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A adoção do PRINCE2, como Metodologia de Gerenciamento de Projetos – Parte 1

Adoção do PRINCE2 como Metodologia

Antes de começarmos, vamos a uma breve definição sobre projeto:

O que são projetos?

1 - Segundo a Wikipédia: “Um projeto é uma série de ações únicas, destinadas a atingir um objetivo exclusivo dentro de um prazo especifico e de limitações de custo.”

2 - Segundo o PMBOK® Guide: “Um projeto é um esforço temporário empreendido para gerar um produto, serviço ou resultado exclusivo.”

3 - Segundo o PRINCE2: “Um projeto é uma organização temporária criada com o propósito de entregar um ou mais produtos de negócios, de acordo com um Business Case pré-acordado.” A palavra organização refere-se a equipe do projeto, ou seja as pessoas envolvidas no projeto e como elas se relacionam entre si.

Cada projeto tem um início e um fim definidos, sendo por isso temporário. Processos que indefinidamente se repetem, são referidos como “operações” ou “business as usual” e não constituem projetos realmente. Exemplo: a manutenção de um software é considerada uma operação, porém se for decidido implementar novas funcionalidades, ou até mesmo atualizar a linguagem utilizada, este pode ser encarado como um novo projeto.

 

Um pouco sobre o PRINCE2

PRINCE2 - PRojects IN Controlled Environments, é um método de gerenciamento de projetos genérico, a ponto de poder ser aplicado a qualquer projeto, independentemente de seu porte, tipo, organização, região geográfica ou cultura. Isso é possível porque o PRINCE2 isola o gerenciamento do projeto (ex.: aspectos ligados ao escopo, tempo, custo, qualidade, riscos, benefícios, tolerâncias, etc.) das contribuições especializadas (o esforço para realizar o produto, ex: design, construção etc.). Assim, os métodos de produção dos aspectos especializados são facilmente integrados com o método PRINCE2, formando um framework completo para o projeto. Como o PRINCE2 é genérico e baseia-se em princípios comprovados, as organizações que adotam o método como padrão podem melhorar substancialmente sua capacidade organizacional e maturidade em diversas áreas de atividade.

Essa metodologia foi desenvolvida pelo OGC - Office of Government Commerce do Reino Unido, que é uma organização do governo do Reino Unido responsável por iniciativas que aumentam à eficiência e efetividade de processos de negócio do governo.

Um projeto que adota a metodologia PRINCE2 deve considerar estes sete princípios:

 

Justificativa de Negócio Contínua

Um projeto PRINCE2 deve ter uma Justificativa de Negócio Continua, portanto, cada projeto deve ter um Business Case. Isto significa que a razão para iniciar o projeto deve fazer sentido do ponto de vista dos negócios e possuir um ROI. O documento Business Case fornece detalhes completos, mostrando porque o projeto deve ser feito, incluindo custos, benefícios esperados e prazos, também referidos como informações de justificativa de negócio. Como o documento Business Case é um dos primeiros documentos criados em um projeto, ele evita que se iniciem alguns projetos que de fato oferecem poucos benefícios reais a empresa. A justificativa de negócio é então verificada em todo o ciclo de vida do projeto, o que pode, por exemplo acontecer ao final de cada estágio. O Princípio da Justificativa de Negócio Continua confirma a necessidade de uma justificativa documentada no início do projeto, e durante o mesmo para que possam ser tomadas decisões com o valor do negócio em mente. O Business Case é regularmente revisto durante o projeto para verificar a sua aderência a Justificativa de Negócios Contínua.

 

Aprender com a Experiência

As equipes de projeto PRINCE2 devem aprender a partir de projetos anteriores. Portanto, devem tomar a iniciativa de descobrirem e utilizarem as lições aprendidas e levá-las em conta durante a vida do projeto. Cada projeto é exclusivo, o que significa que sempre há algo novo, o que cria um elemento de risco em cada novo projeto. Pode-se dizer também que cada projeto tem algumas incógnitas que devem ser investigadas. O Princípio de “aprender com a experiência” abrange todo o ciclo de vida do projeto, desde o processo Starting Up a Project, passando pelo projeto inteiro e indo até o processo Closing a Project. Qualquer lição aprendida durante o projeto, deve ser documentada. As lições documentas devem ser repassadas e serem disponibilizadas para projetos futuros, onde podem ser aproveitadas. O PRINCE2 também realça que constitui responsabilidade de todos os envolvidos no projeto buscar e capturar lições aprendidas, ao invés de esperar que alguém as forneça.

