Programmes (MSP[1]). O MSP representa boas práticas comprovadas na gestão de programa para entregar com sucesso a mudança transformacional e é elaborado a partir das experiências de organizações do setor público e do setor privado; e se relaciona muito bem à Metodologia de Gerenciamento de projetos PRINCE2® (PRojects in a Controlled Environment), assim como com os demais componentes de Melhores Práticas da Axelos (figura 1).
O framework MSP tem 3 conceitos fundamentais, que não serão detalhados no artigo, que são: princípios, temas de governança e o fluxo transformacional. A fase de realização de benefícios é encontra-se no fluxo transformacional.
Figura 1 – Melhores práticas da AXELOS
A figura 2 representa a ligação dos princípios, temas e do fluxo transformacional. Os princípios refletem as características de programas bem sucedidos. Se os princípios forem observados quando da aplicação dos demais componentes do guia MSP, o programa terá maior propensão a atingir os seus objetivos. Os princípios são (anel externo da fig.2):
Figura 2 – O framework do MSP e conceitos fundamentais
A governança é um modelo de controle através do qual programas entregam os seus objetivos de mudança e permanecem dentro da visibilidade e controle da corporação. Um programa precisa de uma governação transparente e aberta, para ser bem sucedido. Através dele haverá a negociação dos recursos necessários, gerir os recursos, e ajustar às mudanças nos contextos organizacionais enquanto entregam seus resultados e benefícios esperados. Os temas de governança MSP são (anel intermediário da figura 2):
A parte interna (fig.2) apresenta o fluxo das transformações que a organização necessita para que os benefícios sejam realizados e o valor agregado a organização seja alcançado. Uma outra visão (mais sequencial) pode ser obtida através da figura 3. A figura 3 é proposta para que se possa perceber, para quem conhece o método de gerenciamento de projetos PRINCE2[2], como há uma semelhança entre os dois, e facilitar a compreensão.
Figura 3 – O fluxo das transformações do MSP [2]
*Veja a atuação do BCM (Business Change Manager) em responsabilidades, abaixo.
Onde os processos são usados:
O processo Realizing the Benefits, que está contido no fluxo das transformações do MSP (veja figura 3 acima), incorpora o planejamento, a gestão da transição para novas formas de trabalho e à realização dos resultados, assegurando ao mesmo tempo que a estabilidade operacional e desempenho das operações são mantidas. As atividades deste processo são repetidos conforme necessário para cada tranche do programa.
A figura 4 apresenta uma visão geral do processo Realizing the Benefits, com as entradas mínimas, os principais controles, os principais papeis, as 3 atividades fundamentais e as saídas mínimas resultantes.
Figura 4 – Visão do processo Realizing the Benefits
Gerenciamento antes da transição é de fundamental importância para garantir que a organização está realmente preparada para a mudança que está por acontecer. Basicamente é o planejamento da transição. Há diversas consequências que podem ocorrer caso a pré-transição não seja bem efetuada, como: interrupção de serviços, não compreensão das necessidades da transição, falha nas mudanças culturais e comportamentais e atraso na materialização dos benefícios. Alguns benefícios desse bom planejamento podem ser a antecipação de riscos, antecipação de outras necessidades não levantadas e saber como acompanhar a transição.
Na elaboração do plano, deve se considerar itens como a equipe e suas práticas de trabalho, tecnologia, informação, instalações definitivas e instalações temporárias, nível de suporte, questões relacionadas à cultura e a manutenção operacional.
Esses tópicos fundamentais podem ser considerados como pré-requisitos para uma boa transição. Todavia, não há receita de bolo. Cada programa possui suas próprias características com necessidades específicas. O fato é que o bom planejamento da transição irá minimizar problemas e/ou prepara a organização para uma transição mais suave possível.
