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PRINCE2® com Project Model CANVAS

PRINCE2® com Project Model CANVAS
Artigo de autoria do Prof. Farhad Abdollayan e publicado na Revista Mundo PM - Edição Setembro/2013.. Reprodução autorizada. 

PM Canvas pode se adaptar às outras metodologias com a PRINCE2™?

            Antes de responder a esta pergunta, cabe ressaltar alguns dos sete princípios da metodologia PRINCE2[i]   que apresentam compatibilidade natural com PM Canvas (O que é PM Canvas).

            O primeiro princípio de PRINCE2 (OGC, 2011, p.11)– Justificação de Negócio Contínua – requer que (a) haja uma razão justificável para iniciá-lo, (b) a justificação se mantenha válida durante toda a vida do projeto e (c) a justificação esteja documentada e aprovada. No PRINCE2, a justificação é documentada na forma de business case.  Este ponto é contemplado nos blocos Justificação e Benefícios.

            O segundo princípio – Aprender com a Experiência - está implícito na PM Canvas, dado que é uma forma colaborativa de desenvolver o projeto que incorpora tanto o conhecimento explicito quanto tácito dos participantes.

            O terceiro princípio - Papéis e Responsabilidade Definidos -  que parte da premissa que “projetos envolvem pessoas. Nenhuma quantidade de planejamento ou controle será suficiente se as pessoas erradas estiverem envolvidos, se as pessoas certas não estiverem envolvidas ou se as pessoas envolvidas não souberem o que se espera delas ou o que elas podem esperar dos outros” (OGC, 2011, p.12). Para isso o método contempla uma estrutura organizacional padrão na qual há três níveis (direção, gestão e entrega) e três áreas bem definidas: Patrocinadores de negócios que endossarão os objetivos e garantirão que o investimento de negócio proporcione uma boa relação custo/benefício. Usuários que, depois da conclusão do projeto, usarão seus produtos para obter os benefícios pretendidos  e   fornecedores que proporcionam os recursos e os conhecimentos especializados necessários para o projeto (podem ser internos ou externos). Este princípio é explicito nos blocos  Stakeholders e Equipe.

Outros Princípios

            O quarto princípio - Gerenciar por Estágios – que diz respeito a elaboração progressiva.  “Um projeto PRINCE2 é planejado, monitorado e controlado por estágios” (OGC, 2013, p. 13). Este princípio está presente nos blocos Grupo de Entregas e Linha de Tempo.

            O quinto princípio – Gerenciar por Exceção – estabelece que “um projeto PRINCE2 tem tolerâncias definidas para cada objetivo do projeto, para estabelecer os limites da autoridade delegada” (OGC, 2013, p.13).  Este princípio está associado aos blocos Risco e Restrições.

            O sexto princípio – Foco em Produtos – declara que “um projeto PRINCE2 concentra o foco na definição e entrega de produtos, particularmente no que diz respeito a requisitos de qualidade” (OGC, 2011, p.13). Este princípio está particularmente explicito nos blocos Produto, Requisitos e Grupo de Entregas.

            O sétimo princípio – Adequar ao Ambiente do Projeto – pode ser associado a toda a metodologia, dado que declara: “O PRINCE2 é adaptado para se adequar ao ambiente do projeto, seu porte, complexidade, importância, capacidade e risco” (OGC, 2011, p. 14).

PMCanvas

A metodologia PM Canvas pode ser usada na fase Starting-Up a Project que culmina com a aprovação do sumário de projeto pelo Comitê Diretor do Projeto.

Mapeamos o conteúdo dos 13 blocos de PM Canvas com conteúdo de produtos gerenciais (templates de planos, registros e relatórios) do PRINCE (Fig. 5). Além disso, identificamos um casamento perfeito entre PM Canvas e a técnica “Planejamento baseado em Produtos” do PRINCE (OGC, 2013, Anexo D, p. 293 a 298).

 

PMCANVAS_com_PRINCE2

 

Figura 5 - PM Canvas X PRINCE2

 


[i] Office of Goverment Commerce (2011). Gerenciando Projetos de Sucesso com PRINCE2™. TSO:Londres. 

