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Managing Successful Programmes (MSP®) – Quality and assurance management

Managing Successful Programmes (MSP®)


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Gerenciamento de Programas: Quality and assurance management

Introdução

Esse artigo trata brevemente de um tema de governança do MSP – Gerenciamento e Garantia da Qualidade. A governança é um modelo de controle através do qual programas entregam os seus objetivos de mudança e permanecem dentro da visibilidade e controle da corporação. Um programa precisa de uma governação transparente e aberta, para ser bem sucedido. Através dele haverá a negociação dos recursos necessários, gerir os recursos, e ajustar às mudanças nos contextos organizacionais enquanto entregam seus resultados e benefícios esperados.  

O objetivo do Gerenciamento de Garantia da Qualidade é assegurar que todos os aspectos do programa estão funcionando adequadamente e que ele permanece no alvo para atingir os seus objetivos.

Os tópicos que são abordados

  • A Qualidade em um programa
  • O Escopo da Qualidade em um programa
  • Os princípios da Garantia da Qualidade no MSP
  • As técnicas da Garantia da Qualidade no MSP
  • A abordagem para Garantia da Qualidade no MSP
  • A Qualidade no fluxo de transformações do MSP
  • Composição da Estratégia de Garantia e Qualidade
  • Composição do Plano de Garantia e Qualidade
  • Responsabilidades
  • Conclusão
  • Pequeno Glossário

Figura 1 – Os temas da Governança do Programa - MSP

MSP - o modelo para Gerenciamento de Programas

Figura 1 – Os temas da Governança do Programa

A Qualidade em um programa

A figura 1 representa os temas de governança do programa e o tema da qualidade deve, de maneira contínua, ser tratado durante todo o ciclo de vida do programa, em todo o fluxo transformacional (parte central da figura 1).

De acordo com o MSP, temos as seguintes definições

A qualidade é definida como a totalidade de recursos e características inerentes ou atribuídos a um produto, uma pessoa, processo, serviço e / ou sistema.

A garantia da qualidade é o conjunto sistemático das ações necessárias para assegurar confiança para o Senior Responsible Owner (SRO) e as partes interessadas que o programa continua sob controle e no bom caminho para atingir suas metas e que está alinhado aos objetivos estratégicos da organização.

Qualidade ao nível de programa deve levar em consideração o que necessita para assegurar que a qualidade ao nível de projeto está fornecendo recursos adequados à sua finalidade, e que possibilita o programa entregar os resultados e benefícios.

A qualidade no programa será especificada no Documento Estratégia de Gestão e Garantia da Qualidade (o anexo A.4.21 do livro MSP contém o template desse documento de estratégia) e está focada em identificar as coisas corretas a serem efetuadas e executá-las de maneira correta.

Os 7 princípios do MSP refletem as características de programas bem sucedidos (veja os princípios abaixo). Assim ao se definir a estratégia da qualidade o foco será em como garantir que os 7 princípios está sendo bem aplicados ao longo do ciclo de vida do programa, pois são áreas críticas para o sucesso do programa

Além da correta aplicação dos princípios, a qualidade deverá trabalhar corretamente no chamado Escopo da Qualidade, que é tem uma área de cobertura mais ampla. A figura 2 representa o escopo da Qualidade em gestão de programas.

Figura 2 – Escopo da Qualidade

Figura 2 – Escopo da Qualidade

O Escopo da Qualidade em um programa

Para se conseguir atingir a estratégia de gestão e garantia da qualidade, o escopo mínimo (figura 2) precisa ser considerado. Não apenas na qualidade, mas também no escopo do programa. Algumas consideração no escopo da qualidade são:

  1. Communications management – os processos relacionados à comunicação estão atingindo os objetivos? Esses processos de comunicação estão sendo bem aplicados?
  2. Supply chain management - A qualidade de um programa tem de assegurar que os fornecedores aplicam a gestão de qualidade para os seus processos, a fim de assegurar que eles irão proporcionar as suas obrigações para com o programa e que estão alinhadas de forma eficaz para a maneira como o programa opera.
  3. Standards management – o sistema de qualidade, normas e seus padrões estão sendo considerados ao longo do programa? Mudanças necessárias estão sendo aplicadas corretamente?
  4. Process management – os processos organizacionais estão sendo considerados? Estão sendo corretamente adaptados? Interdependência entre processos foram identificados?
  5. Information management – a boa informação precisa atender a critérios de qualidade como: compliance, seja integra, disponível, confiável e atualizada.
  6. Asset management – os ativos foram identificar? Há como rastrear e proteger os ativos do programa?
  7. Programme leadershipa boa liderança é fundamental para o sucesso do programa. Os líderes de programas bem sucedidos fornecem uma direção clara e comunicam nessa direção para as pessoas dentro e fora do programa
  8. People management - pessoas poderão ser parte de um programa de alguns anos, assim seu bem-estar tem de ser gerido de forma eficaz considerando tópicos como treinamento, reconhecimento, plano de carreira, habilidades, qualificações, etc.

Os princípios da Garantia da Qualidade no MSP

Para que programa gere confiança para as partes interessadas de o mesmo encontra-se no caminho certo, a abordagem da qualidade deve ser baseada nos seguintes princípios:

  1. Independence – o nível de independência é fundamental para dar confiança. Quem avalia o programa não deve ter controle sobre o mesmo e nem interesse sobre os resultados.
  2. Integrated – as atividades da qualidade precisam ser planejadas junto a outras ações do programa, com cronograma bem definido, e de forma que dê suporte à tomada de decisão.
  3. Linked to major decision points – a tomada de decisão deve levar em consideração informações relacionadas à qualidade. Assim, deve se programar as auditorias de forma que gerem informação para esses momentos.
  4. Risk-based – as atividades de qualidade apoiam e são apoiadas pelas atividades de gestão de risco. Área de risco serão alvo de auditorias.
  5. Action and intervention – a garantia da qualidade somente será efetiva se houver ações de correção e, eventualmente, intervenções. Caso contrário, os problemas continuarão.

As técnicas da Garantia da Qualidade no MSP

Algumas técnicas são aplicadas nos programas com MSP que auxiliam para dar conforto de que o programa está na rota correta, ou que haja tempo suficiente para a correção da rota. As técnicas são:

  1. Audit – auditorias programadas e que dão suporte à tomada de decisão. Focam na conformidade.
  2. Effectiveness of measurements – as informações que dão apoio a tomada de decisão são fundamentais. Assim, há que se garantir os processos de coleta, análise e comunicação dos dados estejam saudáveis.
  3. Assurance reviews – as revisões ajudaram a manter o programa no rumo correto e ajudará a encontrar problemas em geral. Áreas de foco são exatamente as citadas no chamado escopo da qualidade.
  4. P3M3 maturity assessments – a avaliação de maturidade auxilia identificar quão bem a organização aplica o gerenciamento de programas. No caso do P3M3, aplica-se para gerenciamento de Portifólios, Programas e Projetos. Especificamente para programas, pode aplicar o PgM3 também da AXELOS. A figura 3 (abaixo) mostra a abrangência do modelo P3M3.
  5. Gated reviews – essas revisões são ideais para a revisão e garantia dos controles do programa. O programa não segue para o próximo estágio caso a revisão não seja efetuada ou se problemas importantes sejam encontrado.

Figura 3 – Modelo P3M3 da AXELOS para avaliação de Maturidade

Figura 3 – Modelo P3M3 da AXELOS para avaliação de Maturidade

A abordagem para Garantia da Qualidade no MSP

No MSP a qualidade é determinada através da Estratégia da Garantia e Qualidade (apêndice A.4.21 do Guia MSP contém um template descritivo). Que focará nas áreas principais e de forma integrada ao programa como um todo. A estratégia funcionará basicamente como “O que precisa ser feito”. Para se traduzir em “como fazer” temos o Plano de Garantia e Qualidade (apêndice A.4.21 do Guia MSP contém um template descritivo). Esse plano descreverá ações, controles, responsabilidades, recursos, etc.

A Qualidade no fluxo de transformações do MSP

Esse tema de Governança do Programa será aplicado durante todo o ciclo de vida do programa. Algumas características no fluxo de transformação.

