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Managing Successful Programmes (MSP®)

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Gerenciamento de Programas: Quality and assurance management

Introdução

Esse artigo trata brevemente de um tema de governança do MSP – Gerenciamento e Garantia da Qualidade. A governança é um modelo de controle através do qual programas entregam os seus objetivos de mudança e permanecem dentro da visibilidade e controle da corporação. Um programa precisa de uma governação transparente e aberta, para ser bem sucedido. Através dele haverá a negociação dos recursos necessários, gerir os recursos, e ajustar às mudanças nos contextos organizacionais enquanto entregam seus resultados e benefícios esperados.  

O objetivo do Gerenciamento de Garantia da Qualidade é assegurar que todos os aspectos do programa estão funcionando adequadamente e que ele permanece no alvo para atingir os seus objetivos.

Os tópicos que são abordados

• A Qualidade em um programa
• O Escopo da Qualidade em um programa
• Os princípios da Garantia da Qualidade no MSP
• As técnicas da Garantia da Qualidade no MSP
• A abordagem para Garantia da Qualidade no MSP
• A Qualidade no fluxo de transformações do MSP
• Composição da Estratégia de Garantia e Qualidade
• Composição do Plano de Garantia e Qualidade
• Responsabilidades
• Conclusão
• Pequeno Glossário

MSP - o modelo para Gerenciamento de Programas

Figura 1 – Os temas da Governança do Programa

A Qualidade em um programa

A figura 1 representa os temas de governança do programa e o tema da qualidade deve, de maneira contínua, ser tratado durante todo o ciclo de vida do programa, em todo o fluxo transformacional (parte central da figura 1).

De acordo com o MSP, temos as seguintes definições

A qualidade é definida como a totalidade de recursos e características inerentes ou atribuídos a um produto, uma pessoa, processo, serviço e / ou sistema.

A garantia da qualidade é o conjunto sistemático das ações necessárias para assegurar confiança para o Senior Responsible Owner (SRO) e as partes interessadas que o programa continua sob controle e no bom caminho para atingir suas metas e que está alinhado aos objetivos estratégicos da organização.

Qualidade ao nível de programa deve levar em consideração o que necessita para assegurar que a qualidade ao nível de projeto está fornecendo recursos adequados à sua finalidade, e que possibilita o programa entregar os resultados e benefícios.

A qualidade no programa será especificada no Documento Estratégia de Gestão e Garantia da Qualidade (o anexo A.4.21 do livro MSP contém o template desse documento de estratégia) e está focada em identificar as coisas corretas a serem efetuadas e executá-las de maneira correta.

Os 7 princípios do MSP refletem as características de programas bem sucedidos (veja os princípios abaixo). Assim ao se definir a estratégia da qualidade o foco será em como garantir que os 7 princípios está sendo bem aplicados ao longo do ciclo de vida do programa, pois são áreas críticas para o sucesso do programa

Além da correta aplicação dos princípios, a qualidade deverá trabalhar corretamente no chamado Escopo da Qualidade, que é tem uma área de cobertura mais ampla. A figura 2 representa o escopo da Qualidade em gestão de programas.

Figura 2 – Escopo da Qualidade

O Escopo da Qualidade em um programa

Para se conseguir atingir a estratégia de gestão e garantia da qualidade, o escopo mínimo (figura 2) precisa ser considerado. Não apenas na qualidade, mas também no escopo do programa. Algumas consideração no escopo da qualidade são:

1. Communications management – os processos relacionados à comunicação estão atingindo os objetivos? Esses processos de comunicação estão sendo bem aplicados?
2. Supply chain management - A qualidade de um programa tem de assegurar que os fornecedores aplicam a gestão de qualidade para os seus processos, a fim de assegurar que eles irão proporcionar as suas obrigações para com o programa e que estão alinhadas de forma eficaz para a maneira como o programa opera.
3. Standards management – o sistema de qualidade, normas e seus padrões estão sendo considerados ao longo do programa? Mudanças necessárias estão sendo aplicadas corretamente?
4. Process management – os processos organizacionais estão sendo considerados? Estão sendo corretamente adaptados? Interdependência entre processos foram identificados?
5. Information management – a boa informação precisa atender a critérios de qualidade como: compliance, seja integra, disponível, confiável e atualizada.
6. Asset management – os ativos foram identificar? Há como rastrear e proteger os ativos do programa?
7. Programme leadership – a boa liderança é fundamental para o sucesso do programa. Os líderes de programas bem sucedidos fornecem uma direção clara e comunicam nessa direção para as pessoas dentro e fora do programa
8. People management - pessoas poderão ser parte de um programa de alguns anos, assim seu bem-estar tem de ser gerido de forma eficaz considerando tópicos como treinamento, reconhecimento, plano de carreira, habilidades, qualificações, etc.