Veja (PMBOK® com PMCanvas)  

Através dessa breve comparação você pode verificar como utilizar o PMCANVAS com PRINCE2. Uma organização não precisa criar uma metodologia de gerenciamento de projetos, basta adotar uma pronta (e de sucesso, como o PRINCE2).

Somente efetue seu treinamento em uma Organização Credenciada (ATO - Accredited Training Organization) como a ATHEM. Somente uma ATO poderá lhe auxiliar para uma melhor qualidade de treinamento e também para efetuar os exames oficiais.

 

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PRINCE2® é Marca Registrada da AXELOS Limited.

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Processos do PRINCE2

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Processos do PRINCE2

O livro " Gerenciando Projetos de Sucesso com PRINCE2 " tem como objetivo auxiliar os envolvidos em projetos de todos Livro PRINCE2 os portes, em qualquer ambiente, a cumprir as necessidades de custos, escalas, qualidade, escopo, riscos e benefícios. Portanto, a elaboração ocorreu através de ampla consulta a partir de experiência da vida real em diversos tipos de organizações.

Atualmente, os projetos muitas vezes envolvem trabalho em conjunto de diversas organizações (parceiras ou contratadas) para alcançar os objetivos. Assim, o PRINCE2 possibilita uma linguagem comum para as empresas e fornecedores.

A Metodologia PRINCE2 é estruturada pela existência de TEMAS, PRINCÍPIOS e PROCESSOS.

Os temas e o princípios permeiam nos processos. E, então, cada processo contém algumas atividades com papéis e responsabilidades já definidos.

Também, durante as atividades documentos devem ser gerados ou atualizados. Então, esses documentos já são fornecidos pela metodologia PRINCE2.

Quais são os Processos do PRINCE2?

Os Processos do PRINCE2

Resumidamente, os processos de um projeto conduzido com a metodologia:

  • Directing a Project: para atender ao comitê de projetos, através de relatórios e controles, informações necessárias às tomadas de decisões;
  • Starting up a Project: primeiro processo e que ocorre durante o pré-projeto. Então, visa garantir que os pré-requisitos para o início de um projeto estejam disponíveis;
  • Initiating a Project: processo de iniciação de um projeto. Aqui ocorre o planejamento e, portanto, surge o ambiente controlado do método; 
  • Controlling a Stage: processo que fornece informações a respeito do andamento do projeto, e então, alimentando as decisões de realinhamento do projeto;
  • Managing a Stage Boundary: processo que garante o monitoramento e controle do projeto. Então, verificar o cumprimento do curso pré-estabelecido do projeto, e gera reação aos eventos inesperados;
  • Closing a Project: processo que garante o encerramento controlado de um projeto;
  • Managing Product Delivery: processo que garante a criação e, então, a entrega de produtos conforme critérios pré-estabelecidos;

Atenção

Nomes de processos PRINCE2 como os descritos abaixo, não existem. Portanto, são traduções erradas. Os processo PRINCE2 não possuem tradução.

  • Começando um projeto.
  • Direcionando um projeto.
  • Iniciando um projeto.
  • Controlando um estágio.
  • Gerenciando a entrega de produtos.
  • Gerenciando os limites do palco.
  • Então, Fechando um projeto.

Portanto, tais processos facilitam a aplicação dos Princípios e também dos Temas de Gerenciamento de Projetos de forma pragmática.

Desta maneira, a estrutura organizacional criada para o Projeto terá possibilidade do uso da Metodologia PRINCE2 sem grandes dificuldades.

PRINCE2 tema QualidadePortanto, caso surjam dificuldades para utilização dos Processos PRINCE2 o Gerente do Projeto, alguém do PMO, um analista de qualidade, ou um auditor; pode verificar se os processos estão sendo aplicados corretamente através do Helth-Check já fornecido no PRINCE2.

O Health-Check do PRINCE2

O Health-check do PRINCE2 é uma ferramenta poderosa de diagnóstico, que irá ajudar a organização encontrar possíveis problemas ao usar a Metodologia PRINCE2 e, portanto, conduzir as correções necessárias.

Os processos e suas atividades são bem simples, mas mesmo assim, vale a pena conduzir uma análise diagnóstica em momentos importantes do Projeto como, por exemplo, uma troca de estágio.

Então, neste link você pode saber mais sobre PRINCE2 Health Check, e, então, efetuar o download. 