O gerenciamento das transições envolve Iniciar a transição de fato, estabelecer arranjos específicos para suporte, a transição propriamente dita, revisão da transição e gerenciar o alcance dos objetivos. A transição em si, deve levar em consideração o planejamento previamente efetuado e os arranjos para acompanhamento, contingência e ajustes necessários que poderão ser incluídos em outros projetos dentro do programa. As áreas operacionais precisam estar preparadas e o plano de transição precisa ser revisto para refletir as atividades necessárias corretamente. A coordenação das atividades, conforme planejado, será de fundamental importância para o sucesso da transição. Ações para garantir o suporte e contingência também precisam ser revisadas.
Gerenciamento após transição tem como objetivo que os objetivos sejam alcançados de maneira mais eficiente e eficaz. Considerações importantes, e alinhadas ao planejamento da transição, devem ser efetuados em relação à medição dos benefícios, eliminação de acessos existentes anteriormente, remoção de formas de trabalho que existiam anteriormente, respostas a solicitações de mudança, o acompanhamento dos benefícios e fundamentalmente o relato dos benefícios.
Enfim, a figura 4 apresenta os principais atores e/ou contribuintes durante o processo, porém não se limita a eles. De modo geral, o Senior Responsible Owner (SRO) irá efetuar as aprovações, o Program Manager atuará como um contribuinte e deverá efetuar o Plano de Transição, o Program Office (ou equipe) também contribuirá no planejamento e coleta de informações, e o principal protagonista será o Business Chance Manager (BCM), que poderá se um indivíduo ou um grupo, garantindo que todas as atividades para a realização dos benefícios se materializem.
Note que o Program Manager é responsável pela entrega das novas capacidades enquanto que a Realização dos Benefícios é responsabilidade do Business Change Manager e garantir que essas capacidades sejam bem absorvidas pela operação, afinal de contas o BCM é o melhor conhecedor do ambiente de negócios e ambiente operacional. Obviamente, o trabalho em conjunto é fundamental.
Dependendo do tamanho do programa, ou abrangência, o Business Change Manager poderá liderar um grupo Business Change Team (BCT).
Os princípios do MSP auxiliam muito no sucesso do programa e devem ser aplicados junto aos temas de governança assim com como nos processos do fluxo das transformações.
Mesmo um programa bem elaborado e bem conduzido, se não levar em consideração as necessidades da transformação (mudança organizacional), poderá ser tão prejudicial quanto um programa mal elaborado e mal conduzido. Assim, todas as etapas do MSP, foram elaboradas de maneira a ampliar o sucesso do programa. E o sucesso do programa está intimamente relacionado à ótima identificação e definição do mesmo. Pois, nessas etapas, são identificados os benefícios e os valores organizacionais que serão importantes para transformar a organização de hoje em uma organização melhor no futuro.
Benefício: Um benefício é a melhoria mensurável resultante de um resultado percebido como uma vantagem por uma ou mais partes interessadas, o que contribui para um ou mais objetivo organizacional (s). – AXELOS
Programa: Segundo o MSP da AXELOS, Programa é uma organização flexível e temporária criada para coordenar e supervisionar a implementação de um conjunto de projetos e atividades relacionados para entrega de resultados e benefícios que estejam relacionados aos Objetivos Estratégicos da Organização. Segundo o Standard de Gerenciamento de Programas do PMI, programa é um grupo de Projetos, subprogramas e atividades (relacionados) que são gerenciados de forma coordenada para obter benefícios que não seriam possíveis se fossem gerenciados individualmente.
Valor: Os benefícios entregues na proporção dos recursos colocados em adquiri-los. – AXELOS
Bibliografia: AXELOS Limited. 2011. Managing a Successful Programmes (MSP). London: TSO (The Stationery Ofice) Publishing
Autor: Ernani Marques, PgMP, PMP, PRINCE2, CBAP, MSP, MoP, P3O, MoV, MoR, ITIL & COBIT 5. Treinador official MSP, PRINCE2, COBIT 5
Revisão e contribuição: Farhad Abdollahyan, MSc, PMP, RMP, OPM3P, IPMA-D, CCP, C31000, MoP, P3O, MoV, Mor, MSP & PRINCE2. APMG Portfolio, Programme and Project Registered Consultant™ . PMI Registered Consulting Provider – RCP®
(SAIBA MAIS SOBRE PRINCE2 AGILE)
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