  1. Identifying a Programme – identificação da abordagem a ser utilizada.
  2. defining a Programme – definição da estratégia e do plano. Deve-se levar em consideração as políticas e padrões importantes para a organização.
  3. Managing the Tranches – os processos de qualidade, as técnicas e ferramentas são implementadas no programa.
  4. delivering the Capability – foca nos resultados e necessidades para assegurar que os projetos entregam seus produtos resultantes de maneira adequada ao programa.
  5. Realizing the Benefits – durante a pré-transição há que se garantir que a organização está realmente preparada. Durante a transição de fato, garantir que os produtos podem ser utilizados sem interromper a operação. E no pós transição, garantir que os benefícios podem ser realizados. Um grande foco é dado aos projetos em si.
  6. Closing a Programme – garantir que toda documentação e informação está atualizada e transmitida conforme necessário.

Realização de Benefícios - saiba mais sobre a realização de benefícios nesse artigo "Managing Successful Programmes (MSP®) – Gerenciamento de Programas: Fase Pre-transição.

Composição da Estratégia de Garantia e Qualidade

A descrição mais detalhada do documento de estratégia pode ser obtida no Guia MSP. Aqui temos alguns exemplos de sessões que compõe a estratégia (“o quê”).

  • Os detalhes dos processos que irão ser utilizados
  • Arranjos necessários para uma Garantia Integrada
  • Aspectos do programa que serão objeto da avaliação
  • Uma descrição das funções, papéis e responsabilidades
  • Todos os links para garantia independente, tais como gate reviews
  • Uma descrição do que irá desencadear essas atividades
  • Uma descrição do que ações serão tomadas em função dos resultados obtidos
  • Critérios para avaliar o sucesso do programa
  • Explicação sobre a forma como a melhoria contínua e as lições aprendidas serão geridos
  • Interfaces e dependências com sistemas de gestão das empresas

Composição do Plano de Garantia e Qualidade

A descrição mais detalhada do plano pode ser obtida no Guia MSP. Aqui temos alguns exemplos de sessões que compõe esse plano (“como”).

  • Calendário de atividades necessárias para implementar a estratégia de qualidade e garantia
  • Uma descrição de quem vai realizar atividades de garantia, avaliação e controle de qualidade
  • Uma descrição de como e quando o programa realizará auditorias, health checks e revisões
  • Informações sobre como e quando a qualidade do trabalho será monitorado e relatado
  • Esforço estimado e os custos associados com o plano
  • Calendário para auditorias

Responsabilidades - macro

Senior responsible owner (SRO) – Interage com o grupo patrocinador, garante que um regime de garantia é adequado, assina estratégia e plano, inicia revisões e auditorias e mantém o foco nos princípios.

Gerente do Programa – Desenvolve e implementa a estratégia e planos e, em seguida, coordena a entrega de saídas dos projetos, desenvolve e implementa a estratégia de gestão da informação e plano, inicia garantia de avaliações de desempenho do projeto e fornecedores. Garante que as lições aprendidas sejam aplicadas.

Business change manager(s) (BCM) – Implementa transição, materializando e revendo benefícios a partir das saídas dos projetos, inicia avaliações de garantia de desempenho de negócios e prontidão receber a mudança, e garante que as lições aprendidas em mudança negócio são implementadas.

Programme office – Estabelece e mantém o plano de garantia e qualidade, estabelece e mantém plano de gestão da informação, e assegura o estabelecimento dos processos de auditoria, garantia e avaliação, e fornece informações para apoiar a garantia de comentários.

Conclusão

A abordagem para a qualidade do programa, que é adotada no Guia MSP da AXLOES, permite a aplicação, de forma consistente e sistêmica de auditorias, revisões, verificações health checks, análise de maturidade, dentre outros, que ampliam as possibilidades de sucesso do programa. A análise dos produtos resultantes dos projetos, ajudam manter o alinhamento dos projetos ao programa.

A adoção dessa abordagem, de maneira integrada aos outros Temas de Governança, durante o ciclo de transformações e, sem menosprezar os princípios da garantida da qualidade, poderão conduzir a organização à materialização dos benefícios organizacionais e agregação de valores importantes para o diferencial competitivo.