 

Papéis e Responsabilidades Definidos

Em qualquer projeto, as pessoas precisam saber o que fazer e o que podem esperar dos outros. Acreditamos que este é um dos princípios mais importantes para acertar desde o início. O PRINCE2 afirma que um projeto deve ter bem definidos os papéis e as responsabilidades dentro de uma estrutura de organização, a qual envolva os interesses do negócio, do usuário, do fornecedor e das partes interessadas. De acordo com o PRINCE2, um projeto tem 3 partes interessadas principais: o Executivo, os Usuários e os Fornecedores cujo detalhamento está abaixo:

1 - O Executivo = é aquele que se certifica de que o projeto agrega valor ao dinheiro nele investido;

2 - Os Usuários = são aqueles que utilizarão o produto após ele ser criado e dessa utilização criarão benefícios;

3 - Os Fornecedores = são aqueles que oferecem recursos e o conhecimento especialista para o projeto e produzem produtos, ou pacotes de serviços.

Este princípio estabelece que estes três participantes primários devem ser corretamente representados na Equipe de Gerenciamento de Projeto e no Comitê Diretor do Projeto. Cada integrante da equipe tem um papel definido e uma responsabilidade acordada. Em resumo, o princípio “Papéis e Responsabilidades Definidos” pressupõe uma boa estrutura de gerenciamento de projetos que possa responder as seguintes perguntas:

O que se espera de mim? O que se pode esperar dos outros? Quem toma quais decisões?

 

Gerenciar por Estágios

Um bom modo de executar qualquer grande tarefa ou projeto é dividi-lo em partes menores (Método Cartesiano), que são chamados nos projetos PRINCE2 de Estágios ou Estágios de Gerenciamento. Um projeto PRINCE2 é planejado, monitorado e controlado estágio a estágio. Estes Estágios de Gerenciamento, são separados por pontos de decisão (também conhecidos como “Pontos de Controle”) de responsabilidade do Comitê Diretor do Projeto.

Ao término de cada estágio, o Comitê Diretor do Projeto avalia:

1 - O desempenho do último deles;

2 - O Business Case;

3 - O plano para o próximo estágio, definindo se o projeto avança ou não para o próximo estágio.

Há vantagens em se trabalhar por estágios, pois propiciam uma boa abordagem para o planejamento do projeto sendo:

1 - Permitir que o projeto seja divido em uma série de partes gerenciáveis;

2 - Ter um plano de projeto de alto nível para todo o projeto e um Plano de Estágios bastante detalhado;

3 - Certificar-se de que os planos para os próximos estágios possam aprender a partir dos estágios anteriores.

 

Gerenciar por Exceção

Quando se trata de fatores como tempo, custo e escopo, o Gerente de Projeto tem alguma tolerância ou liberdade para trabalhar sem antes advertir o Comitê Diretor do Projeto de que há, ou pode haver um problema. Se o problema é pequeno e ele permanece dentro das tolerâncias, então o Gerente de Projeto poderá lidar com isso e não terá de alertar o Comitê Diretor do Projeto. Cada nível da Organização do projeto se vale do princípio de Gerenciar por Exceção para administrar o nível inferior de gerenciamento.

O nível inferior de gerenciamento, só deve notificar o nível superior, se houver uma grande issue que está fora de sua tolerância. O nome dado no PRINCE2 para uma grande issue é “Exceção”, o que significa que a issue está fora da tolerância acordada.

A definição do PRINCE2 para Gerenciar por Exceção é: Um projeto PRINCE2 tem tolerâncias definidas para cada objetivo do projeto de modo a estabelecer os limites de autoridade delegada.

O PRINCE2 lista 6 tolerâncias que podem ser definidas: Prazo, Custo, Qualidade, Escopo, Risco e Benefícios.

Gerenciar por Exceção possibilita ao nível superior de gerenciamento uma forma de administração e controle do nível imediatamente inferior, não precisando assim ser “incomodado” por pequenos problemas.