Os princípios da Garantia da Qualidade no MSP

Para que programa gere confiança para as partes interessadas de o mesmo encontra-se no caminho certo, a abordagem da qualidade deve ser baseada nos seguintes princípios:

1. Independence – o nível de independência é fundamental para dar confiança. Quem avalia o programa não deve ter controle sobre o mesmo e nem interesse sobre os resultados.
2. Integrated – as atividades da qualidade precisam ser planejadas junto a outras ações do programa, com cronograma bem definido, e de forma que dê suporte à tomada de decisão.
3. Linked to major decision points – a tomada de decisão deve levar em consideração informações relacionadas à qualidade. Assim, deve se programar as auditorias de forma que gerem informação para esses momentos.
4. Risk-based – as atividades de qualidade apoiam e são apoiadas pelas atividades de gestão de risco. Área de risco serão alvo de auditorias.
5. Action and intervention – a garantia da qualidade somente será efetiva se houver ações de correção e, eventualmente, intervenções. Caso contrário, os problemas continuarão.

As técnicas da Garantia da Qualidade no MSP

Algumas técnicas são aplicadas nos programas com MSP que auxiliam para dar conforto de que o programa está na rota correta, ou que haja tempo suficiente para a correção da rota. As técnicas são:

1. Audit – auditorias programadas e que dão suporte à tomada de decisão. Focam na conformidade.
2. Effectiveness of measurements – as informações que dão apoio a tomada de decisão são fundamentais. Assim, há que se garantir os processos de coleta, análise e comunicação dos dados estejam saudáveis.
3. Assurance reviews – as revisões ajudaram a manter o programa no rumo correto e ajudará a encontrar problemas em geral. Áreas de foco são exatamente as citadas no chamado escopo da qualidade.
4. P3M3 maturity assessments – a avaliação de maturidade auxilia identificar quão bem a organização aplica o gerenciamento de programas. No caso do P3M3, aplica-se para gerenciamento de Portifólios, Programas e Projetos. Especificamente para programas, pode aplicar o PgM3 também da AXELOS. A figura 3 (abaixo) mostra a abrangência do modelo P3M3.
5. Gated reviews – essas revisões são ideais para a revisão e garantia dos controles do programa. O programa não segue para o próximo estágio caso a revisão não seja efetuada ou se problemas importantes sejam encontrado.

Figura 3 – Modelo P3M3 da AXELOS para avaliação de Maturidade

A abordagem para Garantia da Qualidade no MSP

No MSP a qualidade é determinada através da Estratégia da Garantia e Qualidade (apêndice A.4.21 do Guia MSP contém um template descritivo). Que focará nas áreas principais e de forma integrada ao programa como um todo. A estratégia funcionará basicamente como “O que precisa ser feito”. Para se traduzir em “como fazer” temos o Plano de Garantia e Qualidade (apêndice A.4.21 do Guia MSP contém um template descritivo). Esse plano descreverá ações, controles, responsabilidades, recursos, etc.

A Qualidade no fluxo de transformações do MSP

Esse tema de Governança do Programa será aplicado durante todo o ciclo de vida do programa. Algumas características no fluxo de transformação.

1. Identifying a Programme – identificação da abordagem a ser utilizada.
2. defining a Programme – definição da estratégia e do plano. Deve-se levar em consideração as políticas e padrões importantes para a organização.
3. Managing the Tranches – os processos de qualidade, as técnicas e ferramentas são implementadas no programa.
4. delivering the Capability – foca nos resultados e necessidades para assegurar que os projetos entregam seus produtos resultantes de maneira adequada ao programa.
5. Realizing the Benefits – durante a pré-transição há que se garantir que a organização está realmente preparada. Durante a transição de fato, garantir que os produtos podem ser utilizados sem interromper a operação. E no pós transição, garantir que os benefícios podem ser realizados. Um grande foco é dado aos projetos em si.
6. Closing a Programme – garantir que toda documentação e informação está atualizada e transmitida conforme necessário.

Realização de Benefícios - saiba mais sobre a realização de benefícios nesse artigo "Managing Successful Programmes (MSP®) – Gerenciamento de Programas: Fase Pre-transição.

Composição da Estratégia de Garantia e Qualidade

A descrição mais detalhada do documento de estratégia pode ser obtida no Guia MSP. Aqui temos alguns exemplos de sessões que compõe a estratégia (“o quê”).