Pequeno Glossário

Benefício: Um benefício é a melhoria mensurável resultante de um resultado percebido como uma vantagem por uma ou mais partes interessadas, o que contribui para um ou mais objetivo organizacional (s). - AXELOS

Controle da Qualidade: O processo de monitoramento de resultados específicos para determinar se estão em conformidade com as normas pertinentes, e de identificar formas de eliminar as causas de um desempenho insatisfatório - AXELOS

Garantia: é o conjunto sistemático das ações necessárias para assegurar confiança para as partes interessadas que o programa continua sob controle e no bom caminho - AXELOS

Garantia da Qualidade: O processo sistemático planejado que será usado para fornecer a confiança de que irá corresponder as suas saídas de critérios de qualidade definidos - AXELOS

Programa: Segundo o MSP da AXELOS, Programa é uma organização flexível e temporária criada para coordenar e supervisionar a implementação de um conjunto de projetos e atividades relacionados para entrega de resultados e benefícios que estejam relacionados aos Objetivos Estratégicos da Organização. Segundo o Standard de Gerenciamento de Programas do PMI, programa é um grupo de Projetos, subprogramas e atividades (relacionados) que são gerenciados de forma coordenada para obter benefícios que não seriam possíveis se fossem gerenciados individualmente.

Qualidade: A totalidade de recursos e características inerentes ou atribuídos a um produto, uma pessoa, processo, serviço e / ou sistema - AXELOS

Valor: Os benefícios entregues na proporção dos recursos colocados em adquiri-los. – AXELOS

Bibliografia: AXELOS Limited. 2011. Managing a Successful Programmes (MSP). London: TSO (The Stationery Ofice)  Publishing

Autor: Ernani Marques, PgMP, PMP, PRINCE2, CBAP, MSP, MoP, P3O, MoV, MoR, ITIL & COBIT 5. Treinador official MSP, PRINCE2, COBIT 5

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Gerenciamento de Programas (Managing Successful Programmes)Fase Pre-transição

Introdução

Esse artigo trata de uma das atividades que ocorrem durante a fase “Realizar os Benefícios” de acordo com a abordagem do Managing Successful Programmes (MSP[1]). O MSP representa boas práticas comprovadas na gestão de programa para entregar com sucesso a mudança transformacional e é elaborado a partir das experiências de organizações do setor público e do setor privado; e se relaciona muito bem à Metodologia de Gerenciamento de projetos PRINCE2® (PRojects in a Controlled Environment), assim como com os demais componentes de Melhores Práticas da Axelos (figura 1).

O framework MSP tem 3 conceitos fundamentais, que não serão detalhados no artigo, que são: princípios, temas de governança e o fluxo transformacional. A fase de realização de benefícios é encontra-se no fluxo transformacional.

Os tópicos que são abordadosn no MSP

  • Os princípios do MSP
  • Os temas da Governança do Programa
  • O fluxo Transformacional
  • Realizing the Benefits
  • Managing pre-transition:
  • Managing transition:
  • Managing post-transition:
  • Realizing the Benefits - Responsabilidades
  • Conclusão
  • Pequeno Glossário

MANAGEMENT SUCCESSFUL PROGRAMMES MSP

Figura 1 – Melhores práticas da AXELOS

Os Princípios do MSP

A figura 2 representa a ligação dos princípios, temas e do fluxo transformacional. Os princípios refletem as características de programas bem sucedidos. Se os princípios forem observados quando da aplicação dos demais componentes do guia MSP, o programa terá maior propensão a atingir os seus objetivos. Os princípios são (anel externo da fig.2):

  1. Remaining aligned with corporate strategy – o programa deve sempre manter o alinhamento à estratégia corporativa.
  2. Leading change – as mudanças que o programa representa para a organização precisa ser liderada de maneira eficiente e eficaz.
  3. Envisioning and communicating a better future – o future da nova corporação, precise ser definido e comunicado constantemente. Isso ajudará a manter o foco.
  4. Focusing on the benefits and threats to them – manter o foco na realização dos benefícios. Os benefícios que o programa trará, irão transformar a organização para conduzi-la para a visão de futuro desejada.
  5. Adding value – agregar valor para a organização através da realização dos benefícios. O programa somente se mantém válido se trouxer valores para a organização.
  6. Designing and delivering a coherent capability – para permitir o melhor balanceamento e otimizar a entrega das capacidades. As capacidades devem possibilitar a realização dos benefícios.
  7. Enfim, Learning from experience – o programa terá um desempenho melhor a partir do momento que as lições aprendidas, ao logo do programa, sejam incorporadas ao próprio programa. Lição aprendida, só é aprendida quando é aplicada.