Assim, caso queira saber mais sobre TEMAS do PRINCE2 onde detalhamos mais cada processo.

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Por fim, PRINCE2 pertence à AXELOS Ltd e os Processos de Certificação mantidos pela Peoplecert.org.

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PRINCE2® com PMBOK®

 

PRINCE2 e PMBOK

A flexibilidade do método de Gerenciamento de Projetos PRINCE2 é tão fantástica, que possibilitou que o mesmo seja o mais popular no mundo. São mais de 1.000.000 de profissionais certificados. Atualmente, pode-se dizer que, a cada 4 minutos, 1 certificado é emitido.

Estão disponíveis o Manual Oficial do em português, o exame PRINCE2 Foundation em Português e o exame PRINCE2 Practitioner em Português também. Veja como fazer seu exame nível Foundation (Exame PRINCE2 Foundation em Português) e aproveite para conhecer alguns  benefícios ao se adotar o método.

Você poderá usar o PRINCE2 junto com outras abordagens de Gestão de Projetos, outros frameworks ou guias de boas práticas. Veja como usar o PRINCE2 com o SCRUM. Você também poderá usar o PRINCE2 com o ITIL - Information Technology Infrastructure Library - Biblioteca da Infraestrutura da Tecnologia da Informação.

Saiba um pouco mais sobre o PRINCE2 (uma breve introdução sobre o Método) e sobre os processos do (breve introdução sobre os Processos).

Aqui daremos uma ideia em como materializar as boas práticas PRINCE2 e PMBOK qual é melhor?compiladas no Guia PMBOK® do PMI (Project Management Institute), através da metodologia de gerenciamento de projetos PRINCE2. Não se trata de um artigo exaustivo em relação às possibilidades de utilização do Método PRINCE2 com PMBOK mas, sim, uma referência. 

Já o PMBOK apresenta processos que são agrupados nos grupos Iniciação, Planejamento, Execução, Monitoramento e Controle, e Encerramento (nomes que são bem intuitivos). Os diversos processos interagem-se, e muito, como mostrado na figura abaixo. 

Grupo de Processos PMBOK

PMBOK e PRINCE2

 Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK®Guide) – Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2011, Figure 3-2, Page 51.

 

Já no método britânica os processos são 7: Starting up a Project, Directing a Project, Initiating a Project, Controlling a Stage, Managing a Stage Boundary, Managing a Product Delivery e Closing a Project. Em um projeto conduzido com a metodologia PRINCE2 teríamos:

PRINCE2 com PMBOK

PRINCE2 e PMBOK

Uma diferença importante entre o PMBOK e PRINCE2 relaciona-se às filosofias implícitas. O PMBOK implica que "gerenciamento de projetos" é o trabalho de um gerente de projeto, enquanto que em PRINCE2 "gerenciamento de projetos" é o processo que as organizações utilizam para governar e entregar projetos. 

As organizações alinhadas ao PMBoK poderiam assegurar que o gerente do projeto é responsável pelo sucesso de um projeto. Já sob o PRINCE2, o gerente do projeto nunca é responsável perante a organização pelo sucesso de um projeto. Ele é apenas responsável perante o Conselho Diretor do Projeto, que é responsabilizado pela organização como um todo. Quando usados os 2 (PRINCE2 com PMBoK), a prática é usar o PRINCE2 com linha mestra e incluir técnicas e ferramentas listadas no PMBoK.  

No PRINCE2 as lições aprendidas são trabalhadas constantemente, porém na concepção de que lição somente é aprendida quando aplicada.

Comparação 

Através dessa breve comparação você pode verificar como implementar o PMBOK através do PRINCE2. Uma organização não precisa criar uma metodologia de gerenciamento de projetos, basta adotar uma pronta (e de sucesso, como o PRINCE2).

Somente efetue seu treinamento PRINCE2 em uma Organização Credenciada (ATO - Accredited Training Organization) como a ATHEM. Somente uma ATO poderá lhe auxiliar para uma melhor qualidade de treinamento e também para efetuar os exames oficiais.

 

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PMBOK® é marca registrada do Project Management Institute, Inc.

PRINCE2® é Marca Registrada da AXELOS Limited.