• Os detalhes dos processos que irão ser utilizados
• Arranjos necessários para uma Garantia Integrada
• Aspectos do programa que serão objeto da avaliação
• Uma descrição das funções, papéis e responsabilidades
• Todos os links para garantia independente, tais como gate reviews
• Uma descrição do que irá desencadear essas atividades
• Uma descrição do que ações serão tomadas em função dos resultados obtidos
• Critérios para avaliar o sucesso do programa
• Explicação sobre a forma como a melhoria contínua e as lições aprendidas serão geridos
• Interfaces e dependências com sistemas de gestão das empresas

Composição do Plano de Garantia e Qualidade

A descrição mais detalhada do plano pode ser obtida no Guia MSP. Aqui temos alguns exemplos de sessões que compõe esse plano (“como”).

• Calendário de atividades necessárias para implementar a estratégia de qualidade e garantia
• Uma descrição de quem vai realizar atividades de garantia, avaliação e controle de qualidade
• Uma descrição de como e quando o programa realizará auditorias, health checks e revisões
• Informações sobre como e quando a qualidade do trabalho será monitorado e relatado
• Esforço estimado e os custos associados com o plano
• Calendário para auditorias

Responsabilidades - macro

Senior responsible owner (SRO) – Interage com o grupo patrocinador, garante que um regime de garantia é adequado, assina estratégia e plano, inicia revisões e auditorias e mantém o foco nos princípios.

Gerente do Programa – Desenvolve e implementa a estratégia e planos e, em seguida, coordena a entrega de saídas dos projetos, desenvolve e implementa a estratégia de gestão da informação e plano, inicia garantia de avaliações de desempenho do projeto e fornecedores. Garante que as lições aprendidas sejam aplicadas.

Business change manager(s) (BCM) – Implementa transição, materializando e revendo benefícios a partir das saídas dos projetos, inicia avaliações de garantia de desempenho de negócios e prontidão receber a mudança, e garante que as lições aprendidas em mudança negócio são implementadas.

Programme office – Estabelece e mantém o plano de garantia e qualidade, estabelece e mantém plano de gestão da informação, e assegura o estabelecimento dos processos de auditoria, garantia e avaliação, e fornece informações para apoiar a garantia de comentários.

Conclusão

A abordagem para a qualidade do programa, que é adotada no Guia MSP da AXLOES, permite a aplicação, de forma consistente e sistêmica de auditorias, revisões, verificações health checks, análise de maturidade, dentre outros, que ampliam as possibilidades de sucesso do programa. A análise dos produtos resultantes dos projetos, ajudam manter o alinhamento dos projetos ao programa.

A adoção dessa abordagem, de maneira integrada aos outros Temas de Governança, durante o ciclo de transformações e, sem menosprezar os princípios da garantida da qualidade, poderão conduzir a organização à materialização dos benefícios organizacionais e agregação de valores importantes para o diferencial competitivo.

Pequeno Glossário

Benefício: Um benefício é a melhoria mensurável resultante de um resultado percebido como uma vantagem por uma ou mais partes interessadas, o que contribui para um ou mais objetivo organizacional (s). - AXELOS

Controle da Qualidade: O processo de monitoramento de resultados específicos para determinar se estão em conformidade com as normas pertinentes, e de identificar formas de eliminar as causas de um desempenho insatisfatório - AXELOS

Garantia: é o conjunto sistemático das ações necessárias para assegurar confiança para as partes interessadas que o programa continua sob controle e no bom caminho - AXELOS

Garantia da Qualidade: O processo sistemático planejado que será usado para fornecer a confiança de que irá corresponder as suas saídas de critérios de qualidade definidos - AXELOS

Programa: Segundo o MSP da AXELOS, Programa é uma organização flexível e temporária criada para coordenar e supervisionar a implementação de um conjunto de projetos e atividades relacionados para entrega de resultados e benefícios que estejam relacionados aos Objetivos Estratégicos da Organização. Segundo o Standard de Gerenciamento de Programas do PMI, programa é um grupo de Projetos, subprogramas e atividades (relacionados) que são gerenciados de forma coordenada para obter benefícios que não seriam possíveis se fossem gerenciados individualmente.

Qualidade: A totalidade de recursos e características inerentes ou atribuídos a um produto, uma pessoa, processo, serviço e / ou sistema - AXELOS

Valor: Os benefícios entregues na proporção dos recursos colocados em adquiri-los. – AXELOS

Bibliografia: AXELOS Limited. 2011. Managing a Successful Programmes (MSP). London: TSO (The Stationery Ofice)  Publishing

Autor: Ernani Marques, PgMP, PMP, PRINCE2, CBAP, MSP, MoP, P3O, MoV, MoR, ITIL & COBIT 5. Treinador official MSP, PRINCE2, COBIT 5

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