 

Foco em Produtos

Uma Descrição do Produto detalhada irá orientar o projeto, estabelecer as expectativas corretas e ajudar a entregar os produtos requeridos. O manual do PRINCE2 afirma que “Um projeto PRINCE2 se concentra na definição e na entrega dos produtos e principalmente nos seus requisitos de qualidade”. Uma boa Descrição do Produto proporciona clareza, pois define o propósito, a composição, a derivação, o formato os critérios de qualidade e o método de qualidade do produto. Uma boa Descrição do Produto também torna mais fácil determinar os requisitos de recursos, dependências e atividades.

O princípio Foco em Produtos afirma que a Descrição do Produto deve ser redigida tão breve e do modo mais claro possível no projeto, para que todas as partes interessadas tenham uma ideia clara do que esperar. O Tema Planos dá suporte ao princípio Foco em Produtos, pois conforme as Descrições do Produto são criadas como parte do planejamento com base no produto.

 

Adequar ao Ambiente de Trabalho

Um projeto PRINCE2 deve ser adequado de acordo com o tamanho, o ambiente, a complexidade, a importância, a capacidade e o risco do projeto. O propósito de Adequar ao Ambiente de Projeto significa:

1 - Assegurar que o Método do Projeto diz respeito ao ambiente de projeto (ou seja, ao se trabalhar num ambiente financeiro, deve-se alinhar o método com a estrutura de gerenciamento existente);

2 - Assegurar que os controles do projeto se baseiem na escala, na complexidade, na importância, na capacidade e no risco do projeto.

Documento de Iniciação do Projeto (DIP) deve descrever como o método PRINCE2 será adequado para aquele projeto em particular.

 

As boas práticas recomendadas pela metodologia PRINCE2, abordam todos os aspectos do gerenciamento de projeto que alinhadas aos princípios, nos trazem um modelo de gestão eficaz e dinâmico.

No próximo artigo, serão abordados as benefícios, características e aspectos de desempenho de um projeto PRINCE2.

 

Clique nesse link para ler a parte 2

 Clique nesse link para ler a parte 2

 

Autor

Alexandre Abdala – PRINCE2 Practitioner

Referências: Gerenciando Projetos de Sucesso com PRINCE2 – OGC / Manual de Treinamento da Management Plaza Brasil.

PRINCE2 é marca registrada da AXELOS Limited.

Conheça mais sobre o PRINCE2
 

#PRINCE2

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Guia para Compradores de Treinamento

Guia da APMG para Compradores de Treinamento

 

(Com um curso oficial, de uma empresa Credenciada ATO, dificilmente o aluno terá problemas pois a empresa tem um robusto Sistema de Gestão de Qualidade validado pela APMG, PeoPlecert ou EXIN. Mas mesmo assim, se tiver algum problema, o aluno poderá recorrer a APMG, Peoplecert, EXIN ou AXELOS. Em uma empresa não oficial, o aluno apenas poderá recorrer ao Reclameaqui, Procon e Advogados). Sem contar com os constantes problemas de você receber um conteúdo com falhas de definições, erros e explicações desconectadas.

Guia da APMG-International para candidatos desejosos de comprar cursos de treinamento acreditados

Introdução
qualidade1APMG-International, Peoplecert, EXIN acreditam todas as Organizações de Treinamento Acreditadas (ATO) e instrutores aprovados pelos mesmos critérios rigorosos de avaliação, guiados pelas normas internacionais de melhores práticas em matéria de ministração de treinamento e cursos. Entretanto, organizações de treinamento diferentes usam mecanismos diferentes para ministrar o treinamento. Para garantir que você tira o máximo partido do seu treinamento, recomendamos fazer algumas perguntas abaixo antes de reservar seu curso para escolher o pacote mais adequado às suas necessidades.

 

1. Você verificou se a organização é acreditada para oferecer o treinamento desejado?*
2. Se for o caso, qual leitura pré-curso é necessária?
2.1. Quando as informações pré-curso serão recebidas?
2.2. Qual leitura pré-curso será recebida? Quanto tempo deve ser dedicado à leitura pré-curso?
2.3. O manual oficial do curso será recebido antes do início do curso?
2.4. Qual suporte para o pré-curso está disponível?
3. Quais métodos de ministração de treinamento estão disponíveis?
3.1. Se você deseja fazer um curso online, quais características ele terá e qual tipo de assistência estará disponível?
3.2. Se você quer um curso presencial, o que está incluído no local do curso?
3.3. O fornecedor está capacitado a satisfazer quaisquer requisitos de acessibilidade ou de dieta?
3.4. O curso inclui trabalho em grupo e uma chance de aplicação do método a cenários?
3.5. Todos os matriculados no curso estão no mesmo lugar ou participarão remotamente?
3.6. Qual é o programa do curso? Por exemplo, duração dos dias de treinamento, intervalos, trabalho em casa, etc.
3.7. O curso e os exames estarão disponíveis em seu idioma preferido?