O framework do MSP e conceitos fundamentais - MANAGEMENT SUCCESSFUL PROGRAMMES Figura 2 – O framework do MSP e conceitos fundamentais

Os temas de governança do MSP

A governança é um modelo de controle através do qual programas entregam os seus objetivos de mudança e permanecem dentro da visibilidade e controle da corporação. Um programa precisa de uma governação transparente e aberta, para ser bem sucedido. Através dele haverá a negociação dos recursos necessários, gerir os recursos, e ajustar às mudanças nos contextos organizacionais enquanto entregam seus resultados e benefícios esperados. Os temas de governança MSP são (anel intermediário da figura 2):

  1. Programme organization – estabelecer uma ótima estrutura organizacional com papeis, responsabilidades e relacionamentos bem claros e comunicados.
  2. Vision – estabelecer uma visão de futuro para auxiliar com comprometimento e foco.
  3. Leadership and stakeholder engagement – alcançar o engajamento das interessadas através de uma estrutura de liderança.
  4. Benefits management – gerenciar os benefícios ao longo do programa uma vez que os projetos são concluídos.
  5. Blueprint design and delivery – desenhar um modelo que permitirá a entrega e realização dos benefícios.
  6. Planning and control – planejar como o blueprint será entregue e como efetuar o melhor controle.
  7. The business case – para auxiliar a justificativa para a entrega do programa e respectivos projetos.
  8. Risk and issue management – ou seja, o gerenciamento de situações e riscos do programa e respectivos projetos.
  9. Enfim, Quality and assurance management – ou seja, como garantir a qualidade do programa e respectivos projetos.  Saiba mais sobre a qualidade em programas nesse artigo Managing Successful Programmes (MSP®) – Gerenciamento de Programas: Quality and assurance management

O fluxo das transformações do MSP

A parte interna (fig.2) apresenta o fluxo das transformações que a organização necessita para que os benefícios sejam realizados e o valor agregado a organização seja alcançado. Uma outra visão (mais sequencial) pode ser obtida através da figura 3. A figura 3 é proposta para que se possa perceber, para quem conhece o método de gerenciamento de projetos PRINCE2[2], como há uma semelhança entre os dois, e facilitar a compreensão.

O fluxo das transformações do MSP

Figura 3 – O fluxo das transformações do MSP [2]

*Veja a atuação do BCM (Business Change Manager) em responsabilidades, abaixo.

Etapas do fluxo do MSP

Onde os processos são usados:

  1. Identifying a Programme – O mandato do programa é o gatilho para iniciar os processos de gerenciamento do programa. O processo iniciado após a assinatura-off do mandato programa. É tipicamente um processo curto, talvez levando apenas algumas semanas ou menos, e transforma a ideia em um conceito de negócio tangível. Parecido com o Starting up a Project do PRINCE2[2].
  2. Defining a Programme – A definição detalhada e planejamento para o programa é realizado. O Programme Brief é utilizado como o ponto de partida para definição mais detalhada do programa. Lembra o Initiating a Project do PRINCE2[2].
  3. Managing the Tranches – implementar as estratégias de governança e gestão do programa definido para o programa, assegurar que a entrega capacidade está alinhada com a direção estratégica da organização, e permitir a realização de benefícios. Lembra o Controlling a Stage do PRINCE2[2].
  4. Delivering the Capability – atividades de coordenação e gerencia da entrega dos projetos de acordo com o plano do programa. As entregas dos projetos permitem que as capacidades descritas no plano sejam disponibilizadas. Lembra o Managing a Product Delivery do PRINCE2[2].
  5. Realizing the Benefits – gerenciar os benefícios desde sua identificação inicial para sua realização bem sucedida. As atividades abrangem o monitoramento do progresso dos projetos para assegurar que as saídas estão adequados à finalidade e pode ser integrado em operações de modo a que os benefícios possam ser realizados. Lembra, junto ao Delivering the Capability, o Managing a Product Delivery do PRINCE2[2].
  6. e então, o Closing a Programme – quando o blueprint é entregue, quando os recursos necessários para atingir a declaração de visão têm sido implementadas, e benefícios suficientes realizados. O encerramento compreende a avaliação final do programa e da desativação dos seus recursos e infra-estrutura. Lembra o Closing a Project do PRINCE2[2].