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PRINCE2® com ITIL®

PRINCE2 com ITIL

A flexibilidade do método de Gerenciamento de Projetos PRINCE2 é tão fantástica, que possibilitou que o mesmo seja o mais popular no mundo. São mais de 1.000.000 de profissionais certificados. Atualmente, pode-se dizer que, a cada 4 minutos, 1 certificado é emitido.

Além do Manual Oficial do PRINCE2 em Português, os exames PRINCE2 Foundation e PRINCE2 Practitioner também estão disponíveis em Português.

Veja como fazer seu exame nível Foundation (Exame nível Foundation em Português) e aproveite para conhecer alguns benefícios ao se adotar o PRINCE2.

Você poderá usar o PRINCE2 junto com outras abordagens de Gestão de Projetos e outros frameworks. Veja como usar o PRINCE2 com o SCRUM. Você também poderá usar o PRINCE2 com o ITIL - Information Technology Infrastructure Library - Biblioteca da Infraestrutura da Tecnologia da Informação.

De acordo com framework da biblioteca ITIL, os serviços de TI devem ser tratados através de um ciclo de vida que contém algumas fases.

Ciclo de vida ITIL

  • Estratégia do Serviço - para projetar, desenvolver e implementar o gerenciamento de serviços, não apenas como uma capacidade organizacional, mas também como um ativo estratégico. Em outras palavras, o direcionamento estratégico e criação/gestão de demandas.
  • Desenho do Serviço - para orientar o projeto de desenvolvimento de serviços e processos de gerenciamento de serviços. Ou seja, o planejamento de como desenvolver e manter o serviço.
  • Transição do Serviço - para orientar o desenvolvimento de recursos para a implementação de serviços novos ou modificados na operação de TI. Ou seja, a construção, validação e verificação do serviço.
  • Operação do Serviço - para prover direcionamento em como entregar e suportar serviços de forma efetiva e eficiente, garantindo a entrega de valor para o cliente.
  • Melhoria Contínua - para prover direcionamento na identificação e implementação de melhorias dos serviços de TI que suportam os processos de negócio. Em outras palavras, é onde também podem surgir novas demandas para o serviço.

PRINCE2 com ITIL

Durante os momentos de Definição Estratégica do Serviço ou de Melhoria Contínua do Serviço, podem surgir novas demandas que irão se tornar a Proposição do Projeto conforme metodologia (veja a figura).

Também, necessidades identificadas pela Gerência Corporativa ou de Programa (proposições de Projeto) podem ser verificadas junto aos processos existentes da Definição Estratégica do Serviço ou da Melhoria Contínua do Serviço do framework ITIL.

A fase de Desenho do Serviço está bastante alinhada ao processo IP (Initiating a Project) do PRINCE, pois é onde há o planejamento do projeto.

O desenvolvimento no framework ITIL ocorrerá exatamente na fase chamada de Transição do Serviço, que no PRINCE é examente o estágio de entrega. Durante o processo Controlling a Stage (CS) os pacotes de trabalho serão definidos e então desenvolvidos através do Managing a Product Delivery (MP) do PRINCE. Em outras palavras o CS e o MP estão extremamente ligados à Transição do Serviço.

É durante a fase Transição de Serviço que também ocorrem atividades relacionadas ao Closing a Project (CP) do PRINCE. Também no CP haverá atividades relacionadas à Operação do Serviço, para que se possa passar o produto para a Operação.

Durante a fase Operação de Serviço, do ITIL, haverá muitas outras atividades não relacionadas ao PRINCE, pois tratam-se de atividades de rotina. Isso também ocorre com a fase de Melhoria Contínua.

Breve conclusão

Toda essa comparação serve para mostrar como você materializa o ITIL através do PRINCE, mais especificamente ao criar serviço ou melhorar um serviço existente - ou seja - a parte de projeto.

A linha mestra seria a metodologia PRINCE seguida dos componentes existentes pelo ITIL. Com o MoP (Gerenciamento de Portifólios), pode-se fazer um link completo com PRINCE2, MSP, M_o_R, P3O, ITIL e MoV.

Somente efetue seu treinamento PRINCE2 em uma Organização Credenciada (ATO - Accredited Training Organization) como a ATHEM. Somente uma ATO poderá lhe auxiliar para uma melhor qualidade de treinamento e também para efetuar os exames oficiais.

 

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