4. Qual é o número mínimo e máximo de participantes que podem ser aceitos no curso?

5. O que está incluído no preço do curso?
5.1. Treinamento
5.2. Acomodações
5.3. Café e almoço
5.4. Manual oficial ou outros livros – para retirar ou emprestar
5.5. Exames
5.6. Local e método de realização do exame

6. Quais são os termos de cancelamento ou transferência?
6.1. Se você começou a mudança?
6.2. Se a ATO começou a mudança?
6.3. Quando a ATO poderá confirmar se o curso terá lugar?
6.4. Qual é a frequência dos cursos?

7. Todos os instrutores são acreditados pela APMG de acordo com as mesmas normas,
entretanto as seguintes questões devem ser consideradas se você tem uma necessidade
específica de treinamento.
7.1. Qual é a experiência que eles têm usando este método?
7.2. Em quais setores eles têm experiência?
7.3. Com que frequência eles ministram os cursos?
7.4. Em qual idioma o curso será ministrado?

8. Qual estão o nível e o tipo de suporte após o curso que estão disponíveis?
8.1. Como serei informado dos meus resultados?
8.2. Como receberei meu certificado?
8.3. Quais são os prováveis prazos para as perguntas acima?
8.4. Quais são as reacções que terei se for reprovado?
8.5. Quais seriam os custos para repetir o exame se eu não for aprovado? Qual suporte estaria
disponível?

Todas as organizações de treinamento acreditadas pela Peoplecert, por exemplo, estão listadas abaixo:
Empresas credenciadas Peoplecert

Todos os Institutos de Exames de ITIL podem ser vistos em:
http://www.itil-officialsite.com/ExaminationInstitutes/ExamInstitutes.aspx

*Nota: Se uma organização não foi acreditada pela APMG, Peoplecert ou EXIN, ela está fora do regime oficial; você não deve fazer um curso deles, pois infringirá as leis de propriedade intelectual (EXEMPLO: PRINCE2®, COBIT®5). A única exceção é o regime ITIL onde outros Institutos de Exames possam ter outorgado a acreditação.

 

 

·Guia da APMG para quem adquire Cursos 
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Sucesso Olímpico

Olimpíadas de Londres

Você acreditaria em mim se eu dissesse que houve um programa multibilionário (em libras) que foi concluído abaixo do orçamento, no prazo (e em alguns casos antes) e cumpriu as suas necessidades? Você acreditaria em mim se eu lhe disse que era o programa de construção Olímpico?

Isso me surpreendeu, especialmente considerando que a Universidade de Oxford previu que os Jogos Olímpicos de Londres 2012 seria o de maior estouro orçamentário em 16 anos e que seria o mais caro de todos os tempos. No entanto, o lado da construção do programa olímpico e gerenciamento de projetos (PPM) deve ter feito algo certo.

Legado 

Learning Legacy produziu um relatório para descobrir o que aspectos da abordagem PPM sustentou este sucesso, a fim de estabelecer as melhores práticas de outros mega programas. O programa de construção enfrentou três desafios principais: um cronograma apertado, bem definido, a escala do programa (mais de 70 projetos) e um vasto conjunto de partes interessadas (incluindo você e eu, como contribuintes). Além disso, os gestores do programa também tiveram de lidar com o fracasso de terceiros, o desalinhamento entre as partes interessadas, questões de design e fatores externos. Para lidar com essas demandas e problemas, um alto nível de planejamento detalhado, visibilidade, interdependência e gerenciamento tinham de ser cumpridos, bem como uma forma robusta de lidar com problemas e mudanças que permeavam por toda a operação.