Realizing the Benefits no MSP

O processo Realizing the Benefits, que está contido no fluxo das transformações do MSP (veja figura 3 acima), incorpora o planejamento, a gestão da transição para novas formas de trabalho e à realização dos resultados, assegurando ao mesmo tempo que a estabilidade operacional e desempenho das operações são mantidas. As atividades deste processo são repetidos conforme necessário para cada tranche do programa.

  • Managing pre-transition: ou seja, compreender, analisar, preparar e planejar para a transformação do negócio;
  • Managing transition: ou seja, gerenciar a transição, entregar e dar sustentabilidade às mudanças;
  • Managing post-transition: ou seja, gerenciar pós-transição, rever o progresso, avaliar o desempenho e adaptar à mudança.

A figura 4 apresenta uma visão geral do processo Realizing the Benefits, com as entradas mínimas, os principais controles, os principais papeis, as 3 atividades fundamentais e as saídas mínimas resultantes. 

MSP - Realização de BenefíciosFigura 4 – Visão do processo Realizing the Benefits 

Managing pre-transition:

Gerenciamento antes da transição é de fundamental importância para garantir que a organização está realmente preparada para a mudança que está por acontecer. Basicamente é o planejamento da transição. Há diversas consequências que podem ocorrer caso a pré-transição não seja bem efetuada, como: interrupção de serviços, não compreensão das necessidades da transição, falha nas mudanças culturais e comportamentais e atraso na materialização dos benefícios. Alguns benefícios desse bom planejamento podem ser a antecipação de riscos, antecipação de outras necessidades não levantadas e saber como acompanhar a transição.

Alguns itens são fundamentais nesse momento:

  • Establish benefits measurements – Ou seja, definição de como medir cada um dos benefícios, e em geral a estratégia de gestão de benefícios. Deve-se considerar a fontes dos dados e os relatórios de acompanhamento, linhas de base de desempenho atual. As linhas de base de desempenho deveriam ser estabelecidas o mais breve possível, de maneira preferencial durante o Identifying a Programme como parte do estado atual da organização.
  • Monitor benefits realization – os benefícios devem ser acompanhados e comparados ao business case, plano do programa, plano de realização de benefícios e blueprint para que se possa identificar melhorias, oportunidades para ampliar os benefícios e para minimizar os chamados “contra-benefícios”). O acompanhamento dos benefícios levará em consideração as medições definidas, key performance indicators (KPI) e as linhas de base de benefícios.
  • Plan transition – Ou seja, as mudanças na organização precisam de ser planeadas e gerenciadas com cuidado. Planos de transição, muitas vezes contêm muito mais detalhes do que outras partes do plano do programa.
Outros itens importantes

Na elaboração do plano, deve se considerar itens como a equipe e suas práticas de trabalho, tecnologia, informação, instalações definitivas e instalações temporárias, nível de suporte, questões relacionadas à cultura e a manutenção operacional.

  • Communicate the change - A mudança deve ser cuidadosamente comunicada bem antes da transição real. Comunicação tardia é provável que resulte em uma resistência significativa.
  • Assess readiness for change – Ou seja, caso a organização não esteja preparada para o transição, a probabilidade de fracasso, ou de problemas, aumenta de maneira substancial. Deve-se considerar pontos como histórico de mudanças, disponibilidade dos recursos, treinamento, cultura, eficácia dos sistemas de apoio, planos de contingência, habilidades, acordos e contratos.

Esses tópicos fundamentais podem ser considerados como pré-requisitos para uma boa transição. Todavia, não há receita de bolo. Cada programa possui suas próprias características com necessidades específicas. O fato é que o bom planejamento da transição irá minimizar problemas e/ou prepara a organização para uma transição mais suave possível.

Managing transition:

O gerenciamento das transições envolve Iniciar a transição de fato, estabelecer arranjos específicos para suporte, a transição propriamente dita, revisão da transição e gerenciar o alcance dos objetivos. A transição em si, deve levar em consideração o planejamento previamente efetuado e os arranjos para acompanhamento, contingência e ajustes necessários que poderão ser incluídos em outros projetos dentro do programa. As áreas operacionais precisam estar preparadas e o plano de transição precisa ser revisto para refletir as atividades necessárias corretamente. A coordenação das atividades, conforme planejado, será de fundamental importância para o sucesso da transição. Ações para garantir o suporte e contingência também precisam ser revisadas.