 

Os Processos

Eles montaram cinco processos de gerenciamento de chaves:

- Processo de planejamento antecipado - linha de base para definir as especificações de escopo e orçamentos, incluindo um método de controle do progresso e das mudanças;

- Processo de Monitoramento dos Programa e dos Projeto - cada projeto tinha de fornecer uma análise mensal detalhada de progresso, orçamento, etc; para ser auditado pelos gestores de programas que poderiam identificar tendências, problemas e oportunidades;

- Processo de resolução de problemas - problemas destacados pelo referido processo seria explorado e endereçado;

- Processo de gestão de mudanças - as alterações propostas eram identificados e submetidas a um rigoroso processo de aprovação o mais rápido possível;
- Processo de gestão de integração - identificar como problemas ou alterações em um projeto poderia afetar o outro garantindo uma integração mais tranquila e benéfica ao programa.

Você poderia estar lendo isso e pensando que eles não são muito impressionantes ou inovadores. Mas o que a Learning Legacy identificou é que os processos foram realizados com o máximo esforço e rigor e deu credibilidade ao sistema para manter todos os projetos nos trilhos de forma a tornar o programa bem sucedido. Naturalmente, processos rigorosos, estabelecendo metas e princípios globais e adotando uma filosofia bem pensada de gestão não garante o sucesso do programa. A Learning Legacy identificou um parceiro com bons recursos, apoios contratuais e uma cultura de acordo e suporte por todo programa como os elementos fundamentais.

O Sucesso

O sucesso do programa também foi ajudado pela aprendizagem e transferência de conhecimento, que foi definida em três áreas principais:

  • Aprendizado de fora do programa - eventos e experiências, como outros projetos, consultores e indústrias;
  • Aprendizado de dentro do programa - experiências e inovação gerada dentro do mega programa;
  • Capturar e transferir aprendizagem - aprender, registrar e transferir o conhecimento adquirido para mega programas posteriores.
  • Sabemos que nenhum projeto é igual, e isso também se aplica aos mega programas. No entanto, o Learning Legacy estabeleceu quatro lições fundamentais para mega programas:
  • Investir em processo de gestão de programas e projetos;
  • Encontrar uma maneira de criar inteligência e capacidade ampla;
  • Financiamento seguro e integral, baseado em um programa realista;
  • Investir em recursos humanos e desenvolvimento organizacional, a fim de desenvolver habilidades, relacionamentos e uma cultura de apoio.

Para ler o relatório completo e aprender mais sobre estes pontos, faça o download aqui. Você também pode ler a revisão do Escritório Nacional de Auditoria.

 

FONTE:

APGM International –

http://blog.apmg-international.com/index.php/2012/12/21/olympic-success-in-ppm/#.UR6ZzR3WiHU

Realmente um exemplo muito bom. Há que se destacar:

Processos bem definidos e seguidos; monitoramento e controle; capacitação e um dos princípios do PRINCE2® - Aprendizado. Mas não aquele aprendizado para se deixar para depois (somente os próximos projetos) e sim um aprendizado para ser acolhido e já aplicado dentro do próprio programa e do próprio projeto.

 

PRINCE2® é Marca Registrada da AXELOS Limited.
MSP® é Marca Registrada da AXELOS Limited.

 

porATHEM

Notas de Lições

PRINCE2 - como usar lições aprendidas em Projetos

Produto de Gerenciamento: Notas de Lições

Introdução

Esse artigo se relaciona aos chamados Produtos de Gerenciamento[1] dos projetos conduzidos com a Metodologia de Gerenciamento de projetos PRINCE2® (PRojects in a Controlled Environment).

As lições aprendidas auxiliam em muitos aspectos em um Projeto; só para se ter ideia, no livro oficial do PRINCE2 o termo "lições aprendidas" aparecem mais de 180 vezes, mais que o dobro que no PMBok que aparece por volta de 76 vezes.

Nesse segundo artigo, nosso foco será no Documento de Gerenciamento – Notas de Lições (A.14)[2] e forneceremos as seguintes informações:

  • Princípio
  • Relacionamento com outros produtos e temas;
  • Como o produto de gerenciamento é usado;
  • Quem é responsável pela criação;
  • O conteúdo típico;
  • Quem fornece as informações;
  • Papel do Gerente de Projetos;
  • Fontes;
  • Critérios de Qualidade;
  • Tempo e esforço para a criação;
  • Um exemplo do documento;
  • E então, o que acontece no mundo real.

 

Princípio

Um dos princípios em PRINCE2® é que a equipe do projeto deve aprender com a experiência.

As equipes de projeto PRINCE2 devem aprender a partir de projetos anteriores, e também com o projeto atual. Portanto, devem tomar a iniciativa de descobrir e utilizar as lições aprendidas e levá-las em conta durante a vida do projeto.  Projetos são exclusivos, o que significa que sempre há algo novo, o que cria um elemento de risco em cada projeto. Pode-se também dizer que cada projeto tem algumas incógnitas que devem ser investigadas. E então agora você pode ver por que o PRINCE2® incita a equipe do projeto a tomar a iniciativa necessária para aprender com projetos similares que podem ter sido feitos na mesma empresa. Em caso negativo, obter aconselhamento de pessoas de fora, como consultores externos.

Princípio

O princípio de aprender com a experiência abrange todo o ciclo de vida do projeto, desde o processo Starting Up a Project, passando pelo projeto inteiro e indo até o processo Closing a Project. Assim, Qualquer lição aprendida durante o projeto deve ser documentada. E então, as lições documentadas devem ser repassadas e também ser disponibilizadas para projetos futuros.

O PRINCE2® também realça que constitui responsabilidade de todos os envolvidos no projeto procurar e capturar lições aprendidas, em vez de esperar que alguém as forneça.

 

Outros documentos relacionados às Notas de Lições

Em um projeto PRINCE2, há 2 documentos de gerenciamento relacionados às lições: Relatório de Lições e as Notas de Lições. As Notas de Lições já começam a ser trabalhadas no processo Starting up a Project (SU), e que tem como objetivo fornecer ao Comitê Diretor do Projeto determinadas informações para auxiliar a tomada de decisão e preparar o plano de estágio de iniciação. Os processos PRINCE2 são compostos de atividades e “Capturar as Lições” de outros projetos é a segunda atividade do processo SU. As lições poderão auxiliar no desenvolvimento do:

O Propósito

O propósito do processo Initianing a Project (IP) é estabelecer sólidos fundamentos para o projeto, de forma que o Comitê Diretor do Projeto possa sustentar o go/no go decisivo e preparar o plano do projeto, plano do próximo estágio e os documentos de estratégia. Alguns documentos que serão auxiliados pelas lições

  • Documentos de Estratégia (Comunicação, Riscos, Qualidade e Configuração);
  • Documentos de Planejamento (Plano do Projeto, Plano de Revisão de Benefícios, etc);
  • Descrição de Produto do Projeto (A.21);
  • Registro de Issue (A.12) e Risco (A.25);
  • E então, relatórios, como por exemplo o Relatório de Lições (A.15).

Algumas lições podem ter sido aprendidas com outros projetos, com a gerência corporativa ou do programa, e com organizações externas sobre os pontos fracos ou fortes de processos, procedimentos, técnicas e ferramentas usados, como foram usados e por quem.

Essa atividade, assim como outras atividades relacionadas às lições, apoiam o Princípio 2 do PRINCE2: Aprender com a Experiência. Todos os temas, na verdade, podem ser influenciados pelas lições que são incorporadas.

Além disso, a definição da equipe de gerenciamento do projeto, o Business Case preliminar (A.2), o conteúdo do Sumário do Projeto (A.19) e o Plano de Estágio (A.16) para o estágio de iniciação podem ser influenciados por lições aprendidas com projetos anteriores. As Notas de Lições serão base para o Relatório de Lições (A.15), que muitas vezes podem estar contidos no Relatório de Fim de Estágio (A.9) e no Relatório de Fim de Projeto (A.8).

 

Como o produto de gerenciamento é usado?

PRINCE2 como licoes sao usadas no PRINCE2?

 

Figura 1 – A abordagem do PRINCE2 para as lições aprendidas

A Figura 1 exemplifica como as lições são utilizadas durante o projeto PRINCE2. Sendo que o compartilhamento das mesmas ocorre de maneira constante, porém havendo destaque quando da criação dos relatórios.

As Notas de Lições, também conhecidas como Anotações de Lições, são criadas durante o processo SU pelo Gerente do Projeto. Pode ser útil a organização de um workshop para que sejam identificadas as lições relevantes ao projeto em referência. Antes de seguir para o estágio de iniciação, o Executivo avalia as lições selecionadas.

Algumas recomendações seriam:
  • Revisar os relatórios de lições de outros projetos, resultados de auditorias e revisões de projetos anteriores.
  • Revisar as lições junto à Gerência Corporativa ou de Programa;
  • Efetuar consulta a especialistas em projetos semelhantes;
  • Consultar organizações especializadas e também fornecedores.