Managing post-transition:

Gerenciamento após transição tem como objetivo que os objetivos sejam alcançados de maneira mais eficiente e eficaz. Considerações importantes, e alinhadas ao planejamento da transição, devem ser efetuados em relação à medição dos benefícios, eliminação de acessos existentes anteriormente, remoção de formas de trabalho que existiam anteriormente, respostas a solicitações de mudança, o acompanhamento dos benefícios e fundamentalmente o relato dos benefícios.

Realizing the Benefits – Responsabilidades

Enfim, a figura 4 apresenta os principais atores e/ou contribuintes durante o processo, porém não se limita a eles. De modo geral, o Senior Responsible Owner (SRO) irá efetuar as aprovações, o Program Manager atuará como um contribuinte e deverá efetuar o Plano de Transição, o Program Office (ou equipe) também contribuirá no planejamento e coleta de informações, e o principal protagonista será o Business Chance Manager (BCM), que poderá se um indivíduo ou um grupo, garantindo que todas as atividades para a realização dos benefícios se materializem.

Note que o Program Manager é responsável pela entrega das novas capacidades enquanto que a Realização dos Benefícios é responsabilidade do Business Change Manager e garantir que essas capacidades sejam bem absorvidas pela operação, afinal de contas o BCM é o melhor conhecedor do ambiente de negócios e ambiente operacional. Obviamente, o trabalho em conjunto é fundamental.

Dependendo do tamanho do programa, ou abrangência, o Business Change Manager poderá liderar um grupo Business Change Team (BCT).

Conclusão

Os princípios do MSP auxiliam muito no sucesso do programa e devem ser aplicados junto aos temas de governança assim com como nos processos do fluxo das transformações.

Mesmo um programa bem elaborado e bem conduzido, se não levar em consideração as necessidades da transformação (mudança organizacional), poderá ser tão prejudicial quanto um programa mal elaborado e mal conduzido. Assim, todas as etapas do MSP, foram elaboradas de maneira a ampliar o sucesso do programa. E o sucesso do programa está intimamente relacionado à ótima identificação e definição do mesmo. Pois, nessas etapas, são identificados os benefícios e os valores organizacionais que serão importantes para transformar a organização de hoje em uma organização melhor no futuro.

Pequeno Glossário

Benefício: Um benefício é a melhoria mensurável resultante de um resultado percebido como uma vantagem por uma ou mais partes interessadas, o que contribui para um ou mais objetivo organizacional (s). – AXELOS

Programa: Segundo o MSP da AXELOS, Programa é uma organização flexível e temporária criada para coordenar e supervisionar a implementação de um conjunto de projetos e atividades relacionados para entrega de resultados e benefícios que estejam relacionados aos Objetivos Estratégicos da Organização. Segundo o Standard de Gerenciamento de Programas do PMI, programa é um grupo de Projetos, subprogramas e atividades (relacionados) que são gerenciados de forma coordenada para obter benefícios que não seriam possíveis se fossem gerenciados individualmente.

Valor: Os benefícios entregues na proporção dos recursos colocados em adquiri-los. – AXELOS

Bibliografia: AXELOS Limited. 2011. Managing a Successful Programmes (MSP). London: TSO (The Stationery Ofice)  Publishing

Autor: Ernani Marques, PgMP, PMP, PRINCE2, CBAP, MSP, MoP, P3O, MoV, MoR, ITIL & COBIT 5. Treinador official MSP, PRINCE2, COBIT 5

Revisão e contribuição: Farhad Abdollahyan, MSc, PMP, RMP, OPM3P, IPMA-D, CCP, C31000, MoP, P3O, MoV, Mor, MSP & PRINCE2. APMG Portfolio, Programme and Project Registered Consultant™  . PMI Registered Consulting Provider – RCP®

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[1] MSP® is a registered trademark of AXELOS Limited. The Swirl logo™ is a Trademark of AXELOS Limited
[2] Analogia efetuada apenas para efeito comparativo e facilitar a compreensão. Há semelhanças, porém as devidas proporções precisam ser consideradas.

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Guia para Compradores de Treinamento

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(Com um curso oficial, de uma empresa Credenciada ATO, dificilmente o aluno terá problemas pois a empresa tem um robusto Sistema de Gestão de Qualidade validado pela APMG, PeoPlecert ou EXIN. Mas mesmo assim, se tiver algum problema, o aluno poderá recorrer a APMG, Peoplecert, EXIN ou AXELOS. Em uma empresa não oficial, o aluno apenas poderá recorrer ao Reclameaqui, Procon e Advogados). Sem contar com os constantes problemas de você receber um conteúdo com falhas de definições, erros e explicações desconectadas.

Guia da APMG-International para candidatos desejosos de comprar cursos de treinamento acreditados

Introdução
qualidade1APMG-International, Peoplecert, EXIN acreditam todas as Organizações de Treinamento Acreditadas (ATO) e instrutores aprovados pelos mesmos critérios rigorosos de avaliação, guiados pelas normas internacionais de melhores práticas em matéria de ministração de treinamento e cursos. Entretanto, organizações de treinamento diferentes usam mecanismos diferentes para ministrar o treinamento. Para garantir que você tira o máximo partido do seu treinamento, recomendamos fazer algumas perguntas abaixo antes de reservar seu curso para escolher o pacote mais adequado às suas necessidades.

 

1. Você verificou se a organização é acreditada para oferecer o treinamento desejado?*
2. Se for o caso, qual leitura pré-curso é necessária?
2.1. Quando as informações pré-curso serão recebidas?
2.2. Qual leitura pré-curso será recebida? Quanto tempo deve ser dedicado à leitura pré-curso?
2.3. O manual oficial do curso será recebido antes do início do curso?
2.4. Qual suporte para o pré-curso está disponível?
3. Quais métodos de ministração de treinamento estão disponíveis?
3.1. Se você deseja fazer um curso online, quais características ele terá e qual tipo de assistência estará disponível?
3.2. Se você quer um curso presencial, o que está incluído no local do curso?
3.3. O fornecedor está capacitado a satisfazer quaisquer requisitos de acessibilidade ou de dieta?
3.4. O curso inclui trabalho em grupo e uma chance de aplicação do método a cenários?
3.5. Todos os matriculados no curso estão no mesmo lugar ou participarão remotamente?
3.6. Qual é o programa do curso? Por exemplo, duração dos dias de treinamento, intervalos, trabalho em casa, etc.
3.7. O curso e os exames estarão disponíveis em seu idioma preferido?

4. Qual é o número mínimo e máximo de participantes que podem ser aceitos no curso?

5. O que está incluído no preço do curso?
5.1. Treinamento
5.2. Acomodações
5.3. Café e almoço
5.4. Manual oficial ou outros livros – para retirar ou emprestar
5.5. Exames
5.6. Local e método de realização do exame

6. Quais são os termos de cancelamento ou transferência?
6.1. Se você começou a mudança?
6.2. Se a ATO começou a mudança?
6.3. Quando a ATO poderá confirmar se o curso terá lugar?
6.4. Qual é a frequência dos cursos?

7. Todos os instrutores são acreditados pela APMG de acordo com as mesmas normas,
entretanto as seguintes questões devem ser consideradas se você tem uma necessidade
específica de treinamento.
7.1. Qual é a experiência que eles têm usando este método?
7.2. Em quais setores eles têm experiência?
7.3. Com que frequência eles ministram os cursos?
7.4. Em qual idioma o curso será ministrado?

8. Qual estão o nível e o tipo de suporte após o curso que estão disponíveis?
8.1. Como serei informado dos meus resultados?
8.2. Como receberei meu certificado?
8.3. Quais são os prováveis prazos para as perguntas acima?
8.4. Quais são as reacções que terei se for reprovado?
8.5. Quais seriam os custos para repetir o exame se eu não for aprovado? Qual suporte estaria
disponível?

Todas as organizações de treinamento acreditadas pela Peoplecert, por exemplo, estão listadas abaixo:
Empresas credenciadas Peoplecert

Todos os Institutos de Exames de ITIL podem ser vistos em:
http://www.itil-officialsite.com/ExaminationInstitutes/ExamInstitutes.aspx

*Nota: Se uma organização não foi acreditada pela APMG, Peoplecert ou EXIN, ela está fora do regime oficial; você não deve fazer um curso deles, pois infringirá as leis de propriedade intelectual (EXEMPLO: PRINCE2®, COBIT®5). A única exceção é o regime ITIL onde outros Institutos de Exames possam ter outorgado a acreditação.

 

 

·Guia da APMG para quem adquire Cursos 
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