Ao se criar o Business Case preliminar (Business Case) sempre é útil identificar alguma lição, antes de se começar a compor o mesmo, como por exemplo:

  • Nível de detalhamento da informação;
  • Nível de risco;
  • Nível de complexidade;
  • Informações que foram úteis;
  • Informações que não foram úteis;
  • etc

As lições ajudaram nas demais atividades desse processo, assim como nas atividades do processo Initiating a Project (IP) para que sejam criados os documentos de estratégia do projeto assim como os planos. Durante o processo IP, as lições serão fundamentais.

Momentos

Durante o controle do estágio, através do processo Controlling a Stage (CS) é recomendado que as Notas de Lições sejam atualizadas conforme se aprende mais com o projeto e com o estágio específico. Itens como:

  • Desempenho, e então as razões do desempenho;
  • Riscos, ou seja, como se lidou com eles;
  • Issues e como se lidou com eles;

Ao final do estágio, cria-se o Relatório de Lições que conterá as principais lições do estágio que está se encerrando, esse relatório será avaliado pelo Comitê Diretor do Projeto e outras partes interessadas. Também, as lições devem ser consideradas para que seja efetuado o planejamento do estágio subsequente (o Princípio 4 do PRINCE2 é o Gerenciamento por estágios).

Por fim, ao finalizar o projeto através do processo Closing a Project (CP), será criado o último Relatório de Lições, que conterá as principais lições a nível projeto. Esse Relatório Final, também será compartilhado com o Comitê Diretor do Projeto e com a Organização, e será utilizado para projetos futuros.

Ao se montar o Documento de Iniciação do Projeto DIP (A.20), pode se usar as lições principalmente para as questões relacionadas à Equipe, a Adaptação do PRINCE2 e também para os Controles do Projeto. Note, na figura 1 acima, que o Comitê Diretor do Projeto constantemente utiliza as lições, exatamente para auxiliar o Gerente do Projeto e a Equipe.

Embora a figura 1 apresente 2 momentos específicos para o Relatório de Lições, o mesmo pode ser criado em qualquer momento apropriado durante um projeto.

 

Quem é responsável pela criação das Notas de Lições?

O Gerente do Projeto é o responsável pela condução do(s) workshop(s) para a identificação e seleção das lições. Também é o responsável pela criação do Relatório de Lições (seja de final de estágio, seja de final de projeto).

O Comitê Diretor do projeto é responsável por revisar, considerar e aprovar o relatório de Lições, de forma que o Comitê cobra o recebimento e consideração das lições.

 

O Conteúdo das Notas de Lições

A Metodologia de Gerenciamento de Projetos PRINCE2 apresenta um template [modelo] para as Notas de Lições. Trata-se de um modelo básico, e que pode ser customizado conforme as necessidades Organizacionais e/ou do Projeto.

 

Tipo de Lição Define o tipo de lição que está sendo registrada.
Informações detalhadas sobre a lição As informações detalhadas podem incluir: Evento, Efeito, Recomendações, etc.
Data de anotação A data em que a lição foi originalmente anotada
Anotada por O nome do indivíduo ou equipe que identificou a lição
Prioridade Conforme as categorias escolhidas no projeto

Tabela 1 – Conteúdo mínimo de um registro de Notas de Lições

 

Quem fornece tais informações?

Tipo de Lição Gerente do Projeto ou quem identificou
Informações detalhadas sobre a lição Quem identificou a lição
Data de anotação Gerente do Projeto ao efetuar o registro
Anotada por Gerente do Projeto ao efetuar o registro
Prioridade Gerente do Projeto conforme categoria que pode ser definida.

Tabela 2 – Participação das partes interessadas

 

Fontes 

Há diversas fontes que podem ser utilizadas para a captura de lições, como por exemplo:

  • Relatórios de Lições de outros projetos;
  • Proposição de Projeto ou Sumário do Projeto;
  • Diário de Projeto, Registro de Issue, Registro da Qualidade e Registro de Riscos;
  • Relatório de Ponto de Controle e Relatório de Destaques;
  • Pacotes de Trabalho concluídos;
  • Planos de estágio com resultados efetivos;
  • Observação e experiência dos processos do projeto;
  • E então, Fontes externas.

 

Critérios de Qualidade 

Alguns critérios de Qualidade podem ser observados quando se trata de Aprender com a Experiência e o compartilhamento. No Livro Oficial do PRINCE2 (Gerenciando Projetos de Sucesso com PRINCE2), o apêndice E (verificação de abordagem adequada) funciona como um helth-check para o Gerenciamento do Projeto como um todo, inclusive para a questão das lições. Alguns critérios de qualidade podem ser observados, como:

  • As lições têm identificação única, incluindo informações sobre o produto a que se referem
  • Um processo de atualização das Notas de lições
  • O acesso às Notas de lições é controlado
  • E então, as Notas de lições são mantidas em lugar seguro

 

Tempo e esforço   

Conforme se pode observar até aqui, algumas pessoas podem pensar que o investimento de tempo é muito alto. Porém a realidade é que não há necessidade de empenhar muito tempo para que se possa Aprender com a Experiência. Talvez, o maior investimento, seja no início ao capturar lições anteriores. Porém, o investimento renderá frutos futuros.

Com lições anteriores, pode-se produzir com melhor qualidade uma Descrição do Produto do Projeto (A.21) para o caso de algum produto parecido.

 

Exemplo de Notas de Lições

Aqui vemos um exemplo de Notas de Lições documentado, extraído do “Projeto Caneta” (um exemplo nosso de um projeto totalmente documentado com PRINCE2). Conforme se pode observar, não há muitas informações, mas mesmo assim este documento já auxilia no aprendizado, tomada de decisão, planejamento, etc.

PRINCE2 um Exemplo de Licoes aprendidas em projetos com PRINCE2

Figura 2 – Conteúdo mínimo para Notas de Lições em formato pptx

 

O que acontece no mundo real?

Algumas organizações não se dão conta da importância que as Lições podem trazer ao Gerenciamento de Projetos. Outras, consideram importante, porém acreditam que o melhor é investir, pura e simplesmente, no desenvolvimento do produto. Há quem considere burocracia.

Algumas organizações exigem, um relatório de lições somente ao final do Projeto, relatório esse que muitas vezes é arquivado em algum repositório qualquer e que ninguém mais sabe onde encontrar. Outras, não compartilham o relatório final com as lições.

Além disso, alguns gestores de projeto, simplesmente criam um relatório final para “cumprir tabela”. As organizações que possuem um nível de maturidade[3] possuem consciência da importância e também dos benefícios das lições. Lições aprendidas, somente são aprendidas quando são realmente incorporadas. E por esse motivo, as organizações que trabalham com PRINCE2 já tratam as lições já na concepção do projeto e o Comitê Diretor solicita do Gerente do Projeto que esses trabalhos sejam efetuados, sem “terceirizar” para o PMO. Para se trabalhar bem com as lições, há que se implementar uma cultura voltada ao aprendizado, com a participação dos executivos principais.

 

Template

Além disso, o PRINCE2 já fornece a você e à sua empresa os templates de todos os documentos de Gerenciamento, de forma que você não precise reinventar a roda, além do questionário “Verificação da Abordagem Adequada” (health check), que permite que você e/ou o escritório de projetos saibam se a condução do projeto está sendo bem aplicada. Mesmo pertencendo à AXELOS Limited, sua empresa não precisa pagar para implementar a metodologia PRINCE2.

No caso das Notas de Lições, o modelo também está disponível. Baixe aqui o template em formato Excel do documento Notas de Lições e aqui para baixar o Relatório de Lições em formato Word, conforme proposto pelo PRINCE2.

 

Autor: Ernani Marques, PMP®, PgMP®, PRINCE2® Practitioner, MSP® Advanced Practitioner

Linkedin: ErnaniMarques

Atualização: 20 de julho de 2018

Referência: Nosso material de treinamento e o livro oficial do PRINCE2

 

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[1] Produtos de Gerenciamento são os documentos criados para auxiliar no Gerenciamento do Projeto

[2] As indicações entre parênteses mostram a referência do Template no Manual Oficial do PRINCE2.

[3] O nível de maturidade não está relacionado apenas a ter uma metodologia e seguir a mesma, mas está relacionado também as atitudes e comportamento das Partes Interessadas para com o Projeto.

 

 

PRINCE2® é Marca Registrada da AXELOS Limited.